Pour obtenir des coûts kilométriques corrects et garder une vue d'ensemble continue d'éventuels paiements supplémentaires liés au leasing, les kilométrages de vos véhicules doivent toujours être à jour.
D'où les kilométrages sont-ils extraits par Avrios ?
Des factures de carburant
Si vous avez autorisé vos chauffeurs à saisir leur kilométrage sur vos cartes carburant, ces kilométrages saisis seront automatiquement importés lors de la validation de vos factures de carburant.
Des factures de garage
Les garages déterminent le kilométrage réel du véhicule à chaque réparation. Nous lisons le kilométrage automatiquement à partir de vos factures et validons vos kilométrages antérieurs.
Gestion des kilométrages
Les kilométrages pour chaque véhicule sont visibles sous l'onglet « Données de base ». Le système vérifie la plausibilité des kilométrages pour garantir l'exactitude de vos données. Les kilométrages erronés (comme un kilométrage inférieur au précédent) seront automatiquement rejetés et affichés en gris.
Vos conducteurs saisissent-ils des kilométrages erronés, ne les saisissent pas lors du plein, ou n'utilisent pas de cartes carburant ?
Vous pouvez configurer Avrios de manière à ce que vos conducteurs reçoivent un rappel automatique par e-mail si aucun kilométrage ou un kilométrage erroné a été saisi lors des trois derniers pleins. Activez cette fonction de la façon suivante :
Connectez-vous à Avrios avec un compte administrateur.
Cliquez sur « Paramètres système » dans la barre de menu à gauche et sélectionnez « E-mail conducteurs ».
Activez le bouton sous « Rappels du kilométrage aux conducteurs ».
Définissez à quel moment les rappels devront être envoyés (par exemple toutes les 6 semaines) et qui devra les recevoir (par exemple les véhicules en leasing). Dans cet exemple, tous les conducteurs de véhicules en leasing qui n'ont pas saisi de kilométrage valide au cours des 6 dernières semaines recevraient un e-mail de rappel.
Le conducteur pourra saisir le kilométrage actuel à partir d'un lien contenu dans l'e-mail.
