L'Excel template di Avrios è altamente consigliato per caricare costi variabili laddove non è possibile usare l'integrazione oppure l'opzione delle fatture PDF.
E' richiesto un livello di conoscenza di Excel base.
Lo scopo di questo tutorial è quindi di guidarti nel miglior modo possibile, su come scaricare (A), compilare (B) e caricare (C) il Template Excel Avrios.
A) Scaricare Excel Template Avrios
Questa prima parte della guida ti supporterà nello scaricamento del template, seguendo il processo sotto riportato.
1. Dopo aver effettuato il login su Avrios, selezionare la voce "Fatture"
2. In alto a destra cliccare su "Importa fattura"
3. Si aprirà una finestra chiamata "Aggiungi Fattura". Cliccare su "Template Excel Avrios".
4. Cliccare su "Scarica template per le fatture"
5. Il Template Avrios è ora presente nel suo computer nella cartella dei download. Aprire il file e proseguire con la guida nel prossimo capitolo.
B) Compilare Template Excel Avrios
In questa parte della guida sarà mostrato l'aspetto del file Excel appena scaricato, le sue parti e come compilarlo correttamente.
1. "I suoi dati"
Nell'immagine sottostante puoi vedere l'aspetto del template. Tutte le informazioni della fattura dovranno essere inserite esclusivamente in questo foglio di excel.
Regole molto importanti:
Riga 2 e riga 5 non devono essere modificate per nessun motivo;
Colonna A è molto importante. Nella cella A6, è inserito il valore "20". Row-Type 20, serve a numerare le righe contenenti le informazioni di ogni targa, di conseguenza, ogni riga che contiene informazioni, deve includere all’inizio il valore “20”.
La riga 3 deve contenere le informazioni riguardanti la tua fotta.
Maggiori informazioni possono essere trovate sotto "Guida"(2), riportate nel prossimo sottocapitolo.
In "Esempio" (3), vediamo come compilare in modo corretto il template.
Attenzione! Ti ricordo che le informazioni dovranno essere inserite sotto "I suoi dati" e non sotto "Esempio".
2. "Guida"
Leggere attentamente la guida che si puo' trovare nella seconda pagina del file excel, sotto il nome di "Guida". L'immagine sottostante riporta in dettaglio il significato di ogni cella presente nel documento.
3. "Esempio"
Nel terzo foglio, "Esempio", troviamo il modo corretto di aggiungere le informazioni nel template. Fare attenzione ai dettagli.
a. Data
Le cifre indicate nella data possono essere separate solo da un trattino. Il formato della data e ora deve essere esattamente come segue:
Data e ora: aaaa-mm-gg hh:hh
Esempio: 2018-01-19 19:25
L’ora se non e’ specificata e non siete interessati ad aggiungerla, puo’ anche essere omessa.
b. Targa del Veicolo
Puo' essere scritta come una parola intera o come parole separate
Esempio 1: ZH 123 345
Esempio 2: ZH123345
c. Prodotto
Specifica il tipo di carburante (Diesel, Super Plus etc.).
d. Importo
Importo indica il valore dei litri caricati. I decimali in "importo" devono essere separati con un puntino. Non deve essere indicata l'unità di misura (Litri).
Esempio: 56.28
e. Unità di misura - Quantità
Se parliamo di
- "Litro": nel caso di fattura carburante
- "Pezzo": per fatture Telepass e altri acquisti
- "Chilogrammo": per fatturazione in kg
- "Ora": per fatturazione (per esempio guidatori) in ore
f. Netto, Lordo
I decimali per netto e lordo devono essere separati da un punto e non da una virgola. Inoltre, non deve essere specificata la valuta in questa cella.
Esempio formato netto e lordo: 35.85
g. IVA (%)
L’importo dell’IVA non deve contenere il simbolo della percentuale (%).
Esempio corretto IVA: 22.00
h. Chilometraggio
Il chilometraggio deve essere un numero intero, quindi non deve essere separato da virgola o punto.
Esempio corretto: 27540 verra’ letto come 27’540
i. Tipo di costo
Il tipo di costo è associato al prodotto (tipo di carburante) e all'ultimo foglio di excel "Risorse" (punto 4).
4. "Risorse"
- Se abbiamo un carburante in diesel, cercare sotto "Risorse", "Carburante:Diesel (Auto)" o "Carburante:Diesel (Camion)", in base al tipo di veicolo che consideriamo. Copiamo questa cella, e la incolliamo sotto "Tipo di Costo" nella pagina excel "I suoi dati" (Punto 1).
- Se abbiamo fatto un pieno con SuperPlus, inserire "Carburante:Benzina".
- Se abbiamo una fattura Telepass, inserire "Pedaggio:Pedaggio"
E cosi via per ogni tipologia presente nella fattura.
C) Caricare la fattura su Avrios
Dopo aver compilato il file Template, questa parte della guida ti mostrerà come caricarla su Avrios.
1. Ritorniamo su Avrios e clicchiamo su "Clicca per sfogliare il computer", per cercare il file excel appena creato; oppure trasciniamo il file direttamente nel rettangolo tratteggiato.
2. Dopo aver caricato il file su Avrios, cliccare su "Invia"
3. "Elaborazione in corso" indica lo stato di caricamento del file che abbiamo appena caricato. Con un numero elevato di dati, il caricamento puo' richiedere un po' di tempo.
4. Quando la fattura sarà caricata, apparirà nel Menu "Fatture".
Congratulazioni! Avete caricato la vostra fattura Avrios! :)
*(5). Nel caso invece la fattura fosse segnalata come "Importazione fallita", cliccare qui per la relativa guida o chiedere supporto ai manager di riferimento.