Beschaffung in Avrios anlegen

Es gibt grundlegend zwei Wege, wie Beschaffungen in Avrios angelegt werden können:

Variante 1: Sie stellen den Bedarf fest und stossen die Beschaffung an

In vielen Situationen stossen Sie als Fuhrparkverwalter die Beschaffung eines neuen Fahrzeuges an:

• Sie haben eine Erinnerung für ein Fahrzeug Ersatz in Avrios gesehen und starten entsprechend die Ersatzbeschaffung für dieses Fahrzeug
• Sie werden über den Neuzugang eines Mitarbeiters informiert und müssen die Bestellung eines Dienstwagens für den Mitarbeiter anstossen

In beiden Fällen können Sie die Beschaffung direkt aus Avrios heraus starten:

1. Klicken Sie links im Menu auf "Flotte", wählen Sie dann "Beschaffungen" aus und klicken Sie anschliessend oben rechts auf "Hinzufügen".
   
   
   
2. Sie sollten nun die folgende Maske sehen:
   
   
3. Tragen Sie hier die relevanten Daten ein:
   • Organisation: Welcher Organisation gehört das neue Fahrzeug an (Holding, Tochtergesellschaft, etc.)
   • Zugelassen in: In welchem Land ist das Auto zugelassen.
   • Titel / Bezeichnung: Ihr interner Name für diese Beschaffung. Bewährt hat sich hier, das Kennzeichen oder den Fahrernamen mit zu erwähnen (z.B. Ersatz für XY-123-A).
   • Fahrzeug-Ersatz: Ist diese Bestellung für ein zusätzliches Fahrzeug oder ein Ersatz eines bestehenden Fahrzeuges?
     • Ersatz für: Falls es ein Ersatz für ein bestehendes Fahrzeug ist, welches Fahrzeug wird ersetzt?
   • Fahrer: Wer wird der zukünftige Fahrer dieses Fahrzeuges sein? Falls das Fahrzeug nicht von einer Person gefahren wird, lassen Sie dieses Feld einfach leer.
   • Tochterfirma: Falls Sie die Tochterfirma des zukünftigen Fahrzeuges bereits kennen können Sie diese bereits hier erfassen.
     
     
4. Klicken Sie auf "Speichern" und Sie gelangen direkt in die Beschaffungsakte:
   
   Von hier haben Sie die Möglichkeit Fahrer, Leasing, Autohaus oder andere Personen anzuschreiben um Konfigurationen oder Angebote einzuholen. Wie dies genau funktioniert erfahren Sie im nächsten Artikel: Konfigurationen, Angebote & Bestellungen in der Beschaffungsakte.

Variante 2: Der Fahrer meldet sich mit einer Konfiguration oder einem Angebot bei Ihnen

Teilweise melden sich Fahrer auch direkt bei Ihnen mit einer Konfiguration oder einem Angebot für einen Neuwagen. Auch in diesem Fall können Sie die Beschaffung über Avrios abwickeln.

Der Fahrer hat Ihnen eine Konfiguration/ein Angebot an Ihre persönlich E-Mail Adresse gesendet
Leiten Sie die E-Mail des Fahrers einfach an Ihre Avrios Beschaffungs-E-Mail weiter (procurements_FIRMENNAME@mg.avrios.com, diese finden Sie unter "Beschaffungen" oben rechts) weiter. Wenn Sie unsicher sind wie Ihre Beschaffungs-E-Mail lautet, kontaktieren Sie einfach unser Support Team.
Nachdem Sie die Nachricht weitergeleitet haben finden Sie die Nachricht in der Beschaffungs-Inbox in Avrios. Lesen Sie bitte im nächsten Abschnitt weiter.

Der Fahrer hat Ihnen eine Konfiguration/ein Angebot an die Avrios Beschaffungsemail gesendet
In diesem Fall finden Sie die Nachricht direkt in der Beschaffungs-Inbox in Avrios. Von hier haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Nachricht an eine bestehende Beschaffung anfügen: Wenn die Nachricht zu einer Beschaffung gehört, die Sie bereits in Avrios angelegt haben, können Sie diese mit dieser Option zu der Beschaffung hinzufügen.
• Neue Beschaffung anlegen: Legt eine neue Beschaffung in Avrios an und fügt die Nachricht automatisch zu dieser Beschaffung hinzu. Diese Option ist hilfreich, wenn der Fahrer oder das Autohaus Ihnen ein Angebot zu einer Beschaffung gesendet haben, die noch nicht in Avrios angelegt ist.
• Archivieren: Legen Sie die Nachricht im Beschaffungsarchiv ab, ohne diese einer Beschaffung zuzuweisen.
• Löschen: Entfernt die Nachricht vollständig aus Avrios. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Nachdem Sie die Nachricht aus der Beschaffungs-Inbox einer Beschaffung zugewiesen haben (oder eine neue Beschaffung aus der Nachricht angelegt haben), gelangen Sie direkt in die Beschaffungsakte. Hier können Sie das Angebot weiterleiten, darauf antworten oder weitere Angebote von Lieferanten anfragen.

Lesen Sie hierzu mehr im nächsten Artikel: Konfigurationen, Angebote & Bestellungen in der Beschaffungsakte

Fuhrparkhelden Tipp:

Wir empfehlen Ihnen, die Fahrer und Lieferanten so zu instruieren, dass sie für alle Mitteilungen zu Fahrzeug-Bestellungen die Avrios Beschaffungs-E-Mail verwenden. So gelangen alle Daten direkt in Avrios und Sie sparen sich das mühsame Weiterleiten der einzelnen E-Mails.