Überblick
Mit der Führerscheinkontrolle prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Fahrer:innen einen gültigen Führerschein haben. Der Ablauf hat drei Schritte:
Einrichtung: Das Fuhrparkmanagement richtet eine Kontrolle ein.
Einreichung: Die Fahrer:innen laden ihren Führerschein hoch.
Prüfung: Das Fuhrparkmanagement prüft die Daten und gibt sie frei oder lehnt sie ab.
Schritt 1: Kontrolle einrichten (Fuhrparkmanagement)
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Einzelne Fahrer:innen: Öffnen Sie bei der Person den Tab „Führerscheine“. Klicken Sie auf „Führerscheinkontrolle hinzufügen“.
Mehrere Fahrer:innen: Gehen Sie in die Fahrerliste. Wählen Sie „Compliance verwalten“ und dann „Führerscheinkontrolle hinzufügen“.
Dabei legen Sie fest:
Art des Dokuments: Führerschein, Fahrerkarte, Staplerschein, Ausweis/Reisepass oder Sonstiges
Intervall: monatlich, alle 3, 6 (Standard) oder 12 Monate
Interner Kommentar (optional)
Wer die Daten eingibt: die Fahrer:innen oder das Fuhrparkmanagement
Benachrichtigung: E-Mail oder SMS
Schritt 2: Führerschein einreichen (Fahrer:innen)
Öffnen Sie den Link in der Nachricht und folgen Sie den Anweisungen. Wer die Fahrer-App aktiviert hat, wird zur App weitergeleitet. Dort melden sich die Fahrer:innen an und führen die Kontrolle durch.
Wählen Sie, wie Sie die Daten übermitteln:
Mit KI: Sie stimmen zu, dass der Führerschein per KI ausgelesen wird.
Ohne KI: Sie wählen „Ich gebe die Daten manuell ein“.
Die KI-Auslesung ist freiwillig. Bei beiden Varianten sind Fotos von Vorder- und Rückseite Pflicht.
Mit KI
Stimmen Sie der KI-Auslesung zu.
Fotografieren Sie Vorder- und Rückseite des Führerscheins.
Die KI prüft das Foto sofort & Fahrer:innen erhalten einen Hinweis, wenn etwas nicht passt:
Falsches Dokument: wenn zum Beispiel ein Personalausweis statt des Führerscheins hochgeladen wurde
Schlechte Bildqualität: Das Foto ist unscharf oder nicht lesbar.
→ Sie können es dann erneut versuchen. Nach 3 Fehlversuchen erscheint die Option „Trotzdem einreichen“.
Die KI liest gewisse Daten aus dem Foto aus
Führerscheinnummer
Ausstellungsdatum
Ablaufdatum
Ausstellungsland
Reichen Sie die Kontrolle ein.
Ohne KI
Wählen Sie „Ich gebe die Daten manuell ein“.
Fotografieren Sie Vorder- und Rückseite des Führerscheins.
Tragen Sie die Daten selbst in das Formular ein:
Führerscheinnummer
Ausstellungsdatum
Ablaufdatum
Ausstellungsland
Bestätigen Sie die Angaben mit einem Häkchen.
Reichen Sie die Kontrolle ein.
Das System liest die Fotos nicht aus. Es kann die Daten deshalb nicht mit den Grunddaten vergleichen. Das Fuhrparkmanagement sieht den Hinweis „Daten überprüfen“ und vergleicht Ihre Angaben mit den Fotos.
Gut zu wissen (gilt für beide Varianten)
Bei der ersten Kontrolle zeigt das System die ausgelesenen Daten an (mit KI) bzw. Fahrer:innen können ihre Daten selbst erfassen (ohne KI). Bei jeder weiteren Kontrolle reichen die Fahrer:innen lediglich die Bilder ein. Sie werden nicht aufgefordert, die Daten ihres Führerscheines einzugeben, da diese bereits erfasst sind.
Nachrichten werden nur Montag bis Freitag zwischen 7:00 und 17:00 Uhr verschickt. Es gilt die Zeitzone, die für Ihren Account eingestellt ist.
Die Einladung zur Führerscheinkontrolle erhalten Fahrer:innen immer 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum.
Schritt 3: Prüfen (Fuhrparkmanagement)
Eingereichte Kontrollen finden Sie unter Compliance → Führerscheinkontrolle im Tab „Prüfung ausstehend“. Sie erscheinen auch als Aufgabe „Führerscheine zur Prüfung eingereicht“. Zum Prüfen brauchen Sie die Nutzerberechtigung „Führerscheinkontrollen“.
Daten ansehen
Im Prüffenster sehen Sie die Fotos (Vorder- und Rückseite) neben den Daten. Die KI liest die Daten aus dem Foto aus. Das System vergleicht sie mit den Grunddaten. Das Ergebnis sehen Sie als Hinweis im Prüffenster. Während der Prüfung können Sie Nummer, Land, Ausstellungsdatum und Ablaufdatum korrigieren.
Welche Hinweise gibt es?
Anzeige | Bedeutung |
Kein Hinweis | Das ist die allererste Kontrolle. Es gibt noch keine Grunddaten, also ist kein Vergleich möglich. |
„Daten überprüfen“ | Die Fahrer:innen haben der KI-Nutzung nicht zugestimmt. Das System kann daher keinen Daten auslesen und somit auch nicht mit den Grunddaten vergleichen. Im Prüffenster werden daher die im System hinterlegten Daten angezeigt. Prüfen Sie die Daten selbst anhand der Fotos. |
„Daten stimmen nicht überein“ | Die ausgelesenen Daten aus dem eingereichten Foto weichen von den bereits gespeicherten Grunddaten ab. |
„Daten stimmen überein“ | Die ausgelesenen Daten aus dem eingereichten Foto passen zu den bereits gespeicherten Grunddaten. |
Akzeptieren
Der Status wechselt auf „Gültig“.
Die nächste Kontrolle ist fällig am Tag der Freigabe plus Intervall.
Die Fotos werden gelöscht.
Weichen die freigegebenen Daten von den Grunddaten ab, wird der alte Führerschein archiviert. Das System legt einen neuen mit den angepassten Daten an.
Ablehnen
Wählen Sie einen Grund: nicht vollständig sichtbar, falsche Nummer, abgelaufen, kein Hologramm, unscharf, falsches Dokument oder Sonstiges.
Optional: Fügen Sie einen Kommentar mit höchstens 120 Zeichen hinzu.
Die Fahrer:innen müssen die Kontrolle erneut durchführen.