Ihre Rechnung konnte nicht digitalisiert werden - Aber keinen Grund zur Sorge, es geht nichts verloren
Hin und wieder kommt es vor, dass wir eine Rechnung die Sie in Avrios hochgeladen haben, nicht auslesen können. In 100% dieser Fälle machen wir das, um Ihre Datenhygiene in Avrios sicherzustellen. Im folgenden sehen Sie die Gründe, warum die Rechnungen abgelehnt wurden und wie Sie mit dem Fehler umgehen können.
Hinweis: Wir digitalisieren jeden Tag bis zu 1000 Rechnungen - dabei durchläuft jede Rechnung eine manuelle Qualitätskontrolle durch einen Menschen. In ganz wenigen Fällen passieren uns dabei auch kleine Fehler - wenn es dadurch auf Ihrer Seite zu Unannehmlichkeiten kommt, möchten wir uns dafür entschuldigen.
FUEL
Tankrechnungen sind einer der großen Kostentreiber im Fuhrpark. Aus diesem Grund widmen wir einen großen Teil unserer Arbeit, Ihre Tankkosten ohne manuelle Arbeit in Avrios zu importieren. Das funktioniert bereits für über 30 Tankkartenanbieter.
Haben Sie eine Tankkartenabrechnung bekommen? Wir bitten Sie darum diese nicht unter Rechnungen hochzuladen. In der Rechnungsdigitalisierung werden Tankabrechnungen vom System abgelehnt, da es effizientere Wege gibt Ihre Tankdaten zu importieren. Kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei Avrios, wenn Sie Tankrechnungen importieren möchten, die noch nicht über die Schnittstellen ins System gelangen. Wir helfen Ihnen sehr gerne dabei diese anzulegen.
Klicken Sie dazu einfach oben rechts auf das Fragezeichen wenn Sie in Ihren Avrios-Account eingeloggt sind.
CONTRACT_PAYMENT
Rechnungen zu Verträgen sind regelmäßig aufkommende Kosten - also Fixkosten. Die Verarbeitung dieser Kosten ist in Avrios anders gelöst als für flexible und unregelmäßig auftretende Kosten. Rechnungen zu Verträgen sollen mit Ausnahme von Leasingrückgabekosten nicht über das Rechnungstool hochgeladen werden. Diese werden vom System abgelehnt, wenn sie als solche erkannt werden.
Legen Sie bitte für Vertragskosten den jeweiligen Vertrag in Avrios an. Die Kosten die hier hinterlegt werden, laufen so lange zuverlässig in Ihre Kostenrechnung ein, wie es durch die Vertragslaufzeit definiert wird. Weitere Informationen zu Vertragsrechnungen und wie damit umgegangen werden muss finden Sie auf dieser Hilfeseite.
Haben Sie noch nie eine Vertrag angelegt, oder sind Sie sich unsicher, wie das funktioniert? Kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner bei Avrios. Klicken Sie dazu auf das kleine Fragezeichen oben rechts in der Ecke, wenn Sie bei Avrios eingeloggt sind.
MISSING_PAGE/MISSING_DATA
Haben Sie Rechnungen mit der Fehlermeldung Missing Page/Missing Data wurden diese vom System abgelehnt um Ihnen die höchste Datenqualität im System zu garantieren.
Wurden Rechnungen abgelehnt, können Sie diese auf die folgenden Fehlerursachen untersuchen:
Sind alle Seiten einer Rechnung vorhanden? Wenn aus einer Rechnung hervorgeht, dass eine Rechnung bspw. 11 Seiten haben sollte, wir aber nur 7 empfangen haben, wird diese Rechnung abgelehnt, da die Wahrscheinlichkeit auf Unvollständigkeit der ausgelesenen Daten sehr hoch ist
Ist der Kostenträger (Fahrzeug, Fahrer) für jede Rechnungsposition klar erkenntlich?
Ist eine Rechnungsnummer erkenntlich? Diese wird benötigt um auf eventuelle Duplikate zu prüfen.
Entspricht die Summe aller einzelner Rechnungspositionen der Gesamtrechnungs-Summe?
Liegt keines der vorangegangen Probleme vor, laden Sie die Rechnung einfach nochmals hoch oder kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner, wenn Sie sich unsicher sind. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
NO_INVOICE
Diese Fehlermeldung kommt, wenn es sich bei dem hochgeladenen Dokument nicht klar um eine Rechnung handelt. Das beste Erkennungsmerkmal, ob es sich um eine Rechnung handelt ist die Existenz einer Rechnungsnummer.
Folgende Dokumente werden im Sinne der Datenhygiene in Ihrem Account nicht ausgelesen:
Kostenvoranschläge
Einzahlungsscheine
Mahnungen
Bestellungen
Alle anderen fuhrparkrelevanten Dokumente wie Fahrzeugscheine, Versicherungsverträge, Schadendokumentationen etc. werden von der Rechnungsdigitalisierung auch nicht berücksichtigt. Diese können Sie direkt in der Fahrzeugakte ablegen.
UNREADABLE
Diese Fehlermeldung bedeutet, dass das System das Dokument nicht auslesen konnte. Der Scan oder die Rechnung muss qualitativ gut genug sein, dass die Daten mit menschlichem Auge erkannt werden können. Rechnungspositionen dürfen nicht abgeschnitten sein und die Rechnung muss vollständig sichtbar sein. Starke Verdrehungen und Schattierungen können das Auslesen der Rechnung verhindern.
In ganz seltenen Fällen kann unser System gewisse Rechnungen nicht öffnen. Das passiert bei einigen wenigen alten Scanner Modellen. Sind Sie der Meinung, dass ein Dokument eindeutig lesbar ist und nichts abgeschnitten wurde, können Sie dieses jederzeit wieder hochladen. Sobald es einmal auf Ihrem Computer geöffnet und wieder hochgeladen wurde sollte unser System die Datei ebenfalls öffnen können.
DUPE
Diese Fehlermeldung bedeutet, dass wir diese Rechnung bereits im System hatten. Sie wird kein zweites mal ausgelesen, um Ihre Daten nicht zu verfälschen. Sind Sie der Meinung, dass die Rechnung dennoch ausgelesen werden muss, laden Sie diese einfach nochmal hoch. Ansonsten können Sie diese Dateien ignorieren.