Wie lege ich einen Versicherungsvertrag an?

Beim initalen Import Ihrer Daten legen wir Ihre bestehenden Versicherungsverträge mit den relevanten Daten an. Somit sind diese Kosten korrekt in Ihrer Gesamtkostenübersicht und all Ihre Daten an einem Ort. Wie Sie einen neuen Vertrag anlegen können, zeigen wir Ihnen hier:

Versicherungsvertrag anlegen

1. Klicken Sie auf "Flotte" und dann "Fahrzeuge" in der Menüleiste links.
2. Klicken Sie auf das Kennzeichen des gewünschten Fahrzeuges.
   Sie sind jetzt in der Fahrzeugakte.
3. Klicken Sie auf dem Reiter "Verträge".
4. Klicken Sie auf "+ Vertrag hinzufügen" und wählen Sie "Individuelle Versicherung" oder "Stückpreisversicherung" aus. 
   Wie Sie eine Stückpreisversicherung anlegen finden Sie hier: Wie lege ich einen neuen Anbieter an?

Versicherungsdetails ausfüllen

Sie befinden sich in der Maske "Versicherungsvertrag hinzufügen" und können nun die detaillierten Vertragsdaten ausfüllen: 

• Allgemeine Vertragsdaten
  1. Wählen Sie im Feld "Rahmenvertrag" den korrekten Versicherungsanbieter aus. Dieses Feld ist optional. Ist der gewünschte Anbieter nicht in der Liste? Lesen Sie hier nach, wie Sie eine Versicherung hinzufügen: Wie lege ich einen neuen Anbieter an?
  2. Geben Sie die Versicherungsnummer in das vorgesehene Feld ein. Diese Nummer ist ein Pflichtfeld, da Ihre digitalisierten Versicherungsabrechnungen mit diesem Vertrag über die Vertragsnummer verbunden werden.
     Wie lade ich Rechnungen hoch?
  3. Geben Sie Vertragsbeginn und -ende in die vorgesehenen Felder ein. Somit fließen die Versicherungskosten in diesem eingegrenzten Zeitraum in die Gesamtkostenanalyse ein. Diese Felder sind optional, aber notwendig für die korrekte Abbildung Ihrer Kosten.
  4. Geben Sie als nächstes die Währung sowie die Option Brutto oder Netto an. Diese Felder sind Pflichtfelder für die korrekte Abbildung Ihrer Kosten.
  5. Geben Sie die maximale Kilometerlaufleistung ein, falls diese im Vertrag geregelt ist. Dieses Feld ist optional. 

• Versicherungskomponenten
  Die genaue Kostenaufteilung Ihrer Versicherungskomponenten und die dazugehörigen Selbstbehalte können Sie wie folgt anlegen:
  1. Aktivieren Sie die in Ihrem Versicherungsvertrag inkludierten Komponenten mit dem Schalter und geben Sie die jährlichen Gebühren und Ihren Selbstbehalt (Selbstbeteiligung) ein. Achten Sie darauf, dass die Gebühren als Jahresgebühren einzutragen sind.
  2. Klicken Sie auf "Komponenten summieren", sobald Sie die Kosten der einzelnen Komponenten eingetragen haben. Prüfen Sie, ob die Summe mit Ihrem Versicherungsvertrag übereinstimmt. Die Summe stellt die gesamte Jahresgebühr dar. Klicken Sie auf "Speichern", um den Versicherungsvertrag anzulegen.

Versicherungsdokumente ablegen

Sobald Sie einen Versicherungsvertrag angelegt haben, können Sie die dazugehörigen Dateien wie z.B. die Kaufrechnung hochladen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

• Klicken Sie unter dem angelegten Versicherungsvertrag bei "Dokumente" auf "+Hinzufügen" und suchen Sie die Datei auf Ihrem Computer aus.
• Gehen Sie in den Reiter "Dokumente" und ziehen Sie das Dokument unter den Titel Dokumente, bis Sie einen blauen, gestrichelten Rahmen sehen.

Fuhrparkhelden-Tipp

Sind Ihre Versicherungskosten in der Leasingrate inkludiert? Dann können Sie die Komponente "Versicherung" in Ihrem Leasingvertrag hinzufügen und die Kosten im Leasingvertrag hinterlegen. Lesen Sie hier nach, wie Sie eine weitere Leasingkomponente hinzufügen können: Wie lege ich weitere Vertragskomponenten an?