Sehen Sie in der Flottenübersicht die orange Flagge mit der Meldung "Rechnungen mit fehlenden Daten", nachdem Sie Tankrechnungen hochgeladen haben? Dies bedeutet, dass die Daten Ihrer Rechnungen noch nicht den Kostenträgern zugewiesen werden konnten oder suspekte Betankungen vorhanden sind. Mit folgenden Schritten können Sie die Rechnung abschließen.
Identifikation & Behebung des Fehlers
Klicken Sie auf die Fehlermeldung und wählen Sie die entsprechende Rechnung durch einen Klick aus.
Sie sehen nun die Rechnung mit mehr Details. Links unter dem Rechnungskopf finden Sie die Fehlermeldung mit einem weißen Kreuz auf rotem Grund. Welche Fehlermeldung sehen Sie?
"Tankkarten unbekannt"
Die Tankkartennummer ist hier nicht bekannt. Die Tankkarte muss zunächst angelegt werden.
Wie lege ich Tankkarten neu an?
Werden mit dieser Tankkarte mehrere Fahrzeuge getankt? Legen Sie hierfür ein virtuelles Fahrzeug an.
"Tankkarten ohne Zuweisung"
Der Kostenträger der Tankkarte ist hier nicht bekannt. Die Tankkarte muss eindeutig einem Fahrzeug zugewiesen werden."Suspekte Betankungen"
Die Betankungen passen nicht zum zugewiesenen Fahrzeug (z.B. wurde ein Dieselfahrzeug hier mit Benzin betankt).
Gibt es in Ihrer Rechnung Rechnungspositionen, die keinem einzelnen Fahrzeug zugeordnet werden können (z.B. Tankkartengebühren, Servicegebühren, Gebühren für Rechnungsversand)? Diese Kosten können Sie einem virtuellen Fahrzeug zuordnen.
Freigabe der Tankrechnung
Sobald Sie die Fehlermeldungen behoben haben, werden die Rechnungspositionen freigegeben. Sie finden Ihre Rechnung unter "Rechnungen" in der Menüleiste links. Nun sind auch die Kosten und Kilometerstände den entsprechenden Kostenträgern (= Fahrzeug) zugeordnet.
