Überblick
Durch die Verknüpfung von Avrios Pools mit dem Vimcar Fahrtenbuch wird der Prozess von der Fahrzeugreservierung bis zur steuerkonformen Dokumentation vollständig automatisiert. Sobald Fahrer:innen ein Fahrzeug über Avrios buchen, werden die Daten nahtlos an Vimcar übertragen, sodass die Fahrt ohne manuelle Zuweisung direkt im Fahrtenbuch protokolliert werden kann.
Voraussetzungen für die Integration
Damit der automatische Datenaustausch (Booking-to-Trip-Sync) funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Shiftmove Plattform: Die Shiftmove Plattform muss für Ihr Unternehmen aktiv sein.
Avrios Setup: Das Pools Feature muss in Avrios aktiv sein und Fahrer:innen müssen Zugriff auf den entsprechenden Pool sowie die Avrios Fahrer-App haben.
Vimcar Setup: Das Vimcar Fahrtenbuch muss eingerichtet sein. Dies beinhaltet die vollständige Hardware-Installation (Stecker/Logbook) in den Fahrzeugen.
Identische Stammdaten: Fahrzeuge und Fahrer:innen müssen in beiden Systemen vorhanden und als Geteilt markiert sein.
Login: Alle Nutzer:innen verwenden für beide Anwendungen den zentralen Shiftmove Login.
Wie der Daten-Sync funktioniert
Der Austausch der Informationen erfolgt in Echtzeit:
Datenpunkte: Bei einer Buchung in Avrios werden ausschließlich Fahrer:in, Fahrzeug, Start- und Endzeitpunkt an Vimcar übertragen.
Automatisierung: Vimcar erkennt basierend auf diesen Daten, welche Person zum Zeitpunkt der Fahrt im Fahrzeug saß.
Zugriffsfenster: Fahrer:innen erhalten in Vimcar automatisch für den Zeitraum der Buchung Zugriff auf das Fahrzeug, um ihre Fahrten zu dokumentieren.
Der Ablauf für Fahrer:innen: Von der Buchung bis zur fertigen Fahrt
Um eine nahtlose Dokumentation sicherzustellen, folgen Fahrer:innen diesem Prozess:
Buchen in Avrios: Fahrer:innen reservieren das gewünschte Fahrzeug direkt über die Avrios Fahrer-App. Hierbei werden der gewünschte Zeitraum festgelegt.
Erhalt der Bestätigungs-E-Mail: Nach erfolgreichem Abschluss der Buchung erhalten Fahrer:innen automatisch eine Bestätigungs-E-Mail von Avrios. Diese dient als Beleg für die Reservierung und enthält alle relevanten Details zum gewählten Zeitraum.
Fahrt tätigen: Zum gebuchten Zeitpunkt nutzen Fahrer:innen das Fahrzeug. Dank der Integration ist keine manuelle Anmeldung am Fahrzeug oder im System vor Fahrtbeginn nötig.
Automatische Zuweisung & Kategorisierung: Durch den Booking-Sync erkennt das System die fahrende Person automatisch. Nach Abschluss der Fahrt wird diese direkt im Vimcar Fahrtenbuch hinterlegt. Fahrer:innen können nun die Vimcar App öffnen und die Fahrt mit nur wenigen Klicks kategorisieren (z. B. als Arbeitsweg, Betriebsfahrt oder Privatfahrt).
Erinnerung bei offenen Fahrten: Sollte eine Fahrt einmal nicht direkt kategorisiert werden, erinnert das System automatisch daran. Fahrer:innen erhalten nach 7 Tagen eine Erinnerungs-E-Mail von Vimcar. Über einen direkten Link in dieser E-Mail gelangen sie sofort zur entsprechenden offenen Fahrt in der Vimcar App, um diese final zu bearbeiten.
Was Fahrer:innen beachten sollten:
Gleicher Login: Für beide Apps wird der zentrale Shiftmove Login verwendet.
Zeitliche Genauigkeit: Damit die automatische Zuweisung in Vimcar perfekt funktioniert, sollte die tatsächliche Fahrzeit möglichst genau mit dem in Avrios gebuchten Zeitraum übereinstimmen.
FAQ
Können zusätzliche Felder (z. B. Kostenstellen) gesynced werden? Aktuell werden nur die Basis-Buchungsdaten (Fahrer:in, Auto, Zeit) übertragen.
Was passiert bei Buchungs-Überschneidungen? Das System priorisiert die in Avrios hinterlegte Buchung für den jeweiligen Zeitraum.