Es gibt grundlegend zwei Wege, wie Beschaffungen in Avrios angelegt werden können:
Variante 1: Sie stellen den Bedarf fest und stoßen die Beschaffung an
In vielen Situationen stoßen Sie als Fuhrpark-Verwalter die Beschaffung eines neuen Fahrzeuges an:
Sie haben eine Erinnerung für ein Fahrzeug Ersatz in Avrios gesehen und starten entsprechend die Ersatzbeschaffung für dieses Fahrzeug
Sie werden über den Neuzugang eines Mitarbeiters informiert und müssen die Bestellung eines Dienstwagens für den Mitarbeiter anstoßen
In beiden Fällen können Sie die Beschaffung direkt aus Avrios heraus starten:
Variante 2: Der Fahrer meldet sich mit einer Konfiguration oder einem Angebot bei Ihnen
Teilweise melden sich Fahrer auch direkt bei Ihnen mit einer Konfiguration oder einem Angebot für einen Neuwagen. Auch in diesem Fall können Sie die Beschaffung über Avrios abwickeln.
Der Fahrer hat Ihnen eine Konfiguration/ein Angebot an Ihre persönliche E-Mail-Adresse gesendet
Leiten Sie die E-Mail des Fahrers einfach an Ihre Avrios Beschaffung-E-Mail weiter (procurements_FIRMENNAME@mg.avrios.com, diese finden Sie unter "Beschaffungen" oben rechts) weiter. Wenn Sie unsicher sind wie Ihre Beschaffung-E-Mail lautet, kontaktieren Sie einfach unser Support Team.
Nachdem Sie die Nachricht weitergeleitet haben finden Sie die Nachricht in der Beschaffung-Inbox in Avrios. Lesen Sie bitte im nächsten Abschnitt weiter.
Der Fahrer hat Ihnen eine Konfiguration/ein Angebot an die Avrios Beschaffung-E-Mail gesendet
In diesem Fall finden Sie die Nachricht direkt in der Beschaffung-Inbox in Avrios. Von hier haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
Nachricht an eine bestehende Beschaffung anfügen: Wenn die Nachricht zu einer Beschaffung gehört, die Sie bereits in Avrios angelegt haben, können Sie diese mit dieser Option zu der Beschaffung hinzufügen.
Neue Beschaffung anlegen: Legt eine neue Beschaffung in Avrios an und fügt die Nachricht automatisch zu dieser Beschaffung hinzu. Diese Option ist hilfreich, wenn der Fahrer oder das Autohaus Ihnen ein Angebot zu einer Beschaffung gesendet haben, die noch nicht in Avrios angelegt ist.
Archivieren: Legen Sie die Nachricht im Beschaffungsarchiv ab, ohne diese einer Beschaffung zuzuweisen.
Löschen: Entfernt die Nachricht vollständig aus Avrios. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Nachdem Sie die Nachricht aus der Beschaffung-Inbox einer Beschaffung zugewiesen haben (oder eine neue Beschaffung aus der Nachricht angelegt haben), gelangen Sie direkt in die Beschaffungsakte. Hier können Sie das Angebot weiterleiten, darauf antworten oder weitere Angebote von Lieferanten anfragen.
Lesen Sie hierzu mehr im nächsten Artikel: Konfigurationen, Angebote & Bestellungen in der Beschaffungsakte
Fuhrparkhelden Tipp:
Wir empfehlen Ihnen, die Fahrer und Lieferanten so zu instruieren, dass sie für alle Mitteilungen zu Fahrzeug-Bestellungen die Avrios Beschaffung-E-Mail verwenden. So gelangen alle Daten direkt in Avrios und Sie sparen sich das mühsame Weiterleiten der einzelnen E-Mails.