Sobald die Anbindung erfolgreich eingerichtet ist, sendet der Tankkartenanbieter BP die elektronischen Rechnungen für jede Rechnungsperiode automatisch an die Avrios Plattform. Mit den folgenden Schritten können Sie die Anbindung aufsetzen.
Einrichtung der Anbindung in Avrios
1. Klicken Sie in Avrios auf den Reiter "Einstellungen" und klicken Sie dann auf "Rechnungen".
2. Klicken Sie rechts bei Tankanbieter-Anbindungen auf "+Hinzufügen".
3. Wählen Sie den Tankanbieter BP aus.
4. Wählen Sie die richtige Organisation und Abrechnungsperiode aus und klicke Sie dann unten auf "Neue E-Mail-Adresse generieren".
Avrios hat nun eine E-Mail-Adresse für diesen Tankanbieter generiert.
Teilen Sie diese E-Mail-Adresse unter Angabe der Kundennummer ihrem Tankanbieter mit. Sie können hierzu einfach die Vorlage kopieren und Ihrem Tankanbieter per E-Mail senden.
Alle zukünftigen Rechnungen von ihrem Tankanbieter werden an diese E-Mail-Adresse geschickt und erscheinen automatisch in Avrios.
Die Beispiel-E-Mail, welche man an die BP schicken kann:
Mail an: "Ihre BP Kontaktperson" oder den BP Kundenservice
Betreff: Avrios Anbindung & "Ihre BP Kundennummer"
Mail:
"Guten Tag,
Hoffentlich geht es Ihnen gut.
Mein Name ist "Max Mustermann" von der Firma "Musterhausen" (BP Kundennummer 0000XXX0XX) und wir brauchen die Fuhrparkmanagement-Software Avrios.
Wir möchten Sie bitten, ob Sie zusätzlich zu den jetzigen Einstellungen die Tankrechnungen als CSV Dateien an diese Mail jeden Monat immer schicken können "invoices_BEISPIEL@mg.avrios.com", damit wir das automatisch in das System einlesen können.
Falls Sie weitere Fragen haben, schreiben Sie mir jederzeit oder rufen Sie mich an.
Mit freundlichen Grüßen"
Möglicherweise dauert es ein wenig bis die Verbindung zu ihrem Tankanbieter steht und die ersten Rechnungen in Avrios verfügbar sind.