TCO est l'abréviation anglaise de Total Cost of Ownership, soit Coût Total de Possession. Il s'agit de l'un des rapports les plus importants pour la gestion de flotte, car il indique les coûts de chaque véhicule, ventilés en différents groupes de coûts. Et plus la base de données est fiable, plus les évaluations sont précises.
Cet article décrit comment importer les différents coûts dans Avrios et ce à quoi vous devez faire attention pour disposer d'une base de données parfaite pour des évaluations détaillées des coûts.
Voici le rapport :
Coûts statiques (contractuels)
Le premier bloc de dépenses concerne les coûts statiques ou contractuels. Il s'agit de tous les coûts qui sont régulièrement engagés pour les véhicules et dont le montant est fixe. Les coûts statiques sont intégrés dans le TCO à partir des contrats et des données de base enregistrés dans Avrios. Cela signifie que les factures ne sont pas prises en compte.
Les coûts statiques comprennent :
Coûts de financement : ce sont les coûts liés au financement des véhicules. Ils sont représentés dans Avrios via le contrat de financement (leasing, location longue durée, contrat d'achat ou de crédit). Il est important que les contrats soient dûment remplis et qu'ils mentionnent les mensualités correspondantes. Dans le cas des contrats de leasing toutes options,, il est également recommandé de ventiler les coûts individuels afin d'obtenir une plus grande précision dans les analyses de coûts.
Contrats d'assurance : les frais d'assurance sont représentés dans Avrios via les contrats d'assurance (contrats individuels ou primes unitaires). Dans le cas d'un leasing toutes options, les frais d'assurance font souvent partie intégrante du contrat de leasing. Dans ce cas, ils peuvent simplement être enregistrés comme composante du contrat de leasing.
Impôts : la taxe annuelle sur les véhicules est saisie dans Avrios dans les données de base du véhicule, dans le champ « Taxe sur les véhicules (par année) ». Pour les véhicules allemands, ce champ est également rempli automatiquement via la requête FIN. La taxe est automatiquement intégrée chaque mois dans le TCO. L'avantage réside dans le fait que vos véhicules n'affichent pas de coûts supplémentaires en début d'année lors de la comptabilisation des impôts, et les coûts sont répartis sur plusieurs mois.
IMPORTANT : pour les coûts statiques, les factures dans Avrios ne sont pas prises en compte dans le coût total de possession (TCO) car ces coûts sont déjà intégrés dans le TCO via les contrats.
Coûts variables
Les coûts variables comprennent tous les coûts de votre flotte qui ne sont pas déjà couverts par les coûts fixes. Cela comprend notamment (liste non exhaustive) :
Frais de carburant et péages
Réparations
Décomptes finaux de leasing et autres coûts qui ne sont pas inclus dans les frais de leasing mensuels
Changement de pneus (s'il n'est pas inclus dans le contrat de leasing)
Travaux d'entretien (s'ils ne sont pas inclus dans le contrat de leasing)
Importation des factures de carburant
Les factures de carburant peuvent être importées directement dans Avrios pour les fournisseurs de carburant habituels (généralement chaque mois). Cela permet de garantir que les données relatives au carburant sont correctement enregistrées pour chaque véhicule et que le kilométrage est automatiquement mis à jour. Selon le pays et le fournisseur, les péages peuvent également être importés directement.
Autres coûts variables
Tous les autres coûts qui ne sont ni des coûts fixes ni des frais de carburant peuvent être importés dans Avrios via la fonction de facturation. Une facture importée au format PDF est numérisée par Avrios et toutes les positions de la facture sont affichées individuellement. Les différentes positions de la facture sont ensuite attribuées aux véhicules et automatiquement associées au type de coût approprié.
POUR FINIR : en suivant les étapes ci-dessus, vous vous assurez de pouvoir présenter un TCO complet et correct dans Avrios. Sur cette base, plus rien ne vous arrête quant à la poursuite de l'optimisation de votre parc automobile !