Wir haben KI in die Poststelle integriert, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und Ihnen wertvolle Zeit zu sparen. Um Ihnen volle Sicherheit zu geben, möchten wir transparent darlegen, wie diese Technologie funktioniert, wohin Ihre Daten fließen und wie wir sie schützen.
Sie behalten stets die Kontrolle (Das „Human-in-the-Loop“-Prinzip)
In erster Linie gilt: Die KI verwaltet Ihren Fuhrpark nicht eigenständig; sie fungiert ausschließlich als hilfreiche Assistenz und trifft keine automatisierten Entscheidungen. Wann immer die KI eine neue Ordnerstruktur, einen Dateinamen oder eine Schadensmeldung vorschlägt, müssen Sie diese manuell prüfen und bestätigen, bevor eine Aktion in unserem System ausgeführt wird.
Um die Transparenz zu wahren, werden alle KI-generierten Inhalte in Ihrem Dashboard deutlich mit einem Texthinweis und einem visuellen Symbol gekennzeichnet. Für zusätzlichen Datenschutz ist das System so instruiert, personenbezogene Daten aktiv zu ignorieren, es sei denn, sie sind für die Verarbeitung des jeweiligen Dokuments zwingend erforderlich.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten (Kein KI-Training)
Eine der größten Sorgen bei KI ist die Frage, ob private Daten zum Training öffentlicher Modelle verwendet werden. Bei Avrios garantieren wir, dass Ihre Fuhrparkdaten niemals zum Trainieren oder Optimieren („Fine-Tuning“) unserer KI-Modelle verwendet werden.
Die Datenextraktion erfolgt über eine sichere API in einem flüchtigen „Request-Response“-Verfahren. Sobald die KI Ihre Datei verarbeitet hat, löscht das Modell Ihre Dokumente und die Ergebnisse umgehend. Um sicherzustellen, dass die KI präzise bleibt, testen wir sie mit einem strikt getrennten, standardisierten Satz interner Referenzdaten und nicht mit Ihren echten Dokumenten.
Sicherheit und Hosting in Europa
Wir behandeln Ihre Dokumentenspeicherung nach höchsten Sicherheitsstandards. Wenn Sie Originaldateien hochladen, werden diese während der Übertragung mit TLS 1.2+ und im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt. Diese Dateien werden sicher in unserer eigenen AWS-Cloud-Infrastruktur in Frankfurt am Main, Deutschland, gespeichert. Ihre Dateien verbleiben nur so lange auf unseren Servern, bis Sie diese löschen oder Ihr Vertrag endet.
Für diese Funktionen arbeiten wir direkt mit Google Ireland Limited zusammen, um über eine API auf das Gemini-Flash-Modell zuzugreifen. Die Datenverarbeitung für diesen Dienst erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Sollten Daten in Ausnahmefällen in ein Drittland (wie die USA) übertragen werden müssen, sind diese durch die Zertifizierung von Google unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework streng geschützt.
Systemhoheit und Opt-Out
Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Arbeitsabläufe. Wenn Sie es wünschen, können Sie die KI-Funktionen für Ihr System deaktivieren und Ihre Dokumentenablage manuell erledigen – genau wie bisher. Die einzigen Ausnahmen sind derzeit Rechnungen und Bußgelder; aus technischen Gründen werden diese rein per KI verarbeitet und können zum aktuellen Zeitpunkt nicht abgewählt werden.
Weitere rechtliche Ressourcen
Wir legen Wert auf vollständige Transparenz. Unsere rechtlichen Dokumente und Partnerlisten können Sie über die folgenden Links einsehen:
Übersicht der Unterauftragsverarbeiter: https://www.shiftmove.com/legal/legal-overviewsubprocessors
Vollständige Datenschutzerklärung: https://www.shiftmove.com/de/legal/datenschutzerklarung
Zusammenfassung der Sicherheitspunkte:
Verschlüsselung & Speicherung: Datenübertragungen sind nach Produktstandards mit TLS 1.2+ verschlüsselt; gespeicherte Daten werden mit AES-256 gesichert. Originaldateien liegen in der Avrios-Cloud-Infrastruktur (AWS S3 Bucket in Frankfurt a.M.).
Datenminimierung (Privacy by Design): Das KI-System ist angewiesen, personenbezogene Daten bei der Extraktion aktiv zu ignorieren, sofern sie nicht für die spezifische Datei benötigt werden.
Strikte menschliche Aufsicht: Nach dem „Human-in-the-Loop“-Prinzip agiert die KI nur als Assistent; es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt. Nutzer müssen alle Vorschläge manuell bestätigen.
Kein KI-Training mit Kundendaten: Avrios garantiert, dass Kundendaten nicht für das „Fine-Tuning“ oder Training der KI-Modelle verwendet werden.
Keine Datenspeicherung durch das KI-Modell: Der Datenaustausch mit der Gemini-API erfolgt über ein flüchtiges Request-Response-Verfahren. Das Modell löscht Dateien und Ergebnisse sofort nach der Verarbeitung.
Nutzerkontrolle (Opt-Out): Nutzer können die KI-Funktionen deaktivieren, um Dokumente manuell zu verarbeiten (Ausnahme: Bußgelder und Rechnungen aufgrund technischer Limitierungen).