Comment nous protégeons vos données : l’IA dans Avrios Post Office

Nous savons que l’adoption de l’IA soulève des questions importantes en matière de sécurité des données. C’est pourquoi la protection de vos données reste notre priorité absolue.

Nous avons intégré l’IA dans Avrios Post Office pour vous aider à automatiser le traitement de vos documents et vous faire gagner un temps précieux. Pour vous apporter une totale sérénité, nous souhaitons vous expliquer en toute transparence comment fonctionne cette technologie, où vont vos données et comment nous les protégeons.

Avant tout : l’IA ne gère pas votre flotte. Elle agit uniquement comme un assistant et ne prend aucune décision automatisée de manière autonome. Chaque fois que l’IA propose une nouvelle structure de dossiers, un nom de fichier ou une déclaration de sinistre, vous devez la vérifier et la confirmer manuellement avant qu’une action ne soit exécutée dans notre système.

Par souci de transparence, tout contenu généré par l’IA est clairement signalé dans votre tableau de bord par une mention écrite et une icône d’étincelle (« Magic Sparkle »). Pour mieux protéger votre vie privée, le système a pour consigne d’ignorer activement les données personnelles, sauf si elles sont strictement nécessaires au traitement du document concerné.

L’une des principales inquiétudes liées à l’IA est l’utilisation de données privées pour entraîner des modèles publics. Avec Avrios, nous vous garantissons que les données de votre flotte ne sont jamais utilisées pour entraîner ou affiner (fine-tuning) nos modèles d’IA.

L’extraction des données s’effectue via une API sécurisée, selon un processus instantané de requête et de réponse. Dès que l’IA a traité votre fichier, le modèle supprime immédiatement vos documents et les résultats. Pour que l’IA reste précise et fiable, nous la testons avec un jeu standardisé de données de référence internes, strictement séparé, et non avec vos documents.

Nous stockons vos documents selon les normes de sécurité les plus strictes. Lorsque vous importez des fichiers originaux, ils sont chiffrés en transit avec TLS 1.2+ et au repos avec AES-256. Ces fichiers sont stockés en toute sécurité dans notre propre infrastructure cloud AWS, située à Francfort-sur-le-Main, en Allemagne. Ils restent sur nos serveurs uniquement jusqu’à ce que vous les supprimiez ou jusqu’à la fin de votre contrat.

Pour ces fonctionnalités, nous travaillons directement avec Google Ireland Limited, qui nous donne accès à son modèle Gemini Flash via une API. Le traitement des données pour ce service a lieu, en principe, au sein de l’Union européenne. Si, dans des cas exceptionnels, des données devaient être transférées vers un pays tiers, comme les États-Unis, elles seraient protégées par la certification de Google au titre de l’EU-U.S. Data Privacy Framework.

Vous gardez à tout moment la maîtrise de vos processus. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les fonctions d’IA de votre système et classer vos documents manuellement, comme vous l’avez toujours fait. Les seules exceptions actuelles sont les factures et les amendes : pour des raisons techniques, elles sont traitées exclusivement par l’IA et cette fonction ne peut pas être désactivée pour le moment.

Nous tenons à une transparence totale et rendons notre documentation juridique facilement accessible. Vous pouvez consulter l’ensemble de nos politiques et de nos partenaires via les liens suivants :