L'explication en vidéo (en allemand) :

Que ce soit dans le cas d'une location, d'un leasing ou d'un achat, la durée pendant laquelle un véhicule fait partie de votre flotte est déterminée par le contrat de financement. Lorsqu'un contrat de financement arrive à son terme et que vous ne souhaitez pas le prolonger, le véhicule est généralement retiré de la flotte.
Le véhicule est alors archivé dans le système Avrios.

Pour archiver les véhicules, nous mettons un processus de mise hors service complet à votre disposition.
Une fois la mise hors service effectuée, la durée de vie du véhicule prend fin, tout comme les coûts contractuels courants.

Les possibilités de mise hors service dépendent du contrat de financement sous-jacent (voir tableau ci-dessous).

Avrios vous informe de l'expiration des contrats. Vous pouvez à tout moment consulter l'onglet « Exploitation », sous « Mises hors service à venir ».

Aussi, dès lors qu'un contrat a expiré, un avertissement correspondant apparaît dans l'aperçu de la flotte et dans le dossier du véhicule sous « Aperçu » et « Contrats »

Une fois le contrat expiré, il existe plusieurs façons de lancer la mise hors service :

1. Sous « Contrats » dans le dossier du véhicule. Cliquez sur « Lancer la mise hors service » dans la zone de l'avertissement.

2. Dans le dossier du véhicule, sous l'icône de commande « Modifications ».

Commencez la mise hors service comme décrit ci-dessus.

1. Sélectionnez un plan de mise hors service approprié.

Vous avez le choix entre « Restitution à la société de leasing », « Achat du véhicule » ou « Achat et vente du véhicule ».

2. Fixez une date de restitution. Cette date est très importante : elle doit correspondre au jour à partir duquel le véhicule ne sera plus actif dans la flotte.

La date de restitution ne doit toutefois pas être fixée immédiatement. Vous pouvez en effet laisser la mise hors service en suspens jusqu'à ce que la date soit fixée.

Une fois le véhicule restitué ou vendu, il conserve dans un premier temps le statut

« hors service » (c'est-à-dire qu'il n'est pas encore « archivé »).

Exemple : En cas d'oubli de finalisation du processus après réception des factures et des documents, le véhicule n'est plus actif, mais il ne sera pas encore archivé.

Le statut passe à « archivé » dès lors que la facture finale est téléchargée.

Si vous rachetez un véhicule auprès de la société de leasing, vous pouvez créer un nouveau contrat d'achat avec Avrios. Le contrat de financement passe alors du leasing à l'achat. Le véhicule reste actif dans la flotte.

Les rapports de coûts TCO, aperçu des coûts et analyse des coûts calculent les coûts mensuels de leasing jusqu'à la date de fin du contrat.

Le contrat de leasing est prolongé automatiquement dans Avrios dès que vous fixez une date de restitution dans la mise au hors service qui dépasse la fin prévue du contrat.

Vous n'avez donc plus besoin d'ajuster séparément la fin du contrat et les coûts sont affichés correctement.