Vous avez fait le plein dans une station-service locale et ne disposez pas de factures au format standard ?Vous effectuez un export Excel avec les coûts provenant de votre comptabilité ou d'autres prestataires (leasing, garage, etc.) ?
Pas de problème, nous avons créé un fichier d'aide pour que vous puissiez télécharger vos factures de carburant ou vos frais divers dans Excel.
Voici comment :
1. Demandez le format de fichier adéquat
Demandez à la station-service de vous envoyer la facture dans un format électronique (par exemple .xls, .csv ou .txt) afin de vous éviter de devoir la saisir manuellement.
Si vous ne pouvez obtenir qu'une facture au format PDF ou papier, veuillez nous contacter afin d'éviter une saisie fastidieuse.
2. Téléchargez le fichier d'aide
Téléchargez la version actuelle du fichier d'aide « Modèle de facture Excel Avrios » :
Dans l'aperçu de la flotte, cliquez sur le « + » et sélectionnez « Importer une facture ».
Sélectionnez « Modèle de facture Excel Avrios ».
Cliquez sur « Télécharger le modèle de facture ».
Enregistrez ce fichier sur votre ordinateur.
3. Remplissez le modèle de facture
Ouvrez le « modèle de facture Excel Avrios » sur votre ordinateur.
Sélectionnez la feuille de calcul « Vos données ». Vous devez maintenant remplir ce tableau avec vos données. Comme ce fichier est lu automatiquement, il est important de ne pas le modifier, mais de remplir uniquement les champs marqués avec vos données. Les champs marqués d'un * sont obligatoires.
Procédez comme suit :
Remplissez l'en-tête de la facture. Les deux premières lignes contiennent des informations sur l'en-tête de la facture. Veuillez copier les données pertinentes dans les champs correspondants. Notez les points suivants :
Copiez le nom du fournisseur dans le champ « Fournisseur* ».
Copiez la date de facturation dans le champ « Date de facturation* ».
Saisissez la devise dans le champ « Devise », par exemple « EUR », « CHF », « USD » (aperçu des valeurs valides).
Saisissez l'unité « Kilomètre » ou « Mille » dans le champ « Unité de distance* ».
Veuillez ne pas modifier le champ « Type de taux ». Celui-ci sert à identifier l'en-tête de la facture lors de la lecture du fichier.
4. Remplissez les postes de facture
Vous pouvez remplir les différents postes de facture à partir de la ligne 6. Les champs obligatoires de chaque poste de facture doivent être remplis au minimum.
Copiez la date des postes de facture dans le champ « Date* ».
Saisissez le numéro d'immatriculation du véhicule du payeur (dans le même format et la même orthographe que dans Avrios) dans le champ « Numéro d'immatriculation* ».
Saisissez la désignation du produit, par exemple « Diesel », « Super Plus »,
« Péage » ou « Lavage de voiture » dans le champ « Produit* ». Il s'agit ici d'un champ de texte libre.Saisissez la quantité ou le nombre d'unités, par exemple « 1 », « 56,28 » ou
« 56.28 » dans le champ « Quantité* ». Vous pouvez aussi bien utiliser « . » que
« , » comme séparateur.Saisissez l'unité « litre », « pièce », « kilogramme », « heure », « gallon américain » ou « gallon impérial » dans le champ « Unité ». Veuillez en sélectionner une.
Veuillez saisir soit le montant net de la facture, par exemple « 12,53 », et le taux de TVA en %, par exemple « 19 », soit le montant brut de la facture et le taux de TVA. Au moins 2 de ces 3 champs doivent être remplis.
Vous pouvez également saisir les données suivantes (facultatif) :
Kilométrage du véhicule, afin qu'il soit mis à jour sur Avrios.
Type de coût des postes de facture,
afin que les coûts soient correctement enregistrés.
Vous trouverez les types de coûts possibles dans la feuille de calcul « Types de coûts ». Vous pouvez également utiliser ici les types de coûts que vous avez créés vous-même.
Pays de livraison dans le champ « Pays » pour établir des comparaisons de coûts valides. Veuillez saisir les codes pays, par exemple « DE », « CH » (aperçu des valeurs valides).
Enregistrez maintenant le fichier sur votre ordinateur.
4. Téléchargement du modèle de facture
Une fois que vous avez rempli le modèle de facture, vous pouvez le télécharger dans Avrios.
Cliquez sur le « + » blanc et sélectionnez « Importer une facture ».
Sélectionnez le « modèle de facture Excel Avrios » enregistré.
Faites glisser votre ou vos factures avec la souris dans le carré en pointillés jusqu'à ce qu'il devienne rouge ou cliquez sur « cliquer ici pour parcourir » pour rechercher et sélectionner le fichier de facture sur votre ordinateur.
Vous trouverez les factures téléchargées sous « Factures » dans la barre de menu à gauche.