Wie bearbeite ich meine Rechnungen?

Die Rechnung wurde ausgelesen und Sie wollen Änderungen, wie z.B. den Kostenträger anpassen, vornehmen?

Klicken Sie sich in die Rechnung ein über den Reiter "Rechnungen" in der Menüleiste links.

Öffnen Sie die Rechnung

• Die Rechnung wurde bereits freigegeben. Dann finden Sie die Rechnung in der Menüleiste links unter "Rechnungen" und sehen dort in der Spalte links den Status "Freigegeben".
• Die Rechnung ist ausgelesen, aber noch nicht freigegeben. Dann finden Sie die Rechnung in der Menüleiste links unter "Rechnungen" und sehen dort in der Spalte links den Status "Fehlende Daten". Durch klicken auf den Anbieternamen können Sie die Rechnung öffnen.

Rechnungsdetails/Rechnungskopf anpassen

Sie können alle Felder in den Rechnungsdetails bearbeiten. Dafür klicken Sie einfach auf das jeweilige Feld und bearbeiten dies dann. Auch die Kilometerstände können angepasst werden. Die Netto- und Bruttobeträge können allerdings nicht unter den Rechnungsdetails angepasst werden, sondern diese können Sie bei den einzelnen Rechnungspositionen anpassen damit die Summe unter den Rechnungsdetails übereinstimmen.

Einzelne Rechnungspositionen anpassen

Einzelne Rechnungspositionen können Sie anpassen indem Sie auf den Stift zum Bearbeiten ganz rechts in der Spalte der Rechnungsposition klicken (ggf. müssen Sie nach rechts scrollen, um diesen zu sehen). Bei Tankrechnungen können auch die Kilometerstände angepasst werden.

Es öffnet sich nun eine Bearbeitungsmaske. Bei den Anpassung verschiedener Datenpunkte gibt es unterschiedliche Besonderheiten  zu beachten. Was möchten Sie anpassen?

• Rechnungspositionsart und Kostenart anpassen

1. Stellen Sie sicher, dass das Feld "Rechnungspositionsart" zu dem Typ der zu bearbeitenden Rechnungsposition passt. Geht es z.B. um eine Wertminderung wählen Sie "Leasing Rückgabekosten". Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie bitte die Rechnungspositionsart "Standard".
2. Wählen Sie die korrekte Kostenart aus im Feld "Kostenart". Falls Sie hier die korrekte Kostenart nicht finden, gehen Sie zurück zu Schritt 1, die Auswahl der Kostenarten hängt von der ausgewählten Rechnungspositionsart ab. Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Kostenarten hinzuzufügen.
   Wie lege ich eigene Kostenarten an?
3. Abhängig von der ausgewählten Rechnungspositionsart, könnte es weitere Pflichtfelder geben, wie beispielsweise den Abdeckungszeitraum und die Vertragsnummer bei Vertragszahlungen.
4. Füllen Sie die Pflichtfelder mit einem * aus um die Änderung abspeichern zu können.

• Fahrzeug anpassen

1. Suchen Sie im Feld "Fahrzeug/Fahrer" nach dem gewünschten Fahrzeug.
2. Wählen Sie das korrekte Fahrzeug mit der Maus aus - achten Sie auf die Überschrift aktive und archivierte Fahrzeuge.
3. Klicken Sie auf "Speichern" um die Änderungen zu übernehmen.

• Vertragszuordnung anpassen

1. Stellen Sie sicher, dass das Feld "Rechnungspositionsart" als "Vertragszahlung" gesetzt ist.
2. Wählen Sie die korrekte Kostenart aus im Feld "Kostenart", beispielsweise "Finanzierung: Leasingrate" oder "Versicherung: Prämie".
3. Im Feld "Vertrag" sehen Sie in der Auswahlliste die dem Fahrzeug zugeordneten Verträge. Wählen Sie den korrekten Vertrag aus. Ist der korrekte Vertrag nicht angelegt? Sehen Sie hier, wie Sie diesen anlegen können.
   Wie behebe ich die Fehlermeldungen der ausgelesenen Rechnungen?
   Wie lege ich einen Leasingvertrag an?
   Wie lege ich einen Kaufvertrag an?
   
4. Prüfen Sie, dass der Abdeckungszeitraum korrekt gesetzt ist und passen Sie diesen bei Bedarf an. Der Abdeckungszeitraum muss innerhalb der Vertragslaufzeit liegen.
5. Klicken Sie auf "Speichern" um die Änderungen zu übernehmen.

• Beträge anpassen
  Die Beträge können Sie durch einfaches Überschreiben anpassen. Hier ist wichtig, dass die Brutto- und Nettobeträge und der Mehrwertsteuersatz konsistent sind. 

• Kilometerstände anpassen
  Kilometerstände, die auf Rechnungspositionsebene gespeichert wurden (z.B. in Tankrechnungen), können Sie im Feld "Kilometerstand" anpassen oder löschen.

Gesammelte Rechnungspositionen anpassen

Es ist auch möglich eine Anpassung für mehrere Rechnungspositionen gleichzeitig zu machen.

1. Wählen Sie dafür die anzupassenden Rechnungspositionen aus.
• Für einzelne Positionen: Klicken Sie auf den linken Kasten.
• Für alle Positionen: Klicken Sie ganz oben links auf den weißen Kasten "Alle auswählen".
2. Klicken Sie oben links auf den Button "Bearbeiten".

Was möchten Sie anpassen? 

• Kostenart oder Fahrzeug anpassen

1. Setzen Sie das Häkchen bei "Kostenzuweisung ändern", so dass die ausgegrauten Felder weiß zum Bearbeiten werden.
2. Passen Sie das Fahrzeug, die Rechnungspositionsart und/oder die Kostenart an. 
3. Klicken Sie auf "Speichern" um die Änderung zu speichern.

• Mehrwertsteuer anpassen
  1. Setzen Sie das Häkchen bei "Mehrwertsteuer ändern".
  2. Passen Sie entweder den Mehrwertsteuersatz an oder aktivieren Sie den Schalter "Mehrwersteuerfrei".
  3. Klicken Sie auf "Speichern" um die Änderungen zu übernehmen.