Im Ergebnis gilt, dass Sie die Dateien bei der Führerscheinkontrolle speichern dürfen. Allerdings sind Vorkehrungen zu treffen, dass nach Wegfall des Speicherungszwecks diese gelöscht werden.
Im Einzelnen:
1. Die Speicherung der Angaben auf einem Führerschein – ohne Lichtbild – ist zunächst ohne weiteres von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO gedeckt. Mithin sind Sie (nach deutschem Recht) aufgrund von § 21 Abs. 1 Ziff. 2 StVG verpflichtet, sich von der Fahrerlaubnis des Fahrzeugführers zu überzeugen. Daher ist die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der Sie unterliegen.
2. Die vorstehenden Ausführungen gelten grundsätzlich genauso auch im Hinblick auf die Führerschein-Bilddatei. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass sich aus Ablichtungen möglicherweise auch sensible Daten ergeben können, z.B. Tätowierungen (etwa zur politischen Gesinnung), Hautfarbe oder der bloßen Eigenschaft als Brillenträger (sensibles Gesundheitsdatum). Soweit solche Angaben betroffen sind, bedarf es einer besonderen gesetzlichen Rechtfertigung.
Diese Rechtfertigung ist nach unserer Einschätzung in Art. 9 Abs. 2 lit. f DS-GVO zu erkennen, wonach die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten erlaubt ist, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Der Anwendungsbereich der Vorschrift ist bereits bei vorgerichtlichen Verarbeitungen eröffnet.
Kommt es zu versicherungs- oder gar strafrechtlichen Ansprüchen/Verfahren, so teilen wir Ihre Auffassung, dass eine eindeutige Zuordnung eines Fahrzeugführers nur über die Verfügbarkeit auch seines Führerschein-Lichtbildes möglich ist. Folglich hat der Betroffene es in Kauf zu nehmen, dass sein Bild bei Ihnen gespeichert wird. In der Tat gibt es hierzu jedoch – soweit ersichtlich – keinerlei Rechtsprechung, so dass die weitere Entwicklung in diesem Zusammenhang im Auge behalten werden sollte.
3. Ungeachtet der vorstehenden Ausführungen ließe sich die Speicherung der Bilddatei selbstverständlich ohne weiteres über entsprechende Einwilligungserklärung in Ihren Verträgen sicherstellen. Ziehen Sie dies für die Zukunft in Erwägung? Gerne sind wir Ihnen ggf. bei der Formulierung der Erklärung behilflich.
4. Um Missverständnisse zu vermeiden: Es darf nur solange gespeichert werden, solange der Speicherzweck (Vermeidung versicherungs- bzw. strafrechtlicher Folgen) besteht. Fällt dieser weg, etwa nach Vertragsende (bzw. angemessener Zeit danach), so sind die gespeicherten Dateien zu löschen. - Wir könnten uns insoweit eine dreijährige Speicherdauer nach Vertragsende vorstellen – mithin sind drei Jahre die Verjährungsfrist für Vergehen nach § 21 StVG, d.h. aus strafrechtlicher Sicht hätten Sie danach nichts mehr zu befürchten.
Dies erklärt ganz klar, dass wir die FSK-Bilddatei speichern dürfen, solange ein Zweck besteht. Der Speicherzweck ist bis 3 Jahre nach Beendigung der Mitarbeiter/Arbeitgeber-Bezieh
Falls Sie wünschen können wir Ihnen auch gerne eine Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung (ADV) zusenden.
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