Hai scansionato un intero raccoglitore o hai ricevuto una pila di posta in un unico PDF? Post Office riconosce che il file contiene più documenti e propone dove suddividerlo.
Chi può usare la funzione?
Tutti gli utenti che hanno accesso a Post Office. Non è necessaria alcuna configurazione aggiuntiva.
Come funziona
Caricamento: carica il PDF in Post Office trascinandolo nella pagina, oppure invialo al tuo indirizzo e-mail Post Office.
Riconoscimento: l’IA rileva che il file contiene più documenti. Come categoria viene mostrato Documento multiplo e nell’elenco compare “Deve essere suddiviso in documenti separati”.
Controllo: apri il documento. Vedrai l’avviso: “Documento multiplo rilevato. Questo file sembra contenere più documenti. Controlla la suddivisione prima di confermare.” Tutte le pagine sono mostrate come anteprime e i documenti proposti sono separati da linee di divisione.
Modifica, se necessario:
Clicca sulla linea di divisione tra due pagine per aggiungere o rimuovere una suddivisione.
Sposta una pagina con le frecce.
Ruota una pagina se la scansione è capovolta.
Clicca sull’icona del cestino per escludere una pagina dai nuovi documenti.
Con i pulsanti dello zoom puoi scegliere quante pagine visualizzare per riga.
Conferma: clicca su Conferma e suddividi in X documento/i.
Cosa succede dopo la suddivisione?
Ogni parte compare in Post Office come documento a sé.
L’IA categorizza e rinomina ogni nuovo documento come qualsiasi altro caricamento (fattura, multa, documento del veicolo, documento di sinistro). Confermi ciascun documento come di consueto.
Il file originale resta nell’elenco con lo stato Suddiviso. Serve solo per la consultazione e non può più essere modificato.
Da sapere
Solo i file PDF possono essere suddivisi. I file JPG, PNG e TIFF possono essere caricati, ma non suddivisi.
Un file viene considerato un documento multiplo quando le sue parti riguardano pratiche diverse, ad esempio veicoli, contratti o sinistri diversi. Una lettera con allegati relativi alla stessa pratica resta un unico documento. Se l’IA non è sicura, non propone alcuna suddivisione.
I documenti multipli li controlli sempre tu. Non possono essere confermati automaticamente e vengono saltati dalla conferma collettiva.
I documenti con lo stato Ignorato o Elaborato non possono essere suddivisi.
Controlla la proposta prima di confermare, soprattutto nel caso di scansioni lunghe.
L’IA non ha riconosciuto un documento multiplo? Imposta tu la categoria del documento su Documento multiplo. Si apre la vista di suddivisione e puoi inserire le suddivisioni manualmente.
E-mail: se una e-mail contiene più allegati separati, questi arrivano già come documenti distinti. La proposta di suddivisione riguarda un singolo PDF che contiene più documenti.