Wie erfasse ich eine Beschaffung?

Wir begleiten Sie Schritt für Schritt durch den Beschaffungsprozess eines Fahrzeuges. So haben Sie jederzeit eine Übersicht über Ihre Fahrzeugbeschaffungen und stellen sicher, dass alle relevanten Dokumente und Daten hinterlegt werden.

Beschaffung anlegen 

• Ein Fahrzeugersatz/eine Neubeschaffung steht an 

       1. Sie befinden sich in der Fahrzeugübersicht (unter dem Menüpunkt "Flotte", dann "Fahrzeuge")              und wählen oben rechts ("+ Fahrzeug hinzufügen"). Dann wählen Sie den ersten Punkt  . . . . "Beschaffung erfassen" und springen zu Punkt 3.

           oder 

1. Gehen Sie in der Menüleiste links auf den Reiter "Beschaffungen".
2. Klicken Sie auf den blauen Button "+ Hinzufügen" oben rechts.
3. Geben Sie in dieser Maske die Fahrzeugdaten ein. Als Titel/Bezeichnung können sie z.B. den Fahrernamen eingeben, oder den Typ des Fahrzeuges. Wenn Sie bei "Fahrzeug-Ersatz?" den Punkt "Ersatz des aktuellen Fahrzeuges eingeben", erscheint zusätzlich das Feld "Ersatz für". Hier können Sie ein Fahrzeug aus Ihrer Flotte auswählen, damit die Bestellung mit diesem Auto verbunden wird. 
4. Klicken Sie auf "Speichern".
   Sie haben jetzt eine neue Bestellakte angelegt. Hier können Sie alle Dokumente und Daten ablegen, die zu dieser Bestellung gehören. Diese Daten werden dann bei der Aktivierung des Fahrzeuges automatisch in die Fahrzeugakte übernommen.
   
   

• Sie haben bereits Angebote eingeholt

In der Beschaffungsakte sehen Sie oben rechts eine E-Mail-Adresse. Mit Klick darauf können Sie diese kopieren und Ihre bereits eingeholten Angebote per PDF an diese E-Mail-Adresse schicken. Die Angebote werden von Avrios ausgelesen und befinden sich maximal 48 Stunden später in der entsprechenden Beschaffung. 

• Sie haben sich für ein Angebot entschieden und bestellen das Fahrzeug

1. Klicken Sie in der Beschaffungsakte unter dem Reiter "Angebote" beim gewählten Angebot unten auf "Angebot akzeptieren". 
2. Sie werden automatisch in den Reiter "Konversationen" geleitet, wo eine vorgefertigte E-Mail für die Annahme des Angebots bereit steht. Diese können Sie nach Wunsch noch anpassen und dann absenden. Der Beschaffungs-Status ändert sich von Angebot zu Lieferung.
3. Sobald das Fahrzeug geliefert ist, öffnen Sie den Reiter "Fahrzeug". Hier können Sie Tankkarten hinzufügen, den Fahrer setzen, die Versicherung angeben, etc. Diese Informationen müssen Sie zwar nicht ausfüllen, wir empfehlen aber, dies bereits jetzt zu tun. Lediglich das Feld "Zulassung" ist ein Pflichtfeld.
4. Unter "Zulassung" finden Sie die Felder, mit welchen Sie Ihr Fahrzeug sauber und vollständig einpflegen können. Durch die Eingabe der Fahrgestellnummer (FIN) kann Avrios das Fahrzeugmodell und weitere Fahrzeugdaten automatisch für Sie ausfüllen.
   Wie steckt hinter der FIN-Abfrage?
   Basierend auf das Zulassungsland werden die gesetzlich vorgeschriebenen Termine vorgeschlagen (Hauptuntersuchung, UVV, usw.) Sie können diese mit dem Schalter deaktivieren wenn diese für Sie irrelevant sind. Klicken Sie auf "Speichern". 
   
   
5. Nachdem das Feld "Zulassung" ausgefüllt wurde, können Sie oben rechts auf das Feld "Änderungen" klicken. Wählen Sie hier "Status ändern" und stellen Sie sicher, dass der Status auf "Zulassung" steht. Sobald Sie "Speichern" klicken, gelangen Sie zum Reiter "Zulassung", wo Sie eine Übersicht über den Beschaffungsvorgang erhalten - die Zugangs-Kontrolliste.
   
   
   Klicken Sie unten rechts auf "Fahrzeug aktivieren" und wählen Sie das korrekte Datum, wenn alle gewünschten Daten eingepflegt sind. Sie können entweder auf "Schliessen" klicken, um eine weitere Beschaffungen zu bearbeiten oder auf "Zum Fahrzeug" um direkt in die Fahrzeugakte zu gelangen.
   
   Das aktivierte Fahrzeug befindet sich jetzt in Ihrer Fahrzeugliste unter "Fahrzeuge" in der Menüleiste links. Die Vertragsdaten, Stammdaten, Tankkarten usw. werden bei der Aktivierung des Fahrzeuges automatisch übernommen. Die im Beschaffungsprozess hochgeladenen Dokumenten finden Sie unter dem Reiter "Dokumente" im Ordner "Beschaffung".

Beschaffung verwalten

Unter "Beschaffung" in der Menüleiste links, finden Sie jederzeit Ihre offenen Beschaffungen.
Nutzen Sie die Filteroptionen, um spezifische Beschaffungen herauszusuchen. Mithilfe der Reiter sehen Sie auf einem Blick, in welchem Prozessschritt sich das Fahrzeug aktuell befindet.

Wenn Sie eine Beschaffung löschen möchten, klicken Sie auf den Mülleimer auf der rechten Seite in der Beschaffungsübersicht.

 Wenn Sie eine Beschaffung bearbeiten wollen, klicken Sie auf den Bestellungsnamen in blau.

Fuhrparkhelden Tipp:

Wenn Ihr Beschaffungsprozess überschaubar ist und Sie keine Unterstützung hierfür brauchen, können Sie das Fahrzeug erst bei der Lieferung als bestehendes Fahrzeug anlegen:

Wie lege ich ein bereits vorhandenes Fahrzeug an?