Warum sind Warnungen & Benachrichtigungen wichtig?
Die Verwaltung mehrerer Beschaffungen kann herausfordernd sein – Nachrichten, Genehmigungen und Fristen erfordern kontinuierliche Aufmerksamkeit. Das Avrios Beschaffungsmodul erleichtert diesen Prozess, indem es automatisch Beschaffungen markiert, die eine Aktion erfordern. Dadurch behalten Fuhrparkmanager und Beschaffungsteams den Überblick über wichtige Aufgaben.
Mit Warnungen & Benachrichtigungen können Sie:
Ungelesene Nachrichten im Blick behalten – Schnell auf Lieferanten- oder Teamkommunikation reagieren.
Überfällige Aufgaben vermeiden – Erinnerungen für ausstehende Genehmigungen, Vertragsunterzeichnungen oder fehlende Dokumente erhalten.
Anstehende Fristen überwachen – Vorbereitet sein auf Fahrzeuglieferungen, Finanzierungsfristen und Zulassungen.
Arten von Warnungen in der Beschaffungsübersicht
Avrios markiert automatisch Beschaffungen, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, damit Sie sich auf die dringendsten Aufgaben konzentrieren können.
1️⃣ Ungelesene Nachrichten
Was bedeutet das?
Ein Lieferant, Leasinggeber oder Teammitglied hat eine Nachricht innerhalb der Beschaffung gesendet, die noch nicht gelesen wurde.
Wie nutzen Sie es?
Klicken Sie auf das Nachrichten-Warnsymbol, um das Gespräch zu öffnen und zu antworten.
Filtern Sie die Beschaffungsübersicht, um nur Beschaffungen mit ungelesenen Nachrichten anzuzeigen.
2️⃣ Überfällige Aufgaben
Was bedeutet das?
Eine Beschaffungsaufgabe (z. B. Bestellgenehmigung, Dokumenteneinreichung) ist überfällig.
Wie nutzen Sie es?
Klicken Sie auf das Aufgaben-Benachrichtigungssymbol, um überfällige Aufgaben für die Beschaffung anzuzeigen.
Filtern Sie Beschaffungen nach „Überfällige Aufgaben“, um diejenigen mit höchster Priorität zu sehen.
Weisen Sie verantwortliche Teammitglieder zu, um sicherzustellen, dass die Aufgaben abgeschlossen werden.
3️⃣ Anstehende Aufgaben (Nächste 7 Tage)
Was bedeutet das?
Eine Frist für eine Aufgabe in der Beschaffung steht in den nächsten 7 Tagen an.
Wie nutzen Sie es?
Klicken Sie auf das Warnsymbol, um das genaue Fälligkeitsdatum zu prüfen (z. B. Vertragsunterzeichnung, Liefertermin).
Planen Sie voraus, indem Sie nach Beschaffungen mit anstehenden Fristen filtern.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Schritte rechtzeitig abgeschlossen werden.
4️⃣ Erinnerung an Konversationen für Follow-ups
Mit der „Erinnerung an Konversation“-Funktion können Sie Nachverfolgungserinnerungen für Konversationen setzen.
Wie funktioniert das?
Setzen Sie eine Erinnerung für ein bestimmtes Datum innerhalb einer Beschaffungskonversation.
Falls bis zu diesem Datum keine Antwort eingegangen ist, wird eine Warnung in der Beschaffungsübersicht ausgelöst.
Zusätzlich wird eine E-Mail-Erinnerung an Ihr Konto gesendet, damit keine wichtige Nachricht übersehen wird.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkmanager bittet einen Lieferanten um eine Bestellbestätigung. Falls innerhalb von drei Tagen keine Antwort erfolgt, erinnert Avrios automatisch daran, nachzuhaken.
🔍 Filter & Anpassung von Warnungen
Wie filtere ich Beschaffungen nach Warnungen?
Um sich gezielt auf dringende Beschaffungen zu konzentrieren:
1. Klicken Sie auf die Filteroption für Benachrichtigungen oben in der Beschaffungsübersicht.
2. Wählen Sie den relevanten Warnungstyp aus, um nur diese Beschaffungen anzuzeigen:
Ungelesene Nachrichten → Fokus auf ausstehende Kommunikation.
Überfällige Aufgaben → Die dringendsten Aufgaben zuerst erledigen.
Erforderliche Maßnahmen → Zeigt Beschaffungen mit anstehenden Aufgaben oder anderen Warnungen.
3. Durch Klicken auf das Symbol in der ersten Zeile werden detaillierte Informationen zu den Warnungen angezeigt.
💡 Hinweis: Standardmäßig sind Beschaffungen nach Priorität der Warnungen sortiert, sodass die dringendsten Aufgaben zuerst erscheinen.
📌 Nächste Schritte
Nun, da Sie wissen, wie Warnungen & Benachrichtigungen funktionieren, können Sie folgende Themen vertiefen:
🔹 So passen Sie Ihre Beschaffungsübersicht an – Spalten, Filter und Sortierung individuell einstellen.
🔹 So erstellen Sie eine Beschaffung in Avrios – Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Start einer neuen Beschaffung.
Für weitere Fragen besuchen Sie unsere FAQ-Sektion oder kontaktieren Sie Avrios Support. 🚀