Wer kann die Funktion nutzen?
Alle Nutzer, die Zugang zur Poststelle haben. Es ist keine zusätzliche Einrichtung nötig.
So funktioniert es
Hochladen: Laden Sie das PDF in der Poststelle hoch (Drag-and-Drop) oder senden Sie es an Ihre Poststelle E-Mail-Adresse.
Erkennung: Die KI erkennt, dass die Datei mehrere Dokumente enthält. Als Kategorie wird Sammeldokument angezeigt, in der Liste steht "Muss in einzelne Dokumente aufgeteilt werden."
Prüfen: Öffnen Sie das Dokument. Sie sehen den Hinweis: "Sammeldokument erkannt. Diese Datei scheint mehrere Dokumente zu enthalten. Bitte prüfen Sie die Aufteilung vor der Bestätigung." Alle Seiten werden als Vorschaubilder angezeigt, die vorgeschlagenen Dokumente sind durch Trennlinien getrennt.
Bei Bedarf anpassen:
Klicken Sie auf die Trennlinie zwischen zwei Seiten, um eine Trennung hinzuzufügen oder zu entfernen.
Verschieben Sie eine Seite mit den Pfeilen.
Drehen Sie eine Seite, wenn der Scan auf dem Kopf steht.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um eine Seite nicht in die neuen Dokumente zu übernehmen.
Mit den Zoom-Schaltflächen ändern Sie, wie viele Seiten pro Zeile angezeigt werden.
Bestätigen: Klicken Sie auf Bestätigen & in X Dokument(e) aufteilen.
Was passiert nach der Aufteilung?
Jeder Teil erscheint als eigenes Dokument in der Poststelle.
Die KI kategorisiert und benennt jedes neue Dokument wie jeden anderen Upload (Rechnung, Bußgeld, Fahrzeugdokument, Schadendokument). Sie bestätigen jedes Dokument wie gewohnt.
Die Originaldatei bleibt mit dem Status Aufgeteilt in der Liste. Sie dient zur Ansicht und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Gut zu wissen
Nur PDF-Dateien können aufgeteilt werden. JPG-, PNG- und TIFF-Dateien können hochgeladen, aber nicht aufgeteilt werden.
Eine Datei gilt als Sammeldokument, wenn ihre Teile unterschiedliche Vorgänge betreffen, zum Beispiel verschiedene Fahrzeuge, Verträge oder Schadenfälle. Ein Schreiben mit Anlagen zum selben Vorgang bleibt ein Dokument. Ist sich die KI unsicher, schlägt sie keine Aufteilung vor.
Sammeldokumente prüfen immer Sie. Sie können nicht automatisch bestätigt werden und werden bei der Sammelbestätigung übersprungen.
Dokumente mit dem Status Ignoriert oder Verarbeitet können nicht aufgeteilt werden.
Prüfen Sie den Vorschlag vor der Bestätigung, besonders bei langen Scans.
Die KI hat ein Sammeldokument nicht erkannt? Setzen Sie die Kategorie des Dokuments selbst auf Sammeldokument. Die Aufteilungsansicht öffnet sich, und Sie können die Trennungen manuell setzen.
E-Mails: Mehrere einzelne Anhänge in einer E-Mail treffen bereits als getrennte Dokumente ein. Der Aufteilungsvorschlag gilt für ein einzelnes PDF, das mehrere Dokumente enthält.