Sie tanken bei einer lokalen Tankstelle und haben daher keine Rechnungen im Standardformat? Sie haben einen Excel Export mit Kosten aus Ihrer Buchhaltung oder anderen Anbietern (Leasing, Werkstatt etc.)? Damit Sie die Tankrechnungen oder Kosten in Excel dennoch hochladen können, haben wir eine Hilfsdatei für Sie erstellt. Diese können Sie wie folgt anwenden:
1. Anfrage des korrekten Formats
Bitten Sie die Tankstelle, Ihnen die Rechnung in einem elektronischen Format zukommen zu lassen (z.B. .xls, .csv oder .txt), sodass Sie sich Tipparbeit sparen können.
Ist es Ihnen nur möglich eine PDF- oder Papierrechnung zu erhalten, kontaktieren Sie uns bitte, um aufwendige Tipparbeit zu vermeiden.
2. Hilfsdatei herunterladen
Laden Sie die aktuelle Version der Hilfsdatei "Avrios Excel Rechnungsvorlage" herunter:
Klicken Sie in der Flottenübersicht auf das weiße "+" und wählen Sie "Rechnung importieren" aus.
Wählen Sie "Avrios Excel Rechnungsvorlage" aus.
Klicken Sie auf "Rechnungsvorlage herunterladen"
Speichern Sie diese Datei auf Ihrem Computer ab.
3. Rechnungsvorlage ausfüllen
Öffnen Sie die "Avrios Excel Rechnungsvorlage" auf Ihrem Computer.
Wählen Sie das Arbeitsblatt "Ihre Daten" aus. Diese Tabelle ist nun mit Ihren Daten zu befüllen. Da diese Datei automatisch ausgelesen wird, ist es wichtig, dass Sie diese Datei nicht verändern, sondern nur die markierten Felder mit Daten befüllen.
Felder mit einem * sind hierbei Pflichtfelder. Dies geht wie folgt:Rechnungskopf ausfüllen
Die ersten 2 Zeilen enthalten Informationen zum Rechnungskopf. Bitte kopieren Sie die relevanten Daten in die entsprechenden Felder. Hierbei gibt es Folgendes zu beachten:
Kopieren Sie den Anbieternamen in das Feld "Anbieter*".
Kopieren Sie das Rechnungsdatum in das Feld "Rechnungsdatum*".
Geben Sie die Währung in das Feld "Währung" ein, z.B. "EUR", "CHF", "USD" (Übersicht für gültige Werte).
Geben Sie die Einheit "Kilometer" oder "Meile" in das Feld "Entfernungseinheit*" ein.
Bitte lassen Sie das Feld "Satzart" unberührt. Dies dient beim Auslesen der Datei zur Identifizierung des Rechnungskopfes.
4. Rechnungspositionen ausfüllen
Ab Zeile 6 können Sie die einzelnen Rechnungspositionen ausfüllen. Die Pflichtfelder jeder Rechnungsposition müssen hierfür mindestens befüllt werden.
Kopieren Sie das Datum der Rechnungspositionen in das Feld "Datum*".
Geben Sie das Kfz-Kennzeichen des Kostenträgers (in gleichem Format & Schreibweise wie in Avrios) in das Feld "Kfz-Kennzeichen*" ein.
Geben Sie die Produktbezeichnung, z.B. "Diesel", "Super Plus", "Maut" oder "Autowäsche" in das Feld "Produkt*" ein. Dies ist ein Freitextfeld.
Geben Sie die Menge oder Anzahl der Einheiten, z.B. "1", "56,28" oder "56.28" in das Feld "Menge*" ein. Sie können sowohl einen "." als auch ein "," als Separator nutzen.
Geben Sie die Einheit "Liter", "Stück", "Kilogramm", "Stunde", "US-Gallone" oder "Imperiale Gallone" in das Feld "Einheit" ein. Bitte wählen Sie eines davon.
Bitte geben Sie entweder den Nettobetrag der Rechnung, z.B. "12.53" und den Mehrwertsteuersatz in %, z.B."19" oder den Bruttobetrag der Rechnung und den Mehrwertsteuersatz ein. 2 dieser 3 Felder müssen mindestens befüllt sein.
Optional können Sie noch folgende Daten eingeben:
Kilometerstand des Fahrzeugs, damit dieser auf Avrios aktualisiert wird.
Kostenart der Rechnungspositionen, damit die Kosten korrekt abgelegt werden. Die möglichen Kostenarten finden Sie im Arbeitsblatt "Kostenarten". Sie können hier auch Ihre selbst angelegten Kostenarten nutzen.
Lieferland im Feld "Land", um valide Kostenvergleiche erstellen zu können. Bitte geben Sie die Ländercodes ein, z.B. "DE", "CH" (Übersicht für gültige Werte).
Speichern Sie die Datei nun auf Ihrem Computer ab.
4. Hochladen der Rechnungsvorlage
Sobald Sie die Rechnungsvorlage ausgefüllt haben, können Sie diese in Avrios hochladen.
Klicken Sie auf das weiße "+" und wählen Sie "Rechnung importieren" aus.
Wählen Sie die gespeicherte "Avrios Excel Rechnungsvorlage" aus.
Ziehen Sie Ihre Rechnung(en) mit der Maus in das gestrichelte Viereck, bis dies rot wird oder klicken Sie auf "hier klicken zum Durchsuchen", um die Rechnungsdatei auf Ihrem Computer zu suchen und auszuwählen.
Die hochgeladenen Rechnungen finden Sie unter "Rechnungen" in der Menüleiste links.
Hier gibt es zusätzlich ein kurzes Video zur Nutzung der Avrios Excel Rechnungsvorlage: Avrios Excel Rechnungsvorlage nutzen