Panoramica
Grazie al collegamento tra Avrios Pools e il registro delle corse Vimcar, il processo che va dalla prenotazione del veicolo alla documentazione a norma di legge diventa completamente automatizzato. Non appena i driver prenotano un veicolo tramite Avrios, i dati vengono trasferiti a Vimcar in modo fluido. Questo consente di registrare il viaggio direttamente nel registro delle corse, senza bisogno di assegnazioni manuali.
Requisiti per l'integrazione
Affinché lo scambio automatico di dati (Sincronizzazione Prenotazione-Viaggio / Booking-to-Trip Sync) funzioni correttamente, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
Piattaforma Shiftmove: la piattaforma Shiftmove deve essere attiva per la tua azienda.
Configurazione Avrios: la funzionalità Pools deve essere attiva in Avrios, e i driver devono avere accesso al pool pertinente e all'app Avrios Driver.
Configurazione Vimcar: il registro delle corse Vimcar deve essere configurato. Ciò include l'installazione completa dell'hardware (Vimcar Dongle o Box) nei veicoli.
Anagrafica identica: i veicoli e i driver devono essere presenti in entrambi i sistemi e contrassegnati come "Condivisi" (Shared).
Login: tutti gli utenti devono utilizzare il Login unico Shiftmove per entrambe le applicazioni.
Come funziona la sincronizzazione dei dati
Lo scambio di informazioni avviene in tempo reale:
Punti dati: quando viene effettuata una prenotazione in Avrios, a Vimcar vengono trasferiti solo il conducente, il veicolo e gli orari di inizio/fine.
Automazione: sulla base di questi dati, Vimcar riconosce automaticamente quale persona si trovava a bordo del veicolo al momento del viaggio.
Finestra di accesso: i driver ricevono automaticamente l'accesso al veicolo in Vimcar per l'intera durata della loro prenotazione per documentare i propri viaggi.
Il workflow del driver: dalla prenotazione al viaggio completato
Per garantire una documentazione senza interruzioni, i driver seguono questo processo:
Prenotazione in Avrios: i driver riservano il veicolo desiderato direttamente tramite l'app Avrios Driver, selezionando lo slot orario necessario.
Ricezione dell'email di conferma: una volta completata la prenotazione, i driver ricevono automaticamente un'email di conferma da Avrios. Questa funge da ricevuta per la prenotazione e contiene tutti i dettagli rilevanti.
Il viaggio: i driver utilizzano il veicolo all'ora prenotata. Grazie all'integrazione, non è necessario alcun login manuale a bordo del veicolo o nel sistema prima dell'inizio del viaggio.
Assegnazione automatica e categorizzazione: la sincronizzazione della prenotazione identifica automaticamente il conducente. Al termine del viaggio, questo viene registrato direttamente nel registro delle corse Vimcar. I driver possono quindi aprire l'app Vimcar e categorizzare il viaggio con pochi clic (es. aziendale, pendolarismo o privato).
Solleciti per viaggi non categorizzati: se un viaggio non viene categorizzato immediatamente, il sistema invia un promemoria automatico. I driver ricevono un'email di sollecito da Vimcar dopo 7 giorni. Un link diretto in questa email li reindirizza direttamente al viaggio non categorizzato nell'app Vimcar per la gestione finale.
Cosa devono tenere a mente i driver:
Stesso Login: usa il Login unico Shiftmove per entrambe le app.
Precisione degli orari: affinché l'assegnazione automatica in Vimcar funzioni perfettamente, l'orario di guida effettivo dovrebbe corrispondere il più possibile allo slot orario prenotato in Avrios.
FAQ
È possibile sincronizzare campi aggiuntivi (es. centri di costo)? Al momento vengono trasferiti solo i dati di prenotazione principali (conducente, veicolo, orario).
Cosa succede in caso di sovrapposizione di prenotazioni? Il sistema dà la priorità alla prenotazione memorizzata in Avrios per il rispettivo periodo di tempo.