Für Unternehmen, die Fahrzeuge für Mitarbeiter anschaffen, ist ein reibungsloser Leasing- oder Kaufprozess entscheidend.

Beispiel-Aufgaben:

✔ Budgetfreigabe einholen – Finanzabteilung bestätigt Budget für die Beschaffung.

✔ Angebote einholen und vergleichen – Leasinggeber oder Händler kontaktieren.

✔ Angebot genehmigen – Finale Entscheidung über das Fahrzeug treffen.

✔ Vertrag unterzeichnen – Leasing- oder Kaufvertrag abschließen.

✔ Fahrzeug bestellen – Bestellung beim Lieferanten bestätigen.

✔ Fahrer zuweisen – Fahrzeug einem Mitarbeiter zuordnen.

✔ Tankkarte ausstellen – Kraftstoffkarte für das Fahrzeug beantragen.

✔ Versicherung abschließen – Fahrzeugversicherung organisieren.

✔ Fahrzeugübergabe durchführen – Fahrzeug an den Fahrer übergeben und Abnahmeprotokoll unterzeichnen.

Die Anschaffung von Elektrofahrzeugen erfordert zusätzliche Infrastrukturplanung und Genehmigungen.

Beispiel-Aufgaben:

✔ Ladeinfrastruktur prüfen – Sicherstellen, dass am Arbeitsplatz oder zu Hause Lademöglichkeiten vorhanden sind.

✔ Fördermittel beantragen – Staatliche Zuschüsse und Subventionen für EVs nutzen.

✔ Gesamtkostenvergleich (TCO) durchführen – Betriebskosten gegenüber Verbrennerfahrzeugen bewerten.

✔ Batteriereichweite und Garantie prüfen – Herstellerangaben zur Batterie überprüfen.

✔ Ladekarten beantragen – Zugang zu Ladeinfrastruktur sicherstellen.

✔ Ladestation bestellen (falls erforderlich) – Installation an Unternehmensstandort oder beim Fahrer zu Hause organisieren.

✔ EV-spezifische Versicherung abschließen – Batterien, Ladeschäden und Restwertrisiken absichern.

✔ Schulung für EV-Fahrer einplanen – Energieeffizientes Fahren und Laderoutinen vermitteln.

Für Flotten, die Transporter, Lkw oder Spezialfahrzeuge anschaffen, müssen zusätzliche Ausstattungen und gesetzliche Anforderungen berücksichtigt werden.

Beispiel-Aufgaben:

✔ Zuladungs- und Gewichtsbeschränkungen prüfen – Sicherstellen, dass das Fahrzeug betriebliche Anforderungen erfüllt.

✔ Zusätzliche Ausstattungen bestätigen – Regale, GPS, Kühlung oder andere Sonderausstattung planen.

✔ Ladungssicherungsvorschriften einhalten – Gesetzliche Transportvorgaben berücksichtigen.

✔ Fahrtenschreiber einbauen lassen – Installation und Kalibrierung für gesetzlich vorgeschriebene Lenkzeitaufzeichnungen.

✔ Mautregistrierung vornehmen – Fahrzeug für automatische Mautsysteme anmelden.

✔ Sicherheitstraining für Fahrer durchführen – Pflichtschulungen für bestimmte Fahrzeugtypen organisieren.

Verschiedene Länder haben spezifische Vorschriften und Prozesse, die bei der Fahrzeugbeschaffung eingehalten werden müssen.

Beispiel-Aufgaben:

✔ Steuerliche Genehmigungen einholen – Sicherstellen, dass das Fahrzeug den lokalen Steuerregelungen entspricht.

✔ Crit’Air-Umweltplakette beantragen – Pflicht für das Fahren in Umweltzonen.

✔ CO₂-Emissionssteuer berechnen – Steuerlast für das Fahrzeug bewerten.

✔ Französische Versicherung abschließen – Einhaltung der nationalen Flottenversicherungsgesetze sicherstellen.

✔ Fahrzeugregistrierung bei den Behörden durchführen – Anmeldung bei der zuständigen Präfektur.

✔ „Carte Grise“ (Zulassungsbescheinigung) beantragen – Gesetzlich vorgeschriebenes Fahrzeugdokument ausstellen lassen.

Beim Hinzufügen von Fahrzeugen zur gemeinsamen Nutzung in einer Flotte sind zusätzliche administrative und Tracking-Schritte erforderlich.

Beispiel-Aufgaben:

✔ Fahrzeug im Pool-Flotten-System registrieren – Zugriff über Buchungssystem ermöglichen.

✔ Zugangskarten oder Schlüssel ausstellen – Geregelten Zugang zur Flotte sicherstellen.

✔ Wartungsplan definieren – Regelmäßige Wartungsintervalle für gemeinsam genutzte Fahrzeuge festlegen.

✔ Richtlinien für Tanken/Laden bestätigen – Klären, wer für Kraftstoff oder Ladeprozesse verantwortlich ist.

Um zu zeigen, wie flexibel und anpassbar Aufgabenlisten-Vorlagen sind, hier ein Beispiel für die Beschaffung und Vorbereitung einer Flotte von Eiswagen. Dies mag keine Standardbeschaffung sein, zeigt aber, dass Vorlagen an jedes Unternehmen und jeden Prozess angepasst werden können!

Beispiel-Aufgaben:

✔ Effiziente Gefrierschränke recherchieren – Energieverbrauch und Kühlleistung bewerten.

✔ Jingle-Playlist auswählen – Zugelassene Musik für den Eiswagen bestimmen.

✔ Kühlkapazität des Fahrzeugs prüfen – Sicherstellen, dass kein Eis schmilzt.

✔ Lieferantenverträge für Eiswaffeln & Streusel verhandeln – Bestmögliche Konditionen sichern.

✔ Tiefkühllager installieren – Temperaturzonen im Fahrzeug anpassen.

✔ Truck-Branding gestalten – Ansprechende Eiswagen-Optik designen.

✔ Gewerbegenehmigung für mobilen Verkauf beantragen – Rechtliche Anforderungen erfüllen.

✔ Genehmigung für Lautsprechernutzung einholen – Stadtverwaltung wegen Musikgenehmigung kontaktieren.

✔ Eröffnungsevent planen – Werbetour durch verschiedene Stadtteile organisieren.