Vue d’ensemble
Le contrôle des permis de conduire permet de vérifier régulièrement que les conducteurs disposent d’un permis valide.
La procédure se déroule en trois étapes :
Configuration du contrôle : le gestionnaire de flotte configure le contrôle et définit ses modalités.
Transmission du permis : le conducteur transmet les informations et les photos de son permis.
Vérification et validation : le gestionnaire de flotte vérifie les informations, puis valide le contrôle ou le refuse.
Étape 1 : configurer un contrôle (gestionnaire de flotte)
Vous pouvez lancer un contrôle pour un seul conducteur ou pour plusieurs conducteurs à la fois.
Pour un seul conducteur : ouvrez l’onglet « Permis de conduire » dans le profil du conducteur. Cliquez sur « Ajouter un contrôle du permis ».
Pour plusieurs conducteurs : accédez à la liste des conducteurs. Sélectionnez « Gérer la conformité », puis « Ajouter un contrôle du permis ».
Lors de la configuration, vous pouvez définir les éléments suivants :
Type de document : permis de conduire, carte conducteur, permis cariste, carte d’identité/passeport ou autre
Fréquence : mensuelle, ou tous les 3, 6 (par défaut) ou 12 mois
Commentaire interne (facultatif)
Qui saisit les données : les conducteurs ou le gestionnaire de flotte
Notification : e-mail ou SMS
Étape 2 : transmettre le permis de conduire (conducteur)
Le conducteur reçoit un message contenant un lien vers le contrôle. Il lui suffit d’ouvrir ce lien et de suivre les instructions.
Si l’application conducteur (Driver App) est activée, le lien redirige le conducteur vers celle-ci. Il doit alors se connecter pour effectuer le contrôle.
Deux possibilités s’offrent à lui pour renseigner les informations du permis :
Avec l’IA : vous acceptez que votre permis soit lu par l’IA.
Sans l’IA : vous sélectionnez « Je saisis les données manuellement ».
L’utilisation de l’IA est facultative. Dans les deux cas, les photos du recto et du verso du permis sont obligatoires.
Avec l’IA
Autorisez la lecture du permis par l’IA.
Prenez en photo le recto et le verso de votre permis de conduire.
L’IA vérifie immédiatement la photo et vous avertit en cas de problème :
Mauvais document : par exemple, si une carte d’identité a été envoyée à la place du permis
Qualité d’image insuffisante : la photo est floue ou illisible
→ Vous pouvez alors réessayer. Après 3 tentatives infructueuses, l’option « Envoyer quand même » s’affiche.
L’IA extrait les données suivantes de la photo :
Numéro de permis
Date de délivrance
Date d’expiration
Pays de délivrance
Envoyez votre contrôle pour terminer la procédure.
Sans l’IA
Choisissez la saisie manuelle en sélectionnant « Je saisis les données manuellement ».
Prenez en photo le recto et le verso de votre permis de conduire.
Saisissez vous-même les données dans le formulaire :
Numéro de permis
Date de délivrance
Date d’expiration
Pays de délivrance
Confirmez vos informations en cochant la case.
Envoyez le contrôle pour terminer la procédure.
Sans l’IA, les photos ne sont pas analysées automatiquement et les données ne sont pas comparées aux informations déjà enregistrées. Le gestionnaire de flotte voit alors le message « Vérifier les données » et compare manuellement les informations saisies avec celles figurant sur les photos.
Bon à savoir (quelle que soit l’option choisie)
Lors du premier contrôle, les données sont extraites automatiquement par l’IA ou saisies manuellement par le conducteur, selon l’option choisie. Lors des contrôles suivants, le conducteur doit uniquement transmettre de nouvelles photos de son permis. Il n’a pas besoin de saisir à nouveau les informations, car elles sont déjà enregistrées.
Horaires d’envoi : les notifications sont envoyées du lundi au vendredi, de 7 h à 17 h, selon le fuseau horaire défini dans les paramètres du compte.
Rappel avant l’échéance : les conducteurs reçoivent l’invitation à effectuer le contrôle 7 jours avant la date prévue.
Étape 3 : vérifier les permis de conduire (gestionnaire de flotte)
Les contrôles transmis par les conducteurs sont accessibles dans Conformité → Contrôle du permis de conduire, sous l’onglet « En attente de vérification ».Ils apparaissent également sous la forme d’une tâche intitulée « Permis envoyés pour vérification ». Pour accéder aux contrôles et les traiter, vous devez disposer de l’autorisation utilisateur « Contrôles du permis de conduire ».
Consulter les informations du permis
La fenêtre de vérification affiche les photos (recto et verso) à côté des données. L’IA extrait les données de la photo et le système les compare aux données de base. Le résultat s’affiche sous forme de message dans la fenêtre de vérification. Pendant la vérification, vous pouvez corriger le numéro, le pays, la date de délivrance et la date d’expiration.
Quels sont les messages possibles ?
Message | Signification |
Aucun message | Il s’agit du tout premier contrôle. Aucune donnée de base n’existe encore, la comparaison est donc impossible. |
« Vérifier les données » | Le conducteur n’a pas accepté l’utilisation de l’IA. Le système ne peut pas extraire de données et ne peut donc pas les comparer aux données de base. La fenêtre de vérification affiche les données enregistrées dans le système. Vérifiez vous-même les données à l’aide des photos. |
« Les données ne correspondent pas » | Les données extraites de la photo envoyée diffèrent des données de base déjà enregistrées. |
« Les données correspondent » | Les données extraites de la photo envoyée correspondent aux données de base déjà enregistrées. |
Valider
Le statut passe à « Valide ».
Le prochain contrôle est dû à la date de validation plus la fréquence définie.
Les photos sont supprimées.
Si les données validées diffèrent des données de base, l’ancien permis est archivé et le système en crée un nouveau avec les données mises à jour.
Refuser
Sélectionnez un motif : pas entièrement visible, numéro incorrect, expiré, pas d’hologramme, flou, mauvais document ou autre.
Facultatif : ajoutez un commentaire de 120 caractères maximum.
Le conducteur doit effectuer à nouveau le contrôle.