Sie können jede Art von Papierrechnungen hochladen. So können Sie sicherstellen, dass all Ihre Fuhrparkkosten erfasst und all Ihre Dokumente an einem Ort sind.
Welches Ausgabeformat hat Ihr Scanner?
Die Papierrechnung muss zunächst durch ein Einscannen digitalisiert werden. Wir unterstützen PDF-, TIF-, PNG- und JPG-Rechnungen. Was ist die Einstellung Ihres Scanners?
Scan wird als Dokument auf Ihrem Computer gespeichert
Scannen Sie die Rechnung ein.
Loggen Sie sich bei Avrios ein.
Klicken Sie in der Flottenübersicht oben rechts auf das kleine Kreuz und wählen Sie "Rechnung importieren" aus.
Klicken Sie auf "Papier/PDF Rechnung".
Wählen Sie im oberen Feld zwischen "Hauptorganisation" und "Sub-Organisation" aus.
Nun haben Sie zwei Möglichkeiten:
Drag-and-drop
Öffnen Sie den Ordner auf Ihrem Computer, in welchem die eingescannten Rechnungen gespeichert wurden.
Markieren Sie diese und ziehen Sie diese mit der Maus in das gestrichelte Viereck. Die Rechnungen werden nun hochgeladen.
Computer durchsuchen
Klicken Sie in dem Text im gestrichelten Viereck auf die blaue Schrift "hier klicken um zu durchsuchen."
Wählen Sie nun den Ordner und die Dokumente aus, welche Sie hochladen möchten (eine Mehrfachauswahl ist möglich). Klicken Sie dann auf "Öffnen".
Die Rechnung wird nun hochgeladen.
Scan wird Ihnen als E-Mail geschickt
Schicken Sie den Scan an Ihre Rechnung E-Mail-Adresse.
Wo finde ich meine Rechnung E-Mail-Adresse?
Die Rechnung wird nun automatisch hochgeladen.
Fuhrparkhelden-Tipp:
Wir empfehlen Ihnen eine Kurzwahltaste auf Ihrem Scanner einzurichten. So können Sie mit einem Knopfdruck Ihre Rechnungen automatisch in Avrios hochladen. Hierfür müssen Sie die firmenspezifische Rechnung E-Mail-Adresse im Scanner speichern und die Kurzwahltaste beim Scannen Ihrer Rechnungen drücken.
Scannt Ihre Finanzabteilung die Fuhrparkrechnungen sowieso ein? Dann können Sie auch dort die firmenspezifische Rechnung E-Mail-Adresse angeben, sodass die Rechnungen automatisch in Avrios hochgeladen werden und Sie diese nicht noch einmal einscannen brauchen.