Perché utilizzare l'Inbox documenti?
L'Inbox documenti automatizza il processo di archiviazione dei documenti grazie all'IA e offre:
Centralizzazione: Un unico punto di raccolta per fatture, multe e documenti del veicolo.
Rinomina intelligente: Mai più nomi di file criptici come "SCAN_1234.pdf".
Risparmio di tempo: L'IA si occupa del lavoro preliminare; tu dovrai solo dare l'approvazione finale.
Per chi è disponibile l'Inbox documenti [Beta]?
Gli utenti dei pacchetti Pro & Enterprise possono già assicurarsi l'accesso anticipato. In questo modo, potrete testare a fondo tutte le funzioni e integrarle nei vostri flussi di lavoro prima del lancio ufficiale.
Utilizzi un altro pacchetto e desideri testare l'Inbox documenti? > Contatta il tuo Account Manager o il nostro supporto.
Come funziona
Grazie all'intelligenza artificiale, il sistema riconosce automaticamente i documenti, li rinomina e li assegna agli oggetti corretti in Avrios.
Il processo è fluido e organizza i tuoi documenti in tre semplici passaggi:
Ingresso: Carica i file tramite Drag-and-Drop o utilizza il tuo indirizzo e-mail personalizzato dell'Inbox documenti per inoltrare i documenti direttamente dallo scanner o dal fornitore.
Elaborazione IA: Il sistema riconosce la targa, la data e il tipo di documento. Propone automaticamente un nome standardizzato e la cartella di destinazione appropriata.
Verifica e Conferma: Conferma i suggerimenti singolarmente o utilizza le azioni di gruppo (bulk) per la massima velocità.
💡 Risultato: I documenti sono automaticamente assegnati, rinominati e archiviati.
Tipi di documenti supportati
Nella fase beta attuale, l'Inbox documenti è ottimizzato per le tipologie di documenti più comuni nella gestione della flotta. È possibile elaborare file in formato pdf, jpeg o png.
Tipo di documento | Azioni IA eseguite |
Multe | Crea automaticamente un nuovo record per la multa e suggerisce un nome. |
Fatture | Crea una nuova voce di fatturazione e suggerisce un nome. |
Documenti del veicolo | Identifica il veicolo, suggerisce la sottocartella adatta (es. "Rapporto revisione") e lo archivia nel fascicolo del veicolo. |
Documenti di sinistro | Aggiunge documenti a sinistri esistenti o supporta la creazione di un nuovo sinistro tramite IA. |
Quali sono i prossimi passi?
L'automazione della sola archiviazione dei documenti è solo la prima pietra miliare. Il nostro obiettivo è il supporto completo del processo: per questo, a breve amplieremo l'Inbox documenti con flussi di lavoro intelligenti e automatizzati.
Suddivisione automatica dei documenti (Splitting)
Automazione dei flussi di lavoro (Workflow):
Documenti del conducente
Adeguamenti dei contratti di leasing
Certificati di immatricolazione (lettura del telaio/VIN)
Chiusura attività UVV / Revisione (TÜV)
Nota: per le offerte di leasing o di acquisto, si prega di continuare a utilizzare il modulo di approvvigionamento (Procurement) dedicato.
Gestione dei documenti
Rinomina automatica e cartelle
L'IA crea i nomi dei file in base alla data estratta, all'oggetto (es. targa) e al tipo di documento.
Nessuna data riconosciuta? L'IA utilizza per impostazione predefinita la data di caricamento.
Come vengono scelte le cartelle del veicolo? L'IA scansiona le strutture di cartelle esistenti nel veicolo. Più i nomi delle tue cartelle sono descrittivi, più l'IA sarà precisa nell'assegnazione.
Conferma dei documenti
Un documento può essere confermato non appena tutti i campi necessari sono stati riconosciuti. Hai tre opzioni:
Verifica singola: Per documenti che richiedono un controllo accurato. Apri il documento, verifica i dati e clicca su "Conferma".
Modalità Review: Un flusso di lavoro guidato che ti accompagna attraverso tutti i nuovi documenti. Utilizza il pulsante "Review" in alto a destra per elaborare in sequenza tutti i documenti in sospeso.
Azione di gruppo (Bulk): Conferma più documenti con un solo clic.
Nota: con la conferma massiva, i suggerimenti dell'IA per nomi e cartelle vengono accettati automaticamente.
Definizioni di stato
"Error": Si verifica solitamente se mancano dati durante la lettura della fattura o se il formato non è supportato. Questi file devono essere eliminati o caricati nuovamente.
"Non supportato": L'IA non riconosce alcun riferimento specifico al veicolo (es. una lettera informativa generica). Puoi categorizzarli manualmente o eliminarli.
Sicurezza e Protezione dei dati
La protezione dei dati della tua flotta è la nostra massima priorità. L'analisi dei documenti avviene secondo i più elevati standard di sicurezza e nel rispetto del GDPR. Maggiori dettagli sulla nostra elaborazione dati tramite i moduli IA sono disponibili nel nostro articolo dedicato.
Domande frequenti (FAQ)
Riconoscimento e Qualità dei dati
Domanda: Come vengono gestiti gli errori di lettura (es. refusi nella targa)? Risposta: Il sistema utilizza un processo di verifica. L'IA propone targa, data e tipo, ma tu dai l'approvazione finale. Puoi correggere manualmente i dati errati durante la fase di verifica.
Domanda: L'IA impara, ad esempio, tramite le categorizzazioni manuali?
Risposta: No, al momento non è così. L'IA analizza i nomi delle cartelle esistenti. Più i nomi delle cartelle sono chiari e descrittivi, più l'IA sarà precisa nell'archiviazione automatica. La nostra esperienza mostra che l'IA ottiene ottimi risultati anche senza apprendimento.
Domanda: L'Inbox documenti riconosce i documenti duplicati?
Risposta: Attualmente i duplicati vengono rilevati solo per le fatture.
Domanda: L'Inbox documenti può assegnare correttamente documenti in lingue straniere? Risposta: Sì, poiché l'IA sottostante è multilingue, è possibile elaborare anche documenti in altre lingue.
Funzionalità e Tipi di documenti
Domanda: Il sistema riconosce anche i dati sulle fatture cumulative?
Risposta: Le fatture cumulative vengono generalmente riconosciute. La scomposizione dettagliata di fatture cumulative molto complesse dovrebbe essere verificata caso per caso durante l'attuale fase di test.
Domanda: È possibile impostare il sistema affinché separi automaticamente i documenti se arrivano raggruppati in una e-mail?
Risposta: Se alleghi più documenti separati in una e-mail, arriveranno tutti separatamente nell'Inbox documenti. Se hai un unico file di grandi dimensioni contenente diversi tipi di documenti, al momento non viene ancora diviso automaticamente. Questa funzione è in fase di pianificazione ("Suddivisione documenti").
Domanda: Le fatture di ricarica per auto elettriche vengono elaborate come le fatture del carburante?
Risposta: Vengono registrate come normali fatture e riconosciute in modo simile alle fatture cumulative. La scomposizione dettagliata di fatture di ricarica molto complesse dovrebbe essere verificata durante la fase di test.
Domanda: Posso leggere anche preventivi per pneumatici o riparazioni?
Risposta: Dipende. Se si tratta di un preventivo per una riparazione, l'Inbox documenti lo identificherà come documento di sinistro e lo assegnerà a una pratica di sinistro esistente. Per offerte e preventivi relativi all'acquisto di veicoli, continua a utilizzare il modulo Procurement dedicato.
Domanda: Come gestisco i nuovi sinistri?
Risposta: Se un documento si riferisce a un nuovo sinistro, clicca semplicemente su "Crea nuovo". L'Inbox documenti aprirà una scheda per la creazione del sinistro assistita dall'IA.
Processi e Integrazione
Domanda: Caricando il rapporto della revisione (TÜV), l'attività nel sistema viene segnata come completata?
Risposta: Non ancora. Tuttavia, il completamento automatico delle attività tramite il caricamento dei documenti è previsto come funzione futura.
Domanda: Gli altri indirizzi di importazione per multe o fatture verranno eliminati? Risposta: No. Gli indirizzi di importazione continueranno a funzionare. I documenti classificati come fatture o multe nell'Inbox documenti verranno poi elaborati come di consueto. Un grande vantaggio dell'Inbox documenti è il caricamento simultaneo di più multe.
Domanda: I documenti e le cartelle già esistenti possono essere rielaborati automaticamente?
Risposta: No. Attualmente l'Inbox documenti può elaborare solo i nuovi documenti.
Comunicazione e Multe
Domanda: La multa viene inviata direttamente al conducente?
Risposta: L'Inbox documenti si occupa inizialmente della registrazione, dell'archiviazione e dell'identificazione del conducente. L'invio automatizzato al conducente non è ancora previsto in questa versione.
Domanda: Il conducente può indicare nel sistema che una multa è stata pagata? Risposta: Nel modulo Multe è possibile creare attività di pagamento e assegnarle ai conducenti. Il conducente può confermare l'attività una volta pagata la multa.
Costi e Accesso
Domanda: Da quale pacchetto è possibile utilizzare questa opzione e quanto costa? Risposta: La funzione è disponibile per gli utenti dei pacchetti Pro ed Enterprise. Se utilizzi un altro pacchetto, contatta il tuo Account Manager per un'offerta personalizzata.
Domanda: È possibile utilizzare l'Inbox documenti in diverse organizzazioni? Risposta: Sì. La visibilità dei documenti è protetta dal rispettivo livello organizzativo. Vedrai solo ciò per cui hai l'autorizzazione. Solo gli utenti con permessi di scrittura possono caricare documenti.