Wiederkehrende Kosten aus Verträgen

Wiederkehrende Kosten aus Verträgen sind einer der größten Kostenblöcke im Fuhrpark. Aus diesem Grund haben wir viel Arbeit investiert, dass diese Kosten sauber in die Gesamtkostenrechnung einfließen.

In Avrios können folgende Verträge angelegt werden. Die Kosten aus diesen Verträgen werden automatisch in Ihre Kostenrechnung übernommen:

Versicherung

Wartung

Finanzierung

Folgendermaßen legen Sie einen Vertrag an:

Nichts, Avrios berechnet automatisch - basierend auf der Vertragslaufzeit - wie lange die Vertragskosten in die Kostenrechnung einfließen sollen.

Das kommt auf den Detailgrad der Veränderung an. Ändert sich tatsächlich nur die Vertragslaufzeit, dann gehen Sie in die Fahrzeugakte des betroffenen Fahrzeugs unter Verträge und klicken Sie auf die drei kleinen Punkte und anschließend auf “Aktuellen Vertrag“ bearbeiten:

Wichtiger Hinweis Bitte beachten Sie: Alle Veränderungen, die Sie hier vornehmen, gelten für die gesamte angegebene Vertragslaufzeit. Ändern Sie beispielsweise die Leasingrate unter “Aktuellen Vertrag bearbeiten” geht Avrios davon aus, dass diese Änderungen seit dem Vertragsstart gilt. Gelten die Änderungen erst ab einem bestimmten Stichtag, dann wählen Sie bitte “Vertragsanpassung hinzufügen”. Sind Sie sich unsicher, welche Option die richtige für Sie ist, kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner bei Avrios oder schreiben Sie uns im Chat.

Wenn die Vertragsinformationen für die gesamte Vertragslaufzeit gilt.

Ein Beispiel:

Sie haben ein Fahrzeug früher als Vertragsende, am 01.06.2019, zurückgegeben und Ihre Versicherung gekündigt. Der Vertrag lief ursprünglich bis zum 31.12.2019. Ihre Versicherung akzeptiert die Kündigung auf den 01.07.2019. Das heißt: bis hierhin laufen Kosten für Sie auf, aber nicht darüber hinaus. Ursprünglich hätten Sie die Versicherung bis zum 31.12.19 bezahlen müssen. Um das so abzubilden, gehen Sie einfach unter “Aktuellen Vertrag anpassen” unter dem betroffenen Versicherungsvertrag und ändern Sie das Vertragsende auf den 01.07.19. Das System berechnet die Kosten nur bis zu diesem Stichtag (01.07.).

Generell gilt es zu definieren, was Vertragsanpassungen sind. Vertragsanpassungen in Avrios sind all die Änderungen, die nicht für die gesamte Vertragslaufzeit vorgenommen werden. Das kann auch sinnvoll sein, wenn Sie die Historie eines Vertrags und der Änderungen nachvollziehen möchten. Immer wenn Sie “Vertragsanpassung hinzufügen” auswählen, wird in Avrios eine neue Version des Vertrags angelegt. In dieser Version müssen Sie bestimmen, ab wann diese Version gültig sein soll.

Schauen wir uns das wieder mithilfe eines Beispiels an:

Sie haben einen Leasingvertrag, der ab dem 31.12.2017 läuft und bis zum 15.03.2020 laufen sollte - bei einer Leasingrate von 400€. Sie entscheiden sich, das Fahrzeug drei weitere Monate zu behalten. Ihre Leasing berechnet Ihnen für diese drei Monate auf dem selben Vertrag jetzt aber 450€. In diesem Moment bleibt der Vertrag mit allen Rahmenbedingungen zwar der gleiche, aber es ist trotzdem eine neue Version mit einer höheren Rate. Diese Rate zahlen Sie ab dem 15.03.2020. Davor rechnet Avrios weiterhin mit 400€. So stellen wir sicher, dass die Gesamtkostenrechnung aufgeht.

Korrekte Berechnung (mit angepasstem Vertrag)

Leasingrate: 31.12.2017 - 15.03.2020: 400€ x 39.5 Monate = 15'800€

Leasingrate: 15.03.2020 - 15.06.2020: 450€ x 3 Monate = 1'350€

Total 17'150€

Falsche Berechnung (ohne Vertragsanpassung)

Leasingrate: 31.12.2017 - 15.06.2020: 400€ x 42.5 Monate = 17'000€

Nein, im Gegenteil. Für eine schnellere Digitalisierung für alle Kunden lehnt Avrios PDF Vertragsrechnungen aktiv ab, wenn sie als solche erkannt werden. Rutscht doch mal eine Rechnung durch, priorisiert das System immer den eigentlichen Betrag, der aus dem hinterlegten Vertrag hervorgeht. Dies gilt für alle Vertragsabrechnungen mit Ausnahme von Leasingendabrechnungen oder Leasingrechnungen, die einen außervertraglichen Service beinhalten (wie bspw.) die Auslieferung eines Fahrzeugs. Diese Beträge sind nicht durch den Betrag im Leasingvertrag abgedeckt und werden deswegen für die Kostenrechnung zu den Vertragskosten dazu gerechnet.

Erhalten Sie beispielsweise eine Gutschrift Ihrer Versicherung, weil Sie den Vertrag nicht bis zum Ende in Anspruch genommen haben, ist der richtige Weg, die Vertragslaufzeit für diesen Vertrag anzupassen. So stellen Sie garantiert sicher, dass Ihre Gesamtkostenrechnung stimmt. Passen Sie auf, dass Sie die dazugehörige Gutschrift nicht in Avrios hochladen. Dies würde dazu führen, dass die verkürzte Vertragslaufzeit und die Gutschrift summiert werden und so zu einem unrealistisch niedrigen und falschen Wert führen.

Massenänderungen bedeuten immer einen komplexeren Eingriff in die Datenbank. Um Ihnen zu garantieren, dass Ihre Daten in Ordnung sind und alles richtig dargestellt wird, werden solche Aktivitäten ausschließlich von Administratoren auf Seiten Avrios durchgeführt. Kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner per Chat, Mail oder Telefon oder schreiben Sie eine Mail an support@avrios.com