Was sind Vorlagen für Aufgabenlisten?
Vorlagen für Aufgabenlisten in Avrios ermöglichen es Fuhrparkmanagern, Beschaffungsabläufe zu standardisieren, indem sie vordefinierte Aufgaben für unterschiedliche Beschaffungstypen festlegen.
Anstatt für jede Fahrzeugbeschaffung manuell Aufgaben zu erstellen, können Sie eine vorgefertigte Vorlage anwenden, um einen strukturierten und wiederholbaren Prozess zu gewährleisten.
Diese Vorlagen helfen dabei:
Wiederholte Arbeitsschritte zu eliminieren
Fehler zu reduzieren
Sicherzustellen, dass jede Beschaffung den Unternehmensrichtlinien folgt
Manuelle Tracking-Tools wie Excel überflüssig zu machen
🚀 Wie Vorlagen Fuhrparkmanager unterstützen
Traditionelle Beschaffungsprozesse basieren oft auf manuellen Aufgabenlisten, Excel-Tabellen und E-Mail-Erinnerungen – ein ineffizienter und fehleranfälliger Ansatz.
Mit Aufgabenlisten-Vorlagen in Avrios lassen sich diese Herausforderungen lösen:
Kein manuelles Tracking mehr: Alle Aufgaben werden direkt in Avrios verwaltet, kein Bedarf für externe Excel-Tabellen.
Zeitersparnis: Vordefinierte Vorlagen generieren Aufgaben automatisch, wodurch Verwaltungsaufwand reduziert wird.
Konsistenz sicherstellen: Jede Beschaffung folgt einer einheitlichen Struktur, wodurch menschliche Fehler minimiert werden.
Effiziente Aufgabenverteilung: Aufgaben können im Voraus an die richtigen Teammitglieder zugewiesen werden, um Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
💡 Beispiel: Ein Fuhrparkmanager, der regelmäßig Firmenfahrzeuge beschafft, kann eine „Firmenwagen“-Vorlage erstellen, die alle wesentlichen Schritte wie Angebotsfreigabe, Finanzierungsbestätigung, Zulassung und Fahrerzuweisung beinhaltet – so wird sichergestellt, dass kein wichtiger Schritt übersehen wird.
So richten Sie Vorlagen für Aufgabenlisten ein
Fuhrparkmanager können Aufgabenlisten-Vorlagen in den Avrios-Einstellungen erstellen und mühelos auf neue und bestehende Beschaffungen anwenden.
1️⃣ Zugriff auf die Vorlagen-Einstellungen
1. Navigieren Sie in der Avrios-Seitenleiste zu „Einstellungen“.
2. Klicken Sie auf „Aufgabenlisten Vorlagen“, um zur Vorlagenübersicht zu gelangen.
2️⃣ Neue Vorlage für Aufgabenlisten erstellen
1. Klicken Sie auf „Neue Aufgabenlisten-Vorlage hinzufügen“.
2. Geben Sie der Vorlage einen Namen (z. B. „Leasing-Beschaffung“, „EV-Flotte“).
3. Fügen Sie Aufgaben für die verschiedenen Beschaffungsphasen hinzus (Angebot, Lieferung, Registrierung, etc.)
Aufgabentitel definieren – Klar benennen, was zu erledigen ist.
Dokumenten-Upload anfordern – Pflicht zur Bereitstellung wichtiger Dokumente (z. B. Leasingverträge, Versicherungsnachweise).
3️⃣ Vorlage speichern und anwenden
1. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Vorlage zu hinterlegen.
2. Beim Anlegen einer neuen Beschaffung kann die Vorlage direkt angewendet werden, um Aufgaben automatisch zu generieren.
💡 Example: Ein Fuhrparkmanager beschafft ein Elektrofahrzeug und verwendet die „EV-Beschaffung“-Vorlage. Dadurch werden automatisch Aufgaben wie Ladestation-Setup, Fördermittel-Antrag und Batteriereichweitenprüfung erstellt.
Fazit – Warum Aufgaben-Vorlagen nutzen?
Mit Aufgaben-Vorlagen in Avrios können Fuhrparkmanager ihre Beschaffungen effizient verwalten, Fehler reduzieren und sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Details aufzuhalten.
Beschaffungsprozesse automatisieren – Reduzieren Sie manuelle Arbeit durch vordefinierte Aufgaben.
Konsistenz sicherstellen – Standardisierte Prozesse sorgen für höhere Effizienz und Regelkonformität.
Externe Tracking-Tools ersetzen – Keine Excel-Tabellen mehr für das Aufgabenmanagement.
Verantwortlichkeiten klar definieren – Aufgaben werden automatisch den richtigen Teammitgliedern zugewiesen.
📌 Nächste Schritte
Nun, da Sie die Vorteile von Aufgaben-Vorlagen kennen, beginnen Sie mit der Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse:
Für weitere Fragen besuchen Sie unsere FAQ-Sektion oder kontaktieren Sie Avrios Support. 🚀