Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den erfolgreichen Rollout der Avrios Beschaffungsakte:
Schritt 1: Testen Sie die Beschaffungsakte selber
Scheuen Sie sich nicht und legen Sie einfach eine Testakte in Avrios an, so können Sie alles ausprobieren und bekommen ein Gefühl für den Ablauf. Selbstverständlich kann die Test-Beschaffung jederzeit auch wieder gelöscht werden
Genug getestet? Sie können durch einen Klick oben rechts in der Beschaffungsakte auf "Änderungen" und dann "Löschen" die Akte jederzeit wieder entfernen.
Schritt 2: Passen Sie interne Dokumente mit der Beschaffung-E-Mail an
Senden Ihnen Ihre Fahrer oder Ihr Autohaus direkt Konfigurationen und Angebote an Ihre E-Mail? Leiten Sie diese an Ihre Beschaffung-E-Mail weiter (diese finden Sie unter "Beschaffungen" oben rechts: procurements_FIRMA@mg.avrios.com -> ersetzen Sie FIRMA durch Ihr Kürzel).
Wenn Sie Nachrichten an die Avrios Beschaffung-E-Mail bekommen, die wir keiner Beschaffung zuweisen können, so tauchen diese automatisch unter "Beschaffungen", "Inbox" auf.
Von hier können Sie dann direkt eine neue Beschaffungsakte eröffnen oder die Nachricht einer bestehenden Beschaffung zuweisen. Details hierzu finden Sie im Artikel Konfigurationen, Angebote & Bestellungen in der Beschaffungsakte.
Schritt 3: Informieren Sie die Lieferanten/Autohäuser
Da sich für den Lieferanten nichts ändert, ist dieser Schritt freiwillig. Wir empfehlen es aber dennoch.
Informieren Sie Ihre Lieferanten kurz über den neuen Vorgang mit Avrios und die Avrios Beschaffung-E-Mail. Sie können hierzu zum Beispiel den folgenden Text verwenden:
Betreff: Wichtig: Neue E-Mail-Adresse für Beschaffungen mit SUPERFIRMA
Guten Tag
Wir testen derzeit ein neues Tool für die Fahrzeugbeschaffung von der Firma Avrios. Ich möchte Sie daher bitten, alle Informationen (E-Mails, Angebote, Leasing Bestätigung, (Leasing) Vertrag, Fahrzeugschein etc.) die Fahrzeugbestellungen betreffen in Zukunft an folgende E-Mail-Adresse zu senden:
Zudem möchte ich Sie bitten, wenn immer möglich die Avrios Beschaffungs- ID (finden Sie ganz unten in jeder E-Mail, die Sie in Zukunft von uns erhalten) des Vorganges mitzusenden, Sie erleichtern uns damit die Arbeit sehr!
Besten Dank für Ihr Verständnis, wir freuen uns auf die weitere gute Zusammenarbeit mit Ihnen!
Freundliche Grüße
XXXXX
Schritt 4: Loslegen: Sparen Sie Zeit und Nerven mit der Avrios Beschaffungsakte!
Das ist alles! Erstellen Sie für jede neue Beschaffung eine Avrios Beschaffungsakte und profitieren Sie von allen Vorteilen der Beschaffungsakte:
Überblick: Alle Daten zur Beschaffung, inklusive aller E-Mails, sind in einer Beschaffungsakte
Automatisierung: Angebots- & Vertragsdaten werden automatisch für Sie ausgelesen
Perfektes Zusammenspiel mit der Fahrzeugakte: Ist das Fahrzeug vor Ort so werden alle Beschaffungsdokumente automatisch in die Fahrzeugakte übernommen
Noch Fragen oder Unklarheiten? Kontaktieren Sie uns einfach, unser Support hilft Ihnen gerne weiter!
Wie wäre es als Nächstes mit dem Anlegen einer Beschaffung in Avrios?