1) Poststelle E-Mail Adressen für Organisationen anlegen
In der Avrios Poststelle können Sie eigene E-Mail-Adressen für spezifische Organisationen und Standorte anlegen – inklusive individuell anpassbarer E-Mail-Kennung. Wie beim bekannten Rechnungseingang importieren Sie dadurch alle Arten von Fahrzeugdokumenten flexibel per E-Mail und steuern die Berechtigungen sowie die Dokumentensichtbarkeit in vielschichtigen Unternehmensstrukturen zielgerichtet.
Funktionsweise & Sichtbarkeitsregeln
Sobald ein Dokument an die E-Mail-Adresse einer bestimmten Organisation gesendet wird, steht es folgenden Personengruppen zur Einsicht und Bearbeitung zur Verfügung:
Mitglieder dieser Organisation
Mitglieder aller übergeordneten Organisationen
Grundregel: Der Zugriff vererbt sich ausschließlich nach oben. Mitglieder untergeordneter Organisationen oder gleichgestellter Standorte haben keinen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente.
So geht's:
Gehen Sie im Menü zu Einstellungen > Poststelle oder direkt unter folgendem Link: https://app.avrios.com/secure/company/post-office
Klicken Sie auf "E-Mail-Adresse der Poststelle hinzufügen"
Wählen Sie die gewünschte Organisation aus.
Passen Sie die E-Mail-Kennung individuell an Ihre Anforderungen an.
Bestätigen Sie die Eingabe, um die Adresse zu aktivieren.
Beispiel 1
Beispiel 1
Sie legen eine neue E-Mail Adresse für die Hauptorganisation Deutschland an.
Nur Nutzer der Hauptorganisation Deutschland können die Dokumente nun einsehen.
Hauptorganisation: Deutschland ✅
Unterorganisation: München 🚫
Unterorganisation: Schwabing 🚫
Unterorganisation: Köln 🚫
Unterorganisation: Berlin 🚫
Beispiel 2
Beispiel 2
Sie legen eine neue E-Mail Adresse für die Unterorganisation München an.
Nutzer der Unterorganisation München sowie der Hauptorganisation Deutschland können die Dokumente nun einsehen.
Hauptorganisation: Deutschland ✅
Unterorganisation: München ✅
Unterorganisation: Schwabing 🚫
Unterorganisation: Köln 🚫
Unterorganisation: Berlin 🚫
Beispiel 3
Beispiel 3
Sie legen eine neue E-Mail Adresse für die Unterorganisation Schwabing an.
Nutzer der Unterorganisationen Schwabing und München sowie der Hauptorganisation Deutschland können die Dokumente nun einsehen.
Hauptorganisation: Deutschland ✅
Unterorganisation: München ✅
Unterorganisation: Schwabing ✅
Unterorganisation: Köln 🚫
Unterorganisation: Berlin 🚫
2) Automatische Zuordnung von Dokumenten bei neuer Fahrzeugerstellung (Re-Matching)
Häufig treffen Fahrzeugdokumente in der Poststelle ein, bevor das entsprechende Fahrzeug in Avrios angelegt oder aus dem Beschaffungsprozess aktiviert wurde.
Ab sofort entfällt das manuelle Nachbearbeiten: Sobald ein neues Fahrzeug im System angelegt oder aktiviert wird, prüft Avrios automatisch alle offenen Fahrzeugdokumente in der Poststelle und ordnet passende Dokumente direkt dem neuen Fahrzeug zu.
Ihre Vorteile
Kein manueller Aufwand: Sie müssen nach der Fahrzeugerstellung nicht mehr einzeln in die Poststelle wechseln, um wartende Dokumente von Hand zuzuweisen.
Nahtlose Beschaffung: Dokumente, die bereits während der Fahrzeugbestellung eingehen und ein Kennzeichen oder eine VIN enthalten, landen nach der Aktivierung automatisch am richtigen Ort.
So funktioniert's
Dokumenteneingang: Dokumente treffen in der Poststelle ein, während sich das Fahrzeug noch im Status "Beschaffung" befindet oder noch nicht angelegt ist.
Fahrzeug anlegen/aktivieren: Sie erstellen das Fahrzeug neu in Avrios oder aktivieren ein bestehendes Beschaffungsfahrzeug.
Automatische Zuordnung: Avrios führt im Hintergrund einen automatischen Abgleich (Re-Matching) durch. Offene Dokumente in der Poststelle werden dem neu erstellten Fahrzeug direkt zugewiesen.
Wichtige Hinweise & Einschränkungen
Gültigkeit für Fahrzeuge ab dem 17.09.2026:
Die automatische Neuzuordnung greift ausschließlich für Fahrzeuge, die ab dem 17.09.2026 neu angelegt oder aktiviert werden. Ältere, bereits vor dem Release erstellte Fahrzeuge lösen diesen automatischen Abgleich nicht rückwirkend aus.
Ablage im Hauptordner:
Automatisch zugewiesene Fahrzeugdokumente werden standardmäßig im Hauptordner des jeweiligen Fahrzeugs abgelegt. Eine automatische KI-Zuordnung in spezifische Unterordner findet bei diesem Vorgang derzeit nicht statt.
Dokumente benötigen Kennzeichen oder VIN:
Damit Avrios ein Dokument zuordnen kann, muss es das Kennzeichen oder die FIN / VIN enthalten.