Questo documento descrive il processo e le misure di sicurezza adottate da Avrios per l'esecuzione dei controlli della patente di guida tramite il sistema di gestione della flotta Avrios e l'applicazione Avrios Driver.

Garantire la riservatezza e la sicurezza dei documenti inviati durante i controlli della patente di guida è di fondamentale importanza per Avrios. Queste misure sono parte integrante della nostra gestione della protezione dei dati e servono a tutelare la privacy e la sicurezza dei dati personali dei nostri clienti. Avrios prende sul serio la protezione dei dati e adotta diverse misure di sicurezza tecniche per garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati dell'utente. Tali misure vengono monitorate costantemente per garantire che soddisfino i requisiti attuali.

L'estrazione dei dati assistita dall'intelligenza artificiale, descritta nella Sezione 6, è una delle funzionalità di IA del prodotto. Una panoramica completa di tutte le funzionalità IA è disponibile nel documento separato "Informazioni – Funzionalità AI di Avrios".

Per le aziende che mettono a disposizione veicoli ai propri dipendenti, la verifica del possesso e della validità della patente è un dovere stabilito dalle norme sulla sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008 e art. 2087 c.c.) e dal Codice della Strada.

L'Art. 116, comma 14 del Codice della Strada punisce infatti l'incauto affidamento, sanzionando il proprietario o gestore del veicolo che affida il mezzo a un conducente privo di abilitazione (o con patente scaduta/sospesa) con sanzioni amministrative pecuniarie e il fermo amministrativo del veicolo per 3 mesi. Inoltre, in caso di sinistro, l'assenza di regolare verifica espone l'azienda al rischio di rivalsa da parte delle compagnie assicurate.

La legge (D.Lgs. 81/2008 e giurisprudenza) impone il dovere di diligenza e verifica periodica dell'idoneità del conducente per evitare responsabilità per incauto affidamento o omessa tutela della sicurezza.

Il controllo patente di Avrios vi permette di adempiere a questi obblighi nel rispetto del GDPR e di prevenire i rischi di incauto affidamento: il sistema sollecita automaticamente i conducenti a caricare il documento, tracciando e archiviando ogni verifica a tutela dell'azienda.

Avrios distingue tra dati della patente di guida e file della patente di guida durante l'archiviazione dei dati personali nell'ambito dei controlli della patente:

Con il controllo della patente di guida di Avrios, il conducente riceve automaticamente una richiesta di verifica della propria patente. Il conducente carica la patente tramite smartphone e il fleet manager può quindi verificarla e approvarla.

Il conducente viene subito invitato via e-mail o SMS, a seconda del metodo di notifica scelto. Nella Driver App, il guidatore scansiona la patente, verifica i dati estratti e conferma di aver eseguito il controllo personalmente, correttamente e veritieramente, e di essere in possesso di una patente valida. Il fleet manager esamina quindi le immagini secondo una lista di controllo e accetta o rifiuta la patente, fornendo una motivazione.

Il controllo si attiva automaticamente quando si aggiunge il conducente. Andare su Dati Master → Guidatori, fare clic su Aggiungi guidatore e attivare il selettore Controllo patente di guida. Avrios indicherà quindi che il conducente verrà immediatamente invitato a effettuare il controllo.

Sotto Metodo notifiche, scegliere se l'invito debba essere inviato via e-mail o Messaggio di testo. In base alla selezione, l'indirizzo e-mail o il numero di cellulare diventa un campo obbligatorio – senza queste informazioni, l'invito non potrà essere recapitato.

Per effettuare il controllo, il guidatore necessita di uno smartphone o di un dispositivo connesso a Internet dotato di fotocamera. L'intero processo richiede solo pochi minuti.

Immediatamente dopo il salvataggio delle informazioni del conducente, viene inviato un invito via e-mail o SMS. Questo contiene la data di scadenza e un link per effettuare il controllo. Il link deve essere aperto su uno smartphone o un tablet, poiché è necessaria una foto della patente. Se il link non funziona, di solito è utile utilizzare un browser diverso (ad es. Chrome). Se il conducente ha aperto il link su un computer, può inoltrare l'e-mail o inserire il proprio numero di cellulare per ricevere il link via SMS.

Il guidatore fotografa la patente di guida dal fronte e dal retro. Avrios Driver lo guida passo dopo passo nel processo e gli mostra in anticipo ciò che è importante. Le foto sfuocate o che presentano ombre e riflessi non saranno accettate.

Presupponendo una fotografia in cui la patente sia completamente all'interno dell'inquadratura, ben messa a fuoco e in cui gli ologrammi siano riconoscibili:

Avrios Driver mostra quindi i dati per la verifica: tipo di documento, numero di patente, data di rilascio, periodo di validità e paese. Il conducente verifica le informazioni e le corregge, se necessario.

Infine, il conducente conferma, spuntando una casella, di aver eseguito il controllo personalmente, correttamente e veritieramente, e di essere in possesso di una patente valida. Solo a questo punto i dati possono essere inviati.

Dopo aver inviato il modulo, il conducente riceve conferma che la patente di guida è stata trasmessa ed è ora in fase di verifica da parte del fleet manager. Verrà notificato automaticamente del risultato.

Nel modulo Conformità → Controllo della patente, è possibile vedere lo stato dell'intera flotta, visualizzato sotto forma di flusso: non iscritto, impostazioni, controllo patente guidatore, in attesa di revisione e patenti valide. I conducenti le cui patenti sono in attesa di verifica si trovano sotto in attesa di revisione. Fare clic su in attesa di revisione per aprire la finestra di verifica.

La finestra mostra le immagini inviate dal conducente. È possibile passare dal fronte al retro dell'immagine, ingrandirla o ruotarla. Una lista di controllo guida l'utente durante la revisione:

Se tutto è corretto, approvare la patente di guida facendo clic su "Approva". Il conducente verrà notificato automaticamente e il controllo successivo verrà programmato. Se qualcosa non va, selezionare un motivo di rifiuto (patente di guida non interamente visibile, numero di patente errato, patente scaduta, ologramma non visibile, immagini sfuocate, documento errato o altro) e spiegare cosa deve essere corretto nel campo dei commenti. Al conducente verrà quindi richiesto di fornire una nuova foto.

I dati della patente di guida non vengono più inseriti manualmente, ma letti dalla foto della patente stessa.

I dati vengono estratti esclusivamente previo consenso esplicito del conducente. Prima di iniziare, Avrios Driver App informa il conducente che non è richiesto alcun inserimento manuale, che i suoi dati saranno trattati in modo sicuro e che la foto verrà eliminata dopo il controllo.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento. Se il conducente non lo concede o lo revoca, rimane disponibile l'inserimento manuale dei dati della patente. I controlli della patente possono quindi essere effettuati in entrambi i casi. Il conducente non subisce alcun svantaggio rifiutando il consenso.

La lettura dei dati non sostituisce il controllo, ma lo prepara. Non viene presa alcuna decisione automatizzata in merito alla validità della patente di guida. Il conducente controlla i dati letti, li corregge, se necessario, e li conferma esplicitamente. Il fleet manager esamina quindi le immagini in base a una lista di controllo e decide se approvarle o rifiutarle.

Fornitore e modello

Per la raccolta dei dati della patente supportata dall'AI, viene utilizzato il modello Gemini di Google Ireland Limited. Informazioni più dettagliate sul modello e sulla versione attuali sono disponibili su richiesta all'indirizzo privacy@shiftmove.com. Informazioni sull'uso di Google Ireland Limited come subresponsabile del trattamento sono disponibili all'indirizzo: https://www.shiftmove.com/de/legal/subprocessors. Tutti i dati trasmessi a Google vengono eliminati immediatamente dopo l'elaborazione, in conformità con la Zero Data Retention Policy (Politica di conservazione zero dei dati) della nostra infrastruttura AI.

I dati della patente di guida saranno archiviati finché la corrispondente voce di verifica rimane memorizzata nel sistema e Shiftmove non ha ricevuto istruzioni di eliminarla o è obbligata a farlo al termine del contratto.

I file della patente di guida vengono inviati dagli utenti per verificare la validità della propria patente. Poiché questi file contengono dati sensibili, vengono conservati solo fino al completamento della verifica della patente. Una volta che gli utenti autorizzati del cliente hanno completato la verifica, i file inviati vengono immediatamente eliminati.

I file della patente di guida non vengono archiviati nei backup. Sono esplicitamente esclusi da tali backup per garantire il periodo di conservazione più breve possibile.

I dati della patente di guida vengono trasmessi in transito esclusivamente tramite una connessione protetta da TLS 1.2 (o superiore). I protocolli precedenti (TLS 1.0, 1.1) non sono accettati e vengono bloccati lato server. I file della patente di guida vengono trasferiti ai sistemi Avrios tramite SFTP (Secure File Transfer Protocol) su una connessione crittografata SSH, proteggendoli così da accessi non autorizzati e manipolazioni. Durante l'archiviazione, tutti i dati e i file della patente di guida vengono crittografati con la crittografia AES a 256 bit. Le chiavi sono archiviate su moduli di sicurezza hardware dedicati (HSM) e gestite all'interno dell'AWS Key Management System.

I sistemi Avrios sono ospitati in un cloud privato e protetti da un Web Application Firewall. La comunicazione tra i servizi Avrios all'interno del nostro ambiente server avviene esclusivamente in modalità crittografata (TLS 1.2).

I dati trasmessi ad Avrios vengono elaborati in un centro dati certificato ISO 27001 e altamente sicuro a Francoforte, in Germania. Avrios garantisce che solo i dipendenti autorizzati possano accedere ai dati dei clienti tramite autenticazione a due fattori. Si applica il principio del "need-to-know" (necessità di sapere). Tutti i dipendenti con accesso ai dati dei clienti sono vincolati da un accordo di riservatezza separato e ricevono una formazione regolare sui requisiti di protezione dei dati.

All'interno dell'account del cliente, le registrazioni sono visibili solo agli utenti autorizzati nella finestra di revisione (vedere la sezione 5). Vengono visualizzate solo a scopo di revisione ed eliminate al termine della stessa.

Tutti gli accessi e le modifiche ai dati e ai file vengono registrati e archiviati in modo sicuro, garantendo un'identificazione chiara e tracciabile di chi ha elaborato quali dati e quando. La disponibilità è garantita tramite backup regolari archiviati in zone di disponibilità fisicamente separate.

Se non avete ancora stipulato un accordo sul trattamento dei dati o se vi mancano le misure tecniche e organizzative necessarie, vi preghiamo di contattare il vostro referente o di inviare un'e-mail a privacy@avrios.com. Si prega di notare che questa è una selezione di misure. Una descrizione completa è disponibile nell'accordo sul trattamento dei dati.