Warum die Poststelle nutzen?
Die Poststelle automatisiert den Dokumentenablage-Prozess mit Hilfe von KI und bietet:
Zentralisierung: Ein einziger Ort für Rechnungen, Bußgelder und Fahrzeugpapiere.
Intelligente Benennung: Nie wieder kryptische Dateinamen wie "SCAN_1234.pdf".
Zeitersparnis: Die KI übernimmt die Vorarbeit; Sie geben nur noch das finale "OK".
Für wen ist die Poststelle [Beta] verfügbar?
Nutzer der Pakete Pro & Enterprise haben schon heute die Möglichkeit, sich einen vorzeitigen Zugang zu sichern. So können Sie alle Funktionen bereits vor der offiziellen Einführung ausgiebig prüfen und in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.
Sie nutzen ein anderes Paket und möchten die Poststelle testen?
Kontaktieren Sie Ihren Account Manager oder unseren Support.
So funktioniert es
Mithilfe von KI erkennt das System Dokumente automatisch, benennt sie und ordnet sie den richtigen Objekten in Avrios zu.
Der Prozess ist nahtlos gestaltet und organisiert Ihre Dokumente in drei einfachen Schritten:
1. Eingang: Laden Sie Dateien per Drag-and-Drop hoch oder nutzen Sie Ihre individuelle Poststelle E-Mail-Adresse, um Dokumente direkt vom Scanner oder Dienstleister weiterzuleiten.
2. KI-Verarbeitung: Das System erkennt das Kennzeichen, das Datum und den Dokumententyp. Es schlägt automatisch einen standardisierten Namen und den passenden Zielordner vor.
3. Prüfung & Bestätigung: Bestätigen Sie die Vorschläge einzeln oder nutzen Sie die Sammelaktionen für maximale Geschwindigkeit.
💡 Ergebnis: Dokumente sind automatisch zugeordnet, benannt und abgelegt.
Unterstützte Dokumententypen
In der aktuellen Beta-Phase ist die Poststelle für die gängigsten Dokumentenarten im Fuhrparkmanagement optimiert. Sie können die Formate pdf, jpeg oder png verarbeiten.
Dokumententyp | Durchgeführte KI-Aktionen |
Bußgelder | Erstellt automatisch einen neuen Bußgelddatensatz und schlägt einen Namen vor. |
Rechnungen | Erstellt einen neuen Rechnungseintrag und schlägt einen Namen vor. |
Fahrzeugdokumente | Identifiziert das Fahrzeug, schlägt den passenden Unterordner vor (z. B. „TÜV Report“) und legt es in der Fahrzeugakte ab. |
Schadendokumente | Fügt Dokumente bestehenden Schadensfällen hinzu oder unterstützt via KI bei der Neuerstellung eines Schadens. |
Wie geht es weiter?
Die Automatisierung der reinen Dokumentenablage markiert lediglich den ersten Meilenstein. Unser Ziel ist die vollständige Prozessbegleitung: Daher erweitern wir die Poststelle in Kürze um intelligente, automatisierte Arbeitsabläufe.
Dokumente automatisch teilen (Splitting)
Workflow-Automatisierungen:
Fahrerdokumente
Leasingvertragsanpassungen
Zulassungsbescheinigungen (VIN-Auslesung)
UVV/TÜV-Aufgabenabschlüsse
Für Leasing- oder Beschaffungsangebote: nutzen Sie bitte weiterhin das dedizierte Beschaffungs-Modul.
Dokumente verwalten
Automatische Benennung & Ordner
Die KI erstellt Dateinamen basierend auf dem extrahierten Datum, dem Objekt (z. B. Kennzeichen) und dem Dokumententyp.
Kein Datum erkannt? Die KI nutzt standardmäßig das Upload-Datum.
Wie werden Fahrzeugordner gewählt? Die KI scannt Ihre vorhandenen Ordnerstrukturen im Fahrzeug. Je aussagekräftiger Ihre Ordner benannt sind, desto präziser kann die KI diese zuordnen.
Dokumente bestätigen
Ein Dokument kann bestätigt werden, sobald alle notwendigen Felder erkannt wurden. Sie haben drei Möglichkeiten:
Einzelprüfung: Für Dokumente, die eine genaue Kontrolle erfordern.
Dokument öffnen, Daten prüfen und auf „Bestätigen“ klicken.Review-Modus: Ein geführter Workflow, der Sie durch alle neuen Dokumente leitet. Nutzen Sie den „Review“-Button oben rechts, um alle ausstehenden Dokumente nacheinander effizient abzuarbeiten.
Sammelaktion (Bulk): Bestätigen Sie mehrere Dokumente mit einem Klick
Hinweis: Bei der Sammelbestätigung werden die KI-Vorschläge für Namen und Ordner automatisch übernommen.
Status-Definitionen
"Error": Dies tritt meist auf, wenn beim Rechnungsauslesen Daten fehlen oder das Format nicht unterstützt wird. Diese müssen gelöscht oder neu hochgeladen werden.
"Nicht unterstützt": Die KI erkennt keinen fahrzeugspezifischen Bezug (z. B. ein allgemeines Informationsschreiben). Sie können diese manuell kategorisieren oder löschen.
Sicherheit & Datenschutz
Der Schutz Ihrer Fuhrparkdaten hat für uns oberste Priorität. Die Analyse Ihrer Dokumente erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards und unter Einhaltung der DSGVO. Details zur Datenverarbeitung durch unsere KI-Module finden Sie in unserem Artikel.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Erkennung & Datenqualität
Frage: Wie wird mit Fehleinlesungen umgegangen (z. B. Tippfehler im Kennzeichen)? Antwort: Das System nutzt ein Prüfverfahren. Die KI macht Vorschläge für Kennzeichen, Datum und Typ, aber Sie geben die finale Freigabe. Fehlerhafte Daten können Sie im Prüfungsschritt einfach manuell korrigieren.
Frage: Lernt die KI dazu, zum Beispiel durch manuelle Kategorisierungen?
Antwort: Nein, aktuell ist das nicht der Fall. Die KI analysiert Ihre vorhandenen Ordnernamen. Je klarer und beschreibender Sie Ihre Ordner benennen, desto treffsicherer wird die KI bei der automatischen Ablage. Unsere Erfahrungswerte zeigen, dass die KI auch ohne Lernen sehr gute Ergebnisse erzielt.
Frage: Erkennt die Poststelle doppelte Dokumente?
Antwort: Duplikate werden aktuell nur bei Rechnungen erkannt.
Frage: Kann die Poststelle auch Unterlagen in ausländischen Sprachen korrekt zuordnen?
Antwort: Ja, da die zugrunde liegende KI mehrsprachig arbeitet, können auch mehrsprachige Dokumente verarbeitet werden.
Funktionsumfang & Dokumententypen
Frage: Erkennt das System auch Daten auf Sammelrechnungen?
Antwort: Sammelrechnungen werden grundsätzlich erkannt. Die detaillierte Aufschlüsselung sehr komplexer Sammelrechnungen sollte im Einzelfall während der aktuellen Testphase geprüft werden.
Frage: Kann man einstellen, dass das System Dokumente automatisch trennt, wenn sie gesammelt in einer Mail ankommen?
Antwort: Wenn Sie mehrere separate Dokumente in einer Mail anhängen, werden diese auch alle getrennt in der Poststelle eintreffen. Falls Sie eine große Datei haben mit mehreren unterschiedlichen Dokumententypen, wird diese aktuell noch nicht automatisch geteilt. Diese Funktion ist bereits in Planung und wird als einer der nächsten Schritte („Dokumententeilung“) eingeführt.
Frage: Werden Lade-Rechnungen für E-Autos analog zu Tankrechnungen verarbeitet?
Antwort: Diese werden als normale Rechnungen erfasst und ähnlich wie Sammelrechnungen grundsätzlich erkannt. Die detaillierte Aufschlüsselung sehr komplexer Tankrechnungen sollte im Einzelfall während der aktuellen Testphase geprüft werden.
Frage: Kann ich auch Reifenangebote oder Kostenvoranschläge einlesen?
Antwort: Es kommt darauf an. Falls es um einen Kostenvoranschlag einer Reparatur geht, werden diese von der Poststelle als Schadendokument identifiziert und einer bestehenden Schadenakte zugeordnet. Für Angebote und Kostenvoranschläge im Rahmen von Beschaffungen nutzen Sie bitte weiterhin das spezialisierte Beschaffungsmodul.
Frage: Wie gehe ich mit neuen Schäden um?
Antwort: Bezieht sich ein Dokument auf einen neuen Schaden, klicken Sie einfach auf „Neu erstellen“. Die Poststelle öffnet einen Tab zur KI-gestützten Anlage des Schadens.
Prozesse & Integration
Frage: Wird mit dem Hochladen des TÜV-Berichts auch die Aufgabe im System als erledigt markiert?
Antwort: Noch nicht. Die automatische Erledigung von Aufgaben für TÜV oder UVV-Prüfungen durch das Hochladen der Dokumente ist jedoch als kommende Funktion fest eingeplant.
Frage: Fallen andere Importadressen für Bußgelder oder Rechnungen weg?
Antwort: Nein. Die Importadressen funktionieren weiterhin, Sie können entscheiden, ob Sie diese weiter nutzen wollen. Die Dokumente, die in der Poststelle als Rechnung oder Bußgeld klassifiziert werden, werden dann auch wie gewohnt weiterverarbeitet. Ein großer Vorteil der Poststelle ist das gleichzeitige Hochladen mehrerer Bußgelder.
Frage: Können bereits vorhandene Dokumente und Ordner automatisch überarbeitet werden?
Antwort: Nein. Aktuell kann die Poststelle nur neue Dokumente verarbeiten.
Kommunikation & Bußgelder
Frage: Wird der Bußgeldbescheid direkt an den Fahrer geschickt?
Antwort: Die Poststelle kümmert sich zunächst um die Erfassung und Ablage sowie die Ermittlung des Fahrers. Ein automatisierter Versand an den Fahrer wird in der aktuellen Funktionsbeschreibung noch nicht aufgeführt.
Frage: Kann der Fahrer im System anklicken, dass ein Bußgeld bezahlt wurde? Antwort: Im Bußgeldmodul können Bezahlaufgaben erstellt und Fahrern zugewiesen werden. Der Fahrer kann die Aufgabe dann bestätigen, sobald das Bußgeld bezahlt wurde.
Kosten & Zugang
Frage: Ab welchem Paket kann man die Option nutzen und was kostet sie?
Antwort: Das Feature ist für Nutzer der Pakete Pro und Enterprise verfügbar. Wenn Sie ein anderes Paket nutzen, kontaktieren Sie bitte Ihren Account Manager für ein individuelles Angebot.
Frage: Kann man die Poststelle bei verschiedenen Organisationen nutzen?
Antwort: Ja. Die Sichtbarkeit der Dokumente ist dabei durch die jeweilige Organisationsebene geschützt. Sie sehen nur das, wofür Sie auch die entsprechende Berechtigung haben. Nur Benutzer mit Schreibrechten können Dokumente hochladen. Die Sichtbarkeit ist an die Organisationsebene gebunden. Sie sehen nur Dokumente Ihrer eigenen Organisation oder darunterliegender Organisationseinheiten.