Sobald die Anbindung erfolgreich eingerichtet ist, sendet der Tankkartenanbieter DKV die elektronischen Rechnungen für jede Rechnungsperiode automatisch an die Avrios Plattform. Mit den folgenden Schritten können Sie die Anbindung aufsetzen.
Einrichtung der Anbindung in Avrios
1. Klicken Sie in Avrios auf das "Zahnradmenü" und klicken Sie dann auf "Rechnungen".
2. Klicken Sie rechts bei Tankanbieter-Anbindungen auf "+Hinzufügen" und wählen Sie den Tankanbieter DKV aus.
3. Wählen Sie als Integrationsmethode das Format "XTRA-CSV" aus.
5. Wählen Sie die richtige Organisation und Abrechnungsperiode aus und klicke Sie dann unten auf "Neue E-Mail-Adresse generieren".
Avrios hat nun eine E-Mail-Adresse, für diesen Tankanbieter generiert.
Teilen Sie diese E-Mail-Adresse ihrem Tankanbieter mit. Sie können hierzu einfach die Vorlage kopieren und Ihrem Tankanbieter per E-Mail senden.
Alle zukünftigen Rechnungen von ihrem Tankanbieter werden an diese E-Mail-Adresse geschickt und erscheinen automatisch in Avrios.
Die Beispiel-E-Mail, welche man an die DKV schicken kann:
Mail an: kundenberatung@dkv-mobility.com
Betreff: Avrios Anbindung & Ihre DKV Kundennummer [XXXXXXX]
Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Name ist [Name einfügen] von der Firma [Unternehmensname/DKV-Kundennummer einfügen]
Wir verwenden die Fuhrparkmanagement-Software Avrios und möchten die Tankrechnungen gerne direkt in unser System einspielen lassen.
Daher meine Bitte:
Könnten Sie die Tankrechnungen zusätzlich zu den bisherigen Einstellungen bitte auch monatlich als XTRA CSV-Datei an folgende Adresse senden:
E-Mail-Adresse: [invoices_xxx@mg.avrios.com]
So können wir die Daten automatisch und effizient in Avrios verarbeiten.
Bereitstellung bestehender Rechnungsdaten:
Zusätzlich bitten wir Sie, uns alle zurückliegenden Rechnungsdaten ebenfalls im XTRA-CSV Format an dieselbe E-Mail-Adresse zu senden.
Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen selbstverständlich jederzeit per E-Mail oder telefonisch zur Verfügung.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung!
Mit freundlichen Grüßen
[Name einfügen]
Möglicherweise dauert es ein wenig bis die Verbindung zu ihrem Tankanbieter steht und die ersten Rechnungen in Avrios verfügbar sind.
Hier die Erklärung im Video-Format: