Was bietet das Avrios Beschaffungsmodul?
Das Avrios Beschaffungsmodul optimiert den gesamten Beschaffungsprozess, indem es Transparenz, Automatisierung und Kontrolle über jeden Schritt ermöglicht. Von der ersten Anfrage bis zur Fahrzeugübergabe – alles bleibt strukturiert, automatisiert und an einem zentralen Ort abrufbar.
Dieses Modul unterstützt Fuhrparkmanager, Beschaffungsteams und Finanzabteilungen, indem es die Verwaltung von Fahrzeuganschaffungen vereinfach und effizienter macht.
🛠️ Beschaffungsübersicht – Alle Beschaffungen auf einen Blick
Die Beschaffungsübersicht ist Ihr zentrales Steuerungselement, das Ihnen einen sofortigen Überblick über den Status aller Beschaffungen gibt.
Was Sie tun können:
Laufende, abgeschlossene und geplante Beschaffungen in einem zentralen Dashboard verfolgen.
Filter & Sortierungen nutzen, um Beschaffungen nach Status, Lieferant oder Fristen schnell zu finden.
Spalten und angezeigte Daten anpassen, um den Überblick optimal an Ihre Arbeitsweise anzupassen.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkmanager sieht sofort, welche Beschaffungen verzögert, in Bearbeitung oder zur Genehmigung ausstehend sind – ohne manuell verschiedene Dokumente durchsuchen zu müssen.
📑 Automatisiertes Angebotsmanagement – Beste Optionen auf einen Blick
Nie wieder verstreute E-Mail-Threads und verlorene Angebotsdokumente! Avrios automatisiert die Erfassung und den Vergleich von Fahrzeugangeboten.
Was Sie tun können:
Direkte Angebotsanfragen an Leasinggeber, Lieferanten und Autohäuser senden.
Preis-, Finanzierungs- und Vertragsdetails automatisch aus E-Mail-Anhängen & PDFs extrahieren.
Angebote nebeneinander vergleichen, um die beste finanzielle und betriebliche Entscheidung zu treffen.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkmanager erhält mehrere Leasingangebote für ein neues Fahrzeug. Statt Daten manuell in eine Tabelle einzugeben, extrahiert Avrios automatisch Monatsraten, Vertragsbedingungen und Zusatzkosten, um eine schnelle Entscheidung zu ermöglichen.
✔ Genehmigungsprozess – Freigaben einholen, bevor Fahrzeuge bestellt werden
Bevor eine Bestellung ausgelöst wird, müssen interne Genehmigungen eingeholt werden, um Unternehmensrichtlinien und Budgets einzuhalten.
Was Sie tun können:
Genehmigende Personen zuweisen (z. B. Fuhrparkmanager, Finanzteam, Geschäftsleitung).
Genehmigungsfortschritt in Echtzeit verfolgen.
Unautorisierte Bestellungen verhindern, indem eine Bestellung erst nach vollständiger Genehmigung freigegeben wird.
💡 Beispiel: Ein Unternehmen verlangt, dass der Vorgesetzte eines Fahrers eine neue Fahrzeuganfrage genehmigt, bevor die Beschaffung weitergeht. Der Manager erhält eine automatische Benachrichtigung und kann die Anfrage direkt in Avrios freigeben oder ablehnen.
⚡ Aufgabenmanagement – Alle Schritte im Beschaffungsprozess im Blick behalten
Mit automatisierten Aufgabenlisten und Erinnerungen stellen Sie sicher, dass jeder Beschaffungsprozess strukturiert abläuft.
Was Sie tun können:
Vordefinierte Aufgaben-Vorlagen nutzen, um den Beschaffungsprozess zu standardisieren.
Automatische Benachrichtigungen für anstehende oder überfällige Aufgaben erhalten (z. B. Vertragsunterzeichnung, Fahrzeugübergabe).
Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuweisen, um klare Verantwortlichkeiten sicherzustellen.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkteam nutzt Aufgabenlisten, um sicherzustellen, dass jeder neue Fahrzeugbeschaffungsprozess nach derselben Struktur abläuft – das reduziert Fehler und Verzögerungen.
🔔 Intelligente Warnungen & Benachrichtigungen – Keine kritischen Schritte verpassen
Das Beschaffungsmodul benachrichtigt Sie proaktiv, wenn eine Aufgabe Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Was Sie tun können:
Warnungen für überfällige Aufgaben, ungelesene Nachrichten und anstehende Schritte erhalten.
Die „Erinnere mich“-Funktion nutzen, um Follow-ups mit Lieferanten oder Fahrern automatisch zu planen.
Beschaffungen nach Priorität filtern, um sich auf dringende Aufgaben zu konzentrieren.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkmanager erhält eine Benachrichtigung über eine überfällige Aufgabe und kann sofort handeln, um Verzögerungen zu vermeiden.
📂 Zentrale Beschaffungsakte – Alle Dokumente & Kommunikation an einem Ort
Jede Beschaffung hat eine eigene Akte, die als zentrale Sammelstelle für alle relevanten Dokumente, Verträge und Konversationen dient.
Was Sie tun können:
Alle beschaffungsbezogenen Dokumente speichern (Angebote, Verträge, Rechnungen, Genehmigungen).
Lieferanten-, Fahrer- und interne Kommunikation zentralisieren.
Den gesamten Beschaffungsverlauf nachverfolgen, um Compliance und Audit-Sicherheit zu gewährleisten.
💡 Beispiel: Anstatt in E-Mail-Postfächern zu suchen, öffnet ein Fuhrparkmanager einfach die Beschaffungsakte und hat sofort Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Nachrichten.
🚗 Fahrzeuge direkt aus Beschaffungen erstellen
Nach der Fahrzeugbeschaffung muss das neue Fahrzeug in den Flottendaten erfasst werden. Avrios erleichtert diesen Prozess.
Was Sie tun können:
Neue Fahrzeugdatensätze direkt aus Beschaffungsdaten erstellen.
Wichtige Beschaffungsdetails (Lieferant, Finanzierung, Vertragsbedingungen) automatisch ins Fahrzeugsystem übertragen.
Sicherstellen, dass alle neu erworbenen Fahrzeuge vollständig dokumentiert und einsatzbereit sind.
💡 Beispiel: Sobald ein Leasingvertrag abgeschlossen ist, kann ein Fuhrparkmanager das neue Fahrzeug in Avrios anlegen – ohne manuelle Dateneingabe.
🚀 Warum Avrios Beschaffung nutzen?
Manuelles Tracking eliminieren → Avrios strukturiert und automatisiert den gesamten Prozess.
Zeit sparen & Fehler reduzieren → Automatische Datenerfassung und Warnungen vermeiden Fehler.
Finanzielle Kontrolle erhöhen → Kosten vergleichen und Budgets effizient verwalten.
Bessere Zusammenarbeit → Zentrale Kommunikation erleichtert den Austausch mit Lieferanten.
Vollständige Transparenz → Jederzeit wissen, in welchem Status sich eine Beschaffung befindet.
📌 Nächste Schritte
Nun, da Sie die zentralen Funktionen des Beschaffungsmoduls kennen, können Sie die nächsten Schritte erkunden:
Für weitere Fragen besuchen Sie unsere FAQ-Sektion oder kontaktieren Sie Avrios Support. 🚀