Warum ist Aufgabenmanagement in der Beschaffung wichtig?
Beschaffungsprozesse umfassen viele Schritte, Fristen und Beteiligte. Das manuelle Verfolgen von Aufgaben – insbesondere in Excel-Tabellen oder E-Mails – führt häufig zu Ineffizienzen, Verzögerungen und Fehlern.
Mit Avrios können Sie Beschaffungsaufgaben direkt in der Tasklist-Ansicht jeder Beschaffung erstellen, zuweisen und nachverfolgen. Aufgaben lassen sich:
Manuell hinzufügen
Nach Beschaffungsstatus gruppieren
Automatisch über Vorlagen generieren
So behalten Sie stets den Überblick und stellen sicher, dass alle erforderlichen Schritte eingehalten werden.
So erstellen Sie Beschaffungsaufgaben
1️⃣ Manuelle Erstellung von Aufgaben
Sie können individuelle Aufgaben für jede Beschaffung hinzufügen, um alle erforderlichen Schritte zu erfassen.
1. Öffnen Sie den Tab „Tasklist“ in einer Beschaffung.
2. Klicken Sie auf „Aufgabe hinzufügen“.
3. Geben Sie den Aufgabentitel ein.
4. Weisen Sie eine verantwortliche Person zu (optional).
5. Setzen Sie eine Fälligkeitsfrist (optional).
6. Aktivieren Sie „Anhang erforderlich zur Erledigung“, wenn ein Dokument (z. B. Vertrag, Rechnung) hochgeladen werden muss (optional).
7. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Aufgabe zu erstellen.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkmanager weist eine Aufgabe zu, eine Tankkarte für das neu beschaffte Fahrzeug zu bestellen, bevor es in Betrieb genommen wird.
2️⃣ Aufgaben mit Vorlagen erstellen
Für wiederkehrende Beschaffungsprozesse können vordefinierte Aufgabenlisten-Vorlagen genutzt werden, um Zeit zu sparen.
1. Klicken Sie im Tasklist-Tab auf „Aufgaben aus Vorlage hinzufügen“.
2. Wählen Sie die passende Aufgabenliste (z. B. „Leasing-Beschaffung“, „Firmenwagen“).
3. Die vordefinierten Aufgaben werden automatisch hinzugefügt, wodurch manueller Aufwand entfällt.
4. Falls erforderlich, passen Sie Aufgaben an (z. B. Fristen oder Zuständigkeiten ändern).
💡 Beispiel: Bei der Beschaffung von Firmenwagen für Mitarbeiter fügt die „Firmenwagen“-Vorlage automatisch Aufgaben wie Budgetfreigabe, Fahrerzuweisung, Branding-Installation und Tankkarten-Bestellung hinzu.
Mehr erfahren:
🔹 Wie Sie Aufgabenlisten-Vorlagen nutzen, um Workflows zu automatisieren
Aufgaben effizient verwalten
1️⃣ Aufgaben nach Status organisieren
Um den Beschaffungsprozess klar zu strukturieren, können Aufgaben nach Beschaffungsphase gruppiert werden:
Angebot → Aufgaben zur Angebotseinholung, Vergleich und Genehmigung.
Lieferung → Aufgaben, um sicherzustellen, dass das Fahrzeug zur Übergabe bereit ist.
Zulassung → Aufgaben rund um die Fahrzeugregistrierung und Versicherungsabwicklung.
Alle → Allgemeine Beschaffungsaufgaben, die keiner bestimmten Phase zugeordnet sind.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkmanager konzentriert sich auf die Lieferaufgaben, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte erledigt sind, bevor das Fahrzeug ankommt.
2️⃣ Aufgaben als „Erledigt“ markieren
Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist:
Klicken Sie auf das Checkbox-Symbol neben der Aufgabe.
Die Aufgabe wird als erledigt markiert und in den Bereich „Erledigt“ verschoben.
💡 Beispiel: Ein Einkaufsmitarbeiter markiert die Aufgabe „Leasingvertrag unterzeichnen“ als erledigt, nachdem der unterschriebene Vertrag hochgeladen wurde.
3️⃣ Aufgaben bearbeiten & löschen
Jede Aufgabe kann jederzeit geändert oder entfernt werden:
Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Titel, Fälligkeitsdatum oder Zuständigkeit anzupassen.
Klicken Sie auf „Löschen“, um die Aufgabe dauerhaft zu entfernen.
💡 Beispiel: Eine Aufgabe zur Bestätigung der Finanzierungsfreigabe wird von der Finanzabteilung auf das Beschaffungsteam übertragen, nachdem sich der Prozess geändert hat.
🚀 Fazit – Warum Beschaffungsaufgaben in Avrios nutzen?
Mit der strukturierten Aufgabenverwaltung in Avrios können Fuhrparkteams ihre Effizienz steigern, den administrativen Aufwand reduzieren und einen reibungslosen Beschaffungsprozess sicherstellen.
Jede Beschaffung folgt einem strukturierten Prozess – Keine vergessenen Freigaben oder Verzögerungen mehr.
Kein manuelles Tracking mehr – Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an.
Klare Verantwortlichkeiten und Fristen – Alle Aufgaben sind transparent zugewiesen.
Aufgaben nach Phase gruppieren – Fokus auf die richtigen Prozessschritte zur richtigen Zeit.
Automatische Benachrichtigungen – Erinnerungen für überfällige oder bevorstehende Aufgaben.
📌 Nächste Schritte
Nun, da Sie wissen, wie Sie Beschaffungsaufgaben erstellen, verwalten und organisieren, beginnen Sie mit der Umsetzung strukturierter Workflows, um ihre Effizienz zu steigern.
Für weitere Fragen besuchen Sie unsere FAQ-Sektion oder kontaktieren Sie Avrios Support. 🚀