Dieses Dokument beschreibt den Prozess und die von Avrios ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen für die Durchführung von Führerscheinkontrollen über das Avrios Flottenmanagementsystem und die Fahreranwendung Avrios Driver.

Die Gewährleistung der Vertraulichkeit und der Sicherheit der im Rahmen der Führerscheinkontrolle übermittelten Dokumente ist von fundamentaler Bedeutung für Avrios. Die Maßnahmen sind ein integraler Bestandteil unseres Datenschutzmanagements und dienen dem Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit der personenbezogenen Daten unserer Kunden. Avrios nimmt den Schutz Ihrer Daten ernst und setzt verschiedene technische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Diese Maßnahmen werden kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Die in Abschnitt 6 beschriebene KI-gestützte Auslesung ist eine der KI-Funktionen des Produkts. Eine vollständige Übersicht aller KI-Funktionen finden Sie im separaten Dokument Information – Avrios KI-Funktionen.

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellen, sind dazu verpflichtet, deren Führerscheine zu kontrollieren und diese Kontrolle zu dokumentieren. Dies betrifft alle Mitarbeiter, die ein Firmenfahrzeug fahren. Kommen Sie dieser Verpflichtung nicht nach, drohen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen. Zudem kann sich die Versicherung auf Leistungsfreiheit berufen, wodurch sämtliche Kosten – Schadenskosten, Schmerzensgelder etc. – auf Sie als Halter zurückfallen.

Die Avrios Führerscheinkontrolle unterstützt Sie bei der Erfüllung dieser Pflicht: Der Fahrer wird automatisch aufgefordert, lädt den Führerschein über ein Gerät mit Kamerafunktion hoch, und der Fuhrparkverantwortliche prüft ihn und gibt ihn frei. Jede Kontrolle wird im System dokumentiert.

Avrios unterscheidet bei der Aufbewahrung personenbezogener Daten im Rahmen der Führerscheinkontrolle zwischen Führerscheindaten und Führerscheindateien:

Mit der Avrios Führerscheinkontrolle erhält der Fahrer automatisch eine Aufforderung zur Kontrolle. Der Führerschein wird durch den Fahrer über das Smartphone hochgeladen und der Fuhrparkverantwortliche kann den Führerschein kontrollieren und ihn freigeben. Das Kontrollintervall beträgt einheitlich sechs Monate und entspricht damit der rechtlichen Vorgabe in Deutschland.

Der Fahrer wird unmittelbar per E-Mail oder SMS eingeladen, je nach gewählter Benachrichtigungsart. In Avrios Driver erfasst der Fahrer den Führerschein, prüft die ausgelesenen Daten und bestätigt, dass er die Kontrolle persönlich, korrekt und wahrheitsgemäß durchgeführt hat und im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist. Anschließend prüft der Fuhrparkverantwortliche die Bilder anhand einer Checkliste und akzeptiert den Führerschein oder weist ihn mit Begründung zurück.

Die Kontrolle wird direkt beim Anlegen des Fahrers aktiviert. Gehen Sie unter Stammdaten → Fahrer auf Fahrer hinzufügen und aktivieren Sie den Schalter Führerscheinkontrolle. Avrios weist daraufhin darauf hin, dass der Fahrer sofort eingeladen wird, um die halbjährliche Kontrolle zu absolvieren.

Unter Benachrichtigungsart wählen Sie, ob die Einladung per E-Mail oder per SMS zugestellt wird. Je nach Auswahl ist die E-Mail-Adresse oder die Mobiltelefonnummer ein Pflichtfeld – ohne diese Angabe kann die Einladung nicht zugestellt werden. Das Kontrollintervall ist fest auf sechs Monate gesetzt und entspricht damit der rechtlichen Vorgabe in Deutschland.

Für die Durchführung der Kontrolle benötigt der Fahrer ein Smartphone oder ein internetfähiges Gerät mit Kamera. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten.

Einladung

Unmittelbar nach dem Speichern des Fahrers wird die Einladung per E-Mail oder SMS versendet. Sie enthält die Frist und den Link zur Kontrolle. Der Link sollte auf dem Smartphone oder Tablet geöffnet werden, da ein Foto des Führerscheins benötigt wird. Funktioniert der Link nicht, hilft in der Regel ein anderer Browser (z. B. Chrome). Hat der Fahrer den Link auf dem Computer geöffnet, kann er die E-Mail weiterleiten oder seine Mobilnummer eingeben, um den Link per SMS zu erhalten.

Fotografieren des Führerscheins

Der Fahrer fotografiert den Führerschein von vorne und von hinten. Avrios Driver führt ihn dabei Schritt für Schritt und zeigt vorab, worauf es ankommt. Nicht angenommen wird ein Foto, das unscharf ist oder Schatten und Spiegelungen enthält:

Angenommen wird ein Foto, auf dem der Führerschein vollständig im Rahmen liegt, scharf abgebildet ist und auf dem die Hologramme erkennbar sind:

Daten prüfen und bestätigen

Anschließend zeigt Avrios Driver die Daten zur Kontrolle an: Dokumenttyp, Führerscheinnummer, Ausstellungsdatum, Gültigkeit und Land. Der Fahrer prüft die Angaben und korrigiert sie bei Bedarf.

Am Ende bestätigt der Fahrer per Häkchen, dass er die Kontrolle persönlich, korrekt und wahrheitsgemäß durchgeführt hat und im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist. Erst dann können die Daten abgesendet werden.

Nach dem Absenden erhält der Fahrer die Bestätigung, dass sein Führerschein übermittelt wurde und nun vom Fuhrparkverantwortlichen geprüft wird. Über das Ergebnis wird er automatisch benachrichtigt.

Unter Compliance → Führerscheinkontrolle sehen Sie den Stand Ihrer gesamten Flotte, aufgebaut als Trichter: nicht angemeldet, Einrichtung, Führerscheinkontrolle, Kontrolle ausstehend und gültige Lizenzen. Fahrer, deren Führerschein auf Ihre Prüfung wartet, finden Sie unter Kontrolle ausstehend. Klicken Sie nun Führerschein prüfen und öffnen damit den Prüfdialog.

Der Dialog zeigt die vom Fahrer übermittelten Aufnahmen. Sie können zwischen Vorder- und Rückseite wechseln und das Bild vergrößern oder drehen. Eine Checkliste führt Sie durch die Prüfung:

Passt alles, geben Sie den Führerschein über Akzeptieren frei. Der Fahrer wird automatisch informiert und die nächste Kontrolle wird eingeplant. Ist etwas nicht in Ordnung, wählen Sie einen Ablehnungsgrund (Führerschein nicht vollständig sichtbar, falsche Führerscheinnummer, Führerschein abgelaufen, Hologramm nicht sichtbar, Bilder verschwommen, falsches Dokument oder Andere) und können im Kommentarfeld erläutern, was zu korrigieren ist. Der Fahrer wird dann um eine neue Aufnahme gebeten.

Die Führerscheindaten werden nicht mehr manuell eingetippt, sondern aus dem Foto des Führerscheins ausgelesen.

Einwilligung und Freiwilligkeit

Die Auslesung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung des Fahrers. Vor dem Start weist Avrios Driver den Fahrer darauf hin, dass keine manuelle Eingabe erforderlich ist, dass seine Daten sicher verarbeitet werden und dass sein Foto nach der Prüfung gelöscht wird.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Erteilt der Fahrer sie nicht oder widerruft er sie, steht die manuelle Eingabe der Führerscheindaten unverändert zur Verfügung. Die Führerscheinkontrolle ist damit in beiden Fällen durchführbar. Dem Fahrer entsteht durch die Verweigerung der Einwilligung kein Nachteil.

Menschliche Aufsicht

Das Auslesen der Daten ersetzt die Kontrolle nicht, sondern bereitet sie vor. Eine automatisierte Entscheidung über die Gültigkeit der Fahrerlaubnis findet nicht statt. Der Fahrer prüft die ausgelesenen Daten, korrigiert sie bei Bedarf und bestätigt sie ausdrücklich. Der Fuhrparkverantwortliche prüft die Bilder anschließend anhand einer Checkliste und entscheidet über Freigabe oder Zurückweisung.

Anbieter und Modell

Für die KI-gestützte Erfassung der Führerscheindaten wird das von Google Ireland Limited bereitgestellte Modell Gemini verwendet. Genauere Informationen zum aktuellen Modell und der Version erhalten Sie auf Anfrage unter privacy@shiftmove.com. Informationen zum Einsatz von Google Ireland Limited als Unterauftragnehmer finden Sie unter: https://www.shiftmove.com/de/legal/subprocessors. Alle an Google übermittelten Daten werden unverzüglich nach der Verarbeitung gelöscht, im Rahmen der Zero Data Retention-Policy unserer eingesetzten KI-Infrastruktur.

Führerscheindaten werden gespeichert solange der entsprechende Prüfungseintrag im System hinterlegt ist und Shiftmove nicht zur Löschung angewiesen wurde oder durch das Ende des Vertrags dazu verpflichtet ist.

Führerscheindateien werden durch die Nutzer*innen übermittelt, um die Kontrolle der gültigen Fahrerlaubnis durchzuführen. Da die Dateien sensible Daten enthalten, werden sie lediglich bis zum Abschluss der Kontrolle der Fahrerlaubnis vorgehalten. Sobald die berechtigten Benutzer des Kunden die Kontrolle abgeschlossen haben, werden die übermittelten Dateien unverzüglich gelöscht.

Eine Aufbewahrung der Führerscheindateien in Back-ups findet nicht statt. Diese sind explizit von solchen Sicherungen ausgeschlossen, um eine möglichst geringe Speicherdauer zu gewährleisten.

Verschlüsselung

Führerscheindaten werden in-transit ausschließlich über eine TLS 1.2 (oder höher) geschützte Verbindung übermittelt. Legacy-Protokolle (TLS 1.0, 1.1) werden nicht akzeptiert und serverseitig blockiert. Führerscheindateien werden mittels SFTP (Secure File Transport Protocol) über eine mit SSH verschlüsselte Verbindung an die Avrios-Systeme übermittelt und dabei vor unrechtmäßigem Zugriff und Manipulation geschützt. Bei der Speicherung werden alle Führerscheindaten und -dateien über AES 256-Bit verschlüsselt. Die Schlüssel werden auf dedizierten Hardware Security Modules (HSM) gespeichert und im Rahmen des AWS Key Management Systems verwaltet.

Netzwerksicherheit

Die Systeme von Avrios sind in einer Private-Cloud gehostet und mittels einer Web-Application-Firewall geschützt. Die Kommunikation zwischen den Avrios-Services innerhalb unserer Serverumgebung findet ausschließlich verschlüsselt (TLS 1.2) statt.

Zugangs-, Zutritts- und Zugriffssicherheit

An Avrios übermittelte Daten werden in einem ISO-27001-zertifizierten und besonders geschützten Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland verarbeitet. Avrios stellt sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Kundendaten zugreifen können. Dabei gilt das „Need-to-know“-Prinzip. Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf Kundendaten sind durch eine gesonderte Vertraulichkeitsverpflichtung gebunden und werden regelmäßig in den Anforderungen des Datenschutzes geschult.

Innerhalb des Kundenkontos sind die Aufnahmen ausschließlich für berechtigte Benutzer im Prüfdialog sichtbar (siehe Abschnitt 5). Sie werden dort nur zum Zweck der Kontrolle angezeigt und nach deren Abschluss gelöscht.

Weitere Maßnahmen

Alle Zugriffe und Änderungen an Daten und Dateien werden protokolliert und geschützt gespeichert, sodass klar und personenbezogen nachvollziehbar ist, wer wann welche Daten verarbeitet hat. Die Verfügbarkeit wird durch regelmäßige Back-ups gewährleistet, die in physisch getrennten Availability-Zonen vorgehalten werden.

Sollten Sie noch keine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben oder sollten Ihnen die technischen und organisatorischen Maßnahmen fehlen, fragen Sie diese gern bei Ihrem Ansprechpartner oder unter privacy@avrios.com an. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Auswahl an Maßnahmen handelt. Eine umfassende Darstellung kann der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung entnommen werden.