Sehen Sie in der Flottenübersicht die orangene Flagge mit der Meldung "Rechnungen mit fehlenden Daten" nachdem Sie Rechnungen hochgeladen haben? Dies bedeutet, dass die Daten Ihrer Rechnungen noch nicht den Kostenträgern zugewiesen werden konnten. Mit folgenden Schritten können Sie die Rechnung abschließen.
Um welche Fehlermeldung handelt es sich?
Klicken Sie auf die Fehlermeldung in der Flottenübersicht und dann auf "beheben" um die Rechnung näher untersuchen zu können. Wie lautet die Fehlermeldung?
"Diese Rechnungsposition ist keinem Fahrzeug zugewiesen (Fahrzeug auf Rechnung: x )"
Diese Fehlermeldung sehen Sie in zwei Fällen:
"Diese Rechnungsposition ist eine Vertragszahlung, aber mit keinem Vertrag verknüpft." (Vertragsnummer auf Rechnung: 123456)
Rechnungen mit Vertragszahlungen werden mit den angelegten Verträgen beim entsprechenden Fahrzeug über die Vertragsnummer verknüpft. Wenn der Vertrag oder die Vertragsnummer nicht im System abgelegt ist, kann diese Verknüpfung nicht erstellt werden. Gehen Sie wie folgt vor, um die Fehlermeldung zu beheben:
Wenn alle Fehlermeldungen behoben sind, können Sie die Rechnung freigeben mit dem Button "Rechnung freigeben" oben oder unten rechts. Sie finden Ihre Rechnungen unter "Rechnungen" in der Menüleiste links.
Fuhrparkhelden-Tipp:
Haben Sie viele Rechnungen ohne Kennzeichen und Fahrgestellnummer? Schreiben Sie das Kennzeichen händisch auf der Rechnung vor dem einscannen, dann wird es ausgelesen und die Rechnungspositionen automatisch dem korrekten Fahrzeug zugeordnet.