Der TCO ist ein englisches Kürzel für Total Cost of Ownership, oder in Deutsch für Gesamtbetriebskosten. Es ist einer der wichtigsten Berichte für die Fuhrparkverwaltung, da dieser die Kosten jedes einzelne Fahrzeug, heruntergebrochen in die verschiedenen Kostengruppen, anzeigt.
Wie immer gilt, je besser die Datengrundlage, desto besser sind am Ende auch alle Auswertungen. Dieser Artikel beschreibt, wie die verschiedenen Kosten in Avrios importiert werden und worauf Sie achten müssen, damit Sie am Ende die perfekte Datengrundlage für detaillierte Kostenauswertungen zur Verfügung haben.
Hier der wichtige Bericht um welchen es sich dreht:
Statische (Vertragliche) Kosten
Der erste Kostenblock betrifft die statischen Kosten oder auch vertraglichen Kosten. Damit sind alle Kosten gemeint, welche regelmässig und in gleicher Höhe bei Fahrzeugen anfallen. Die statischen Kosten fliessen aus den, in Avrios hinterlegten, Verträgen und Stammdaten in den TCO ein, das heisst, dass Rechnungen dazu nicht berücksichtigt werden.
Zu den statischen Kosten gehören:
Finanzierungskosten: Kosten, welche für die Finanzierung der Fahrzeuge anfallen. Diese werden über den Finanzierungsvertrag in Avrios abgebildet (Leasing, Langzeitmiete, Kauf- oder Kreditvertrag). Wichtig hierbei ist, dass die Verträge jeweils komplett befüllt sind und die jeweiligen Raten beinhalten. Bei Full-Service Leasingverträgen empfiehlt sich auch das Aufbrechen in die individuellen Kostenkomponenten, damit erreicht man eine höhere Granularität in den Kostenauswertungen.
Versicherungsverträge: Versicherungskosten sind in Avrios über die Versicherungsverträge (Individuelle Verträge oder Stückprämien) abgebildet. Bei Full Service Leasing sind zudem die Versicherungskosten oft Teil des Leasingvertrages. In diesem Fall können diese einfach als Komponente im Leasingvertrag hinterlegt werden.
Steuern: Die jährliche KFZ-Steuer wird in Avrios unter den Stammdaten des Fahrzeuges im Feld "KFZ-Steuer (pro Jahr) erfasst. Bei Deutschen Fahrzeugen wir dieses Feld zudem automatisch über die FIN-Abfrage befüllt. Die Steuer fließt monatlich automatisch in den TCO ein. Dies hat auch zum Vorteil, dass Ihre Fahrzeuge Anfang Jahr, wenn die Steuer verbucht wird, nicht erhöhte Kosten ausweisen, sondern diese über die Monate verteilt werden.
WICHTIG: Für statische Kosten werden Rechnungen in Avrios für den TCO nicht berücksichtigt, da die Kosten bereits über die Verträge in den TCO einfließen.
Variable Kosten
Unter variable Kosten fallen alle Kosten Ihres Fuhrparks, welche nicht bereits durch die statischen Kosten abgedeckt sind. Dies beinhaltet (nicht abschließend):
Tankkosten und Maut
Reparaturen
Leasing Endabrechnungen und andere Kosten, welche außerhalb der monatlichen Leasinggebühren laufen
Reifenwechsel (sofern nicht Teil des Leasingvertrages)
Wartungsarbeiten (sofern nicht Teil des Leasingvertrages)
Import von Tankrechnungen
Tankrechnungen werden in Avrios für die üblichen Tankanbieter direkt importiert (in der Regel monatlich). Damit wird sichergestellt, dass sowohl die Tankdaten bei jedem Fahrzeug korrekt hinterlegt sind und auch die Kilometerstände automatisch aktualisiert werden. Je nach Land und Anbieter kann auch die Maut direkt darüber importiert werden.
Übrige variable Kosten
Alle weiteren Kosten, welche weder statische Kosten noch Tankkosten sind, können in Avrios über die Rechnungsfunktion importiert werden. Eine importierte Rechnung in PDF Format wird durch Avrios digitalisiert, wobei alle Rechnungspositionen einzeln dargestellt werden. Die einzelnen Rechnungspositionen werden dann den Fahrzeugen zugeordnet und automatisch mit der richtigen Kostenart versehen.
FAZIT: Durch Befolgen der oben genannten Schritte stelle Sie sicher, dass Sie einen kompletten und korrekten TCO in Avrios ausweisen können. Mit dieser Basis steht nichts im Wege, um Ihren Fuhrpark weiter zu optimieren!