Pourquoi utiliser le Bureau de poste ?
Le Bureau de poste automatise le processus d'archivage des documents grâce à l'IA et offre :
Centralisation : Un lieu unique pour les factures, les amendes et les papiers du véhicule.
Nommage intelligent : Fini les noms de fichiers cryptiques comme "SCAN_1234.pdf".
Gain de temps : L'IA s'occupe du travail préliminaire ; vous n'avez plus qu'à donner le "OK" final.
À qui s'adresse le Bureau de poste [Beta] ?
Les utilisateurs des forfaits Pro & Enterprise ont dès aujourd'hui la possibilité de s'assurer un accès anticipé. Vous pouvez ainsi tester toutes les fonctions de manière approfondie et les intégrer à vos flux de travail avant le lancement officiel.
Vous utilisez un autre forfait et souhaitez tester le Bureau de poste ? > Contactez votre gestionnaire de compte ou notre support.
Comment ça marche
Grâce à l'IA, le système reconnaît automatiquement les documents, les nomme et les affecte aux bons objets dans Avrios.
Le processus est conçu pour être fluide et organise vos documents en trois étapes simples :
Réception : Téléchargez des fichiers par glisser-déposer ou utilisez votre adresse e-mail individuelle du Bureau de poste pour transférer des documents directement depuis votre scanner ou votre prestataire de services.
Traitement par l'IA : Le système reconnaît l'immatriculation, la date et le type de document. Il propose automatiquement un nom standardisé et le dossier de destination approprié.
Vérification & Confirmation : Confirmez les propositions individuellement ou utilisez les actions groupées pour une rapidité maximale.
💡 Résultat : Les documents sont automatiquement affectés, nommés et archivés.
Types de documents pris en charge
Dans la phase bêta actuelle, le Bureau de poste est optimisé pour les types de documents les plus courants de la gestion de flotte. Vous pouvez traiter les formats pdf, jpeg ou png.
Type de document | Actions effectuées par l'IA |
Amendes | Crée automatiquement un nouvel enregistrement d'amende et propose un nom. |
Factures | Crée une nouvelle entrée de facture et propose un nom. |
Documents du véhicule | Identifie le véhicule, propose le sous-dossier approprié (ex: « Rapport de contrôle technique ») et le dépose dans le dossier du véhicule. |
Documents de sinistre | Ajoute des documents aux dossiers de sinistres existants ou aide à la création d'un nouveau sinistre via l'IA. |
Quelle est la suite ?
L'automatisation du simple archivage de documents ne marque que la première étape. Notre objectif est l'accompagnement complet du processus : c'est pourquoi nous enrichirons prochainement le Bureau de poste de flux de travail intelligents et automatisés.
Partage automatique de documents (Splitting)
Automatisation des Workflows :
Documents du conducteur
Ajustements de contrats de leasing
Certificats d'immatriculation (lecture du VIN)
Clôture des tâches de maintenance / contrôle technique
Note : Pour les offres de leasing ou d'achat, veuillez continuer à utiliser le module d'approvisionnement dédié.
Gérer les documents
Nommage automatique & Dossiers
L'IA crée des noms de fichiers basés sur la date extraite, l'objet (ex: immatriculation) et le type de document.
Aucune date reconnue ? L'IA utilise par défaut la date de téléchargement.
Comment les dossiers du véhicule sont-ils choisis ? L'IA scanne vos structures de dossiers existantes dans le véhicule. Plus vos dossiers sont nommés de manière explicite, plus l'IA pourra les affecter avec précision.
Confirmer les documents
Un document peut être confirmé dès que tous les champs nécessaires ont été reconnus. Vous avez trois possibilités :
Vérification individuelle : Pour les documents nécessitant un contrôle précis. Ouvrez le document, vérifiez les données et cliquez sur « Confirmer ».
Mode Revue : Un flux de travail guidé qui vous dirige à travers tous les nouveaux documents. Utilisez le bouton « Revue » en haut à droite pour traiter efficacement tous les documents en attente les uns après les autres.
Action groupée (Bulk) : Confirmez plusieurs documents en un clic.
Note : Lors de la confirmation groupée, les propositions de l'IA pour les noms et les dossiers sont automatiquement adoptées.
Sécurité & Protection des données
La protection de vos données de flotte est notre priorité absolue. L'analyse de vos documents s'effectue selon les normes de sécurité les plus élevées et dans le respect du RGPD.
Foire aux questions (FAQ)
Reconnaissance & Qualité des données
Question : Comment sont gérées les erreurs de lecture (ex: faute de frappe dans l'immatriculation) ?
Réponse : Le système utilise un processus de vérification. L'IA fait des propositions pour l'immatriculation, la date et le type, mais c'est vous qui donnez la validation finale. Vous pouvez simplement corriger manuellement les données erronées lors de l'étape de vérification.
Question : L'IA apprend-elle, par exemple grâce aux catégorisations manuelles ? Réponse : Non, ce n'est pas le cas pour le moment. L'IA analyse les noms de vos dossiers existants. Plus vos noms de dossiers sont clairs et descriptifs, plus l'IA sera pertinente lors de l'archivage automatique.
Question : Le Bureau de poste reconnaît-il les documents en double ?
Réponse : Les doublons ne sont actuellement reconnus que pour les factures.
Question : Le Bureau de poste peut-il aussi affecter correctement des documents dans des langues étrangères ?
Réponse : Oui, comme l'IA sous-jacente est multilingue, les documents multilingues peuvent également être traités.
Fonctionnalités & Types de documents
Question : Le système reconnaît-il aussi les données sur les factures groupées ? Réponse : Les factures groupées sont généralement reconnues. Le détail précis de factures groupées très complexes doit être vérifié au cas par cas pendant la phase de test actuelle.
Question : Peut-on paramétrer le système pour qu'il sépare automatiquement les documents lorsqu'ils arrivent groupés dans un mail ?
Réponse : Si vous joignez plusieurs documents séparés dans un mail, ils arriveront tous séparément dans le Bureau de poste. Si vous avez un gros fichier contenant plusieurs types de documents différents, il n'est pas encore divisé automatiquement. Cette fonction est déjà prévue (« Division de documents »).
Question : Les factures de recharge pour voitures électriques sont-elles traitées comme les factures de carburant ?
Réponse : Elles sont saisies comme des factures normales et reconnues de la même manière que les factures groupées.
Question : Comment gérer les nouveaux sinistres ?
Réponse : Si un document se rapporte à un nouveau sinistre, cliquez simplement sur « Créer nouveau ». Le Bureau de poste ouvre un onglet pour la création du sinistre assistée par l'IA.
Processus & Intégration
Question : Le téléchargement du rapport de contrôle technique marque-t-il la tâche comme terminée dans le système ?
Réponse : Pas encore. Cependant, la clôture automatique des tâches par le téléchargement des documents est fermement prévue comme une fonctionnalité à venir.
Question : Les autres adresses d'importation pour les amendes ou les factures disparaissent-elles ?
Réponse : Non. Les adresses d'importation continuent de fonctionner. Un grand avantage du Bureau de poste est le téléchargement simultané de plusieurs amendes.
Coûts & Accès
Question : À partir de quel forfait peut-on utiliser cette option et combien coûte-t-elle ?
Réponse : La fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs des forfaits Pro et Enterprise. Si vous utilisez un autre forfait, veuillez contacter votre gestionnaire de compte.
Question : Peut-on utiliser le Bureau de poste dans différentes organisations ? Réponse : Oui. La visibilité des documents est protégée par le niveau d'organisation respectif. Vous ne voyez que ce pour quoi vous avez l'autorisation correspondante. Seuls les utilisateurs disposant de droits d'écriture peuvent télécharger des documents.