Perché la gestione delle attività è importante?
Ogni processo di approvvigionamento include numerosi passaggi, scadenze e interlocutori. Tracciare manualmente le attività – soprattutto con fogli Excel o via e-mail – porta spesso a inefficienze, ritardi ed errori.
Con Avrios puoi creare, assegnare e monitorare attività direttamente nella vista Tasklist di ogni approvvigionamento. Le attività possono essere:
Aggiunte manualmente
Raggruppate per fase dell’approvvigionamento
Generate automaticamente tramite modelli
In questo modo, hai sempre tutto sotto controllo e ti assicuri che nessun passaggio venga tralasciato.
Come creare attività di approvvigionamento
1️⃣ Creazione manuale delle attività
Puoi aggiungere attività personalizzate per ogni approvvigionamento e includere tutti i passaggi necessari:
Apri il tab Tasklist nella scheda dell’approvvigionamento
Clicca su “Aggiungi attività”
Inserisci il titolo dell’attività
Assegna un responsabile (opzionale)
Imposta una scadenza (opzionale)
Attiva “Allegato richiesto per completare” se è necessario caricare un documento (es. contratto, fattura)
Clicca su “Salva” per creare l’attività
💡 Esempio: il fleet manager assegna un’attività per ordinare una carta carburante per un veicolo appena acquistato, prima della sua consegna.
2️⃣ Creare attività tramite modelli
Per processi ricorrenti puoi usare modelli predefiniti per risparmiare tempo:
Nel tab Tasklist, clicca su “Aggiungi attività da modello”
Seleziona il modello più adatto (es. “Leasing”, “Auto aziendale”)
Le attività predefinite vengono aggiunte automaticamente
Personalizza se necessario (es. modifica date o responsabili)
💡 Esempio: per l’approvvigionamento di auto aziendali, il modello “Auto aziendale” include attività come approvazione del budget, assegnazione del driver, installazione branding e ordine della carta carburante.
🔹 Scopri di più su come utilizzare i modelli per automatizzare i workflow
Gestire le attività in modo efficiente
1️⃣ Organizzare le attività per fase
Per dare struttura al processo, puoi raggruppare le attività in base alla fase dell’approvvigionamento:
Offerta → Richiesta e confronto offerte, approvazione
Consegna → Preparazione del veicolo per la consegna
Immatricolazione → Registrazione e assicurazione
Tutte → Attività generiche, non legate a una fase specifica
💡 Esempio: un fleet manager si concentra sulle attività di consegna per garantire che tutto sia pronto all’arrivo del veicolo.
2️⃣ Contrassegnare le attività come completate
Quando un’attività è conclusa:
Clicca sull’icona checkbox accanto all’attività
L’attività verrà spostata nella sezione “Completate”
💡 Esempio: un addetto acquisti segna come completata l’attività “Firmare contratto di leasing” dopo aver caricato il documento firmato.
3️⃣ Modificare o eliminare attività
Puoi sempre aggiornare o rimuovere un’attività:
Clicca su “Modifica” per aggiornare titolo, scadenza o responsabile
Clicca su “Elimina” per rimuoverla definitivamente
💡 Esempio: un’attività per la conferma del finanziamento viene riassegnata dal reparto finanziario al team acquisti in seguito a un cambiamento di processo.
🚀 Conclusione – Perché usare le attività in Avrios?
Con la gestione strutturata delle attività in Avrios, i team flotta possono lavorare in modo più efficiente, ridurre l’onere amministrativo e garantire un processo di approvvigionamento fluido.
Ogni approvvigionamento segue un flusso chiaro – Niente più approvazioni dimenticate o ritardi
Basta fogli Excel – Tracciamento integrato e centralizzato
Responsabilità e scadenze chiare – Tutto trasparente e assegnato
Attività per fase – Focalizzati sempre sul passaggio giusto
Notifiche automatiche – Promemoria per attività imminenti o in ritardo
📌 Prossimi passi
Ora che sai come creare, gestire e organizzare attività, puoi iniziare a implementare flussi di lavoro più strutturati ed efficienti.
🔹 Scopri come utilizzare i modelli di attività per automatizzare i processi
🔹 Consulta esempi pratici di utilizzo dei modelli
Per ulteriori domande, visita la sezione FAQ o contatta il supporto Avrios. 🚀