Avrios può ricordare automaticamente ai driver se i veicoli assegnati non hanno una lettura valida del chilometraggio entro un intervallo specificato. Se questa opzione è attivata, i driver riceveranno automaticamente un'e-mail che chiede loro di inserire il chilometraggio corrente.
In questo articolo vedremo come si puo' attivare l'email di notifica all'admin (e/o user) per il km mancante/errato nelle fatture carburante.
Nell specifico, si cerca di rispondere alle seguenti domande:
Come si fa ad attivare una notifica via email per le targhe/guidatori che hanno inserito chilometraggi errati?
Quali informazioni sono presenti nell'email?
Chi puo' attivare questa notifica?
Ogni quanto viene inviata l'email?
Per quali pacchetti è possibile attivare questa notifica automatica?
A tale scopo, accedete alla funzione di menu "Impostazioni" attraverso l'icona a forma di ingranaggio in basso a sinistra e cliccate su "E-mail guidatori".
A questo punto è possibile attivare la funzione in basso, alla voce "Promemoria chilometraggio".
Se questa opzione è attivata, il driver riceve un'e-mail in cui gli viene chiesto di inserire il chilometraggio del veicolo assegnato.
Specificare un intervallo
Cliccando su modifica, è possibile specificare anche l'intervallo di invio dei promemoria via e-mail ai driver, ad esempio "Ogni 6 settimane". Il primo promemoria viene sempre inviato il lunedì successivo. E poi di nuovo ogni 6 settimane se il veicolo assegnato non ha un chilometraggio valido nel periodo di intervallo.
Stabilire quali veicoli devono ricevere un promemoria
È inoltre possibile impostare diversi filtri, ad esempio "Organizzazione". Ciò significa che solo i driver appartenenti alle organizzazioni selezionate riceveranno la notifica.
In "Vedi guidatori che corrispondo ai criteri" vengono visualizzati tutti i driver che non hanno comunicato letture valide dei chilometri nell'intervallo selezionato. Ciò significa che i driver visualizzati riceveranno il prossimo sollecito.
Non volete attivare subito il promemoria per tutti o richiedere una lettura del chilometraggio prima dell'intervallo impostato? Richiedete il chilometraggio direttamente dal file del veicolo, nella scheda "Dati principali"!
Quali sono i requisiti minimi per attivare questa funzione?
Inserire il nome e il cognome del driver in Avrios nei dati anagrafici del conducente.
Nei dati anagrafici del driver deve essere inserito un indirizzo e-mail valido.
Come fa il driver a inserire il chilometraggio?
Quando il driver riceve l'e-mail automatica da tech-notifications@mg.avrios.com, gli viene chiesto: "Inserisci ora il chilometraggio".
Facendo clic sul pulsante blu, si apre una nuova finestra, come mostrato nell'immagine.
Al driver viene quindi richiesto di inserire la data (1) e il chilometraggio attuale (2) e di salvarlo (3).
Come si può verificare se il driver ha inserito il chilometraggio e se l'inserimento è andato a buon fine?
Dopo che il driver ha inserito e salvato il chilometraggio, l'amministratore/utente di Avrios vedrà il chilometraggio aggiornato nei "Dati anagrafici" del veicolo.
La scheda "Chilometraggio" si trova a destra dello schermo. Se si vede il simbolo del manubrio sul lato sinistro, significa che quella voce km è stata inserita dal driver.
Chi puo' attivare questa notifica?
Gli Admin o utenti (che hanno le credenziali per farlo) sono responsabili di attivare quest' impostazione. Non è possibile attivare questa impostazione per utenti non amministratori.