📧 Schritt 1: Ihre persönliche Beschaffungs-E-Mail-Adresse
Jede Organisation in Avrios verfügt über eine individuelle Beschaffungs-E-Mail-Adresse. Sie finden diese direkt im Modul „Beschaffungen“, oben rechts unter „Beschaffungen per E-Mail senden“.
👉 Diese Adresse kann frei mit Ihren Lieferanten, Leasinggesellschaften oder internen Stakeholdern geteilt werden. Alternativ können Sie auch Nachrichten aus Ihrem E-Mail-Postfach dorthin weiterleiten.
🗂️ Schritt 2: Automatische Zuordnung zur richtigen Beschaffung
Wenn eine eingehende Nachricht automatisch einer bestehenden Beschaffung zugeordnet werden kann (z. B. über Kontaktperson oder Beschaffungs-ID), landet sie direkt im richtigen Vorgang unter „Konversationen“.
📎 Anhänge wie Angebote oder Verträge werden direkt mit der Beschaffung verknüpft – und werden anschließend automatisiert ausgelesen werden.
📥 Schritt 3: Was passiert, wenn keine Zuordnung möglich ist?
Wenn Avrios die E-Mail keiner bestehenden Beschaffung eindeutig zuordnen kann, landet die Nachricht in der Inbox, die Sie über die Beschaffungsübersicht erreichen.
🔎 In der Inbox sehen Sie alle eingegangenen Nachrichten ohne Zuordnung. Von dort aus können Sie:
die Nachricht einer bestehenden Beschaffung zuordnen
oder eine neue Beschaffung direkt aus der Nachricht heraus erstellen
💡 Tipp: Leiten Sie interne Dokumente gezielt weiter
Wenn Ihnen Kolleg:innen oder Autohäuser Konfigurationen, Angebote oder Bestätigungen per E-Mail senden, leiten Sie diese direkt an Ihre Avrios-Beschaffungsadresse weiter. So landen alle relevanten Unterlagen direkt im System – ohne Umwege.
📣 Schritt 4: Lieferanten informieren (optional, empfohlen)
Damit die Kommunikation reibungslos läuft, empfehlen wir, Ihre Lieferanten über die neue Adresse zu informieren. Hier ein Textvorschlag:
✉️ Mustertext zur Info an Lieferanten:
Betreff: Wichtig – neue E-Mail-Adresse für Fahrzeugbeschaffungen
Guten Tag,
wir nutzen ab sofort Avrios zur digitalen Abwicklung unserer Fahrzeugbeschaffungen.
Bitte senden Sie alle Informationen (Angebote, Verträge, Rückfragen etc.) zu aktuellen oder neuen Fahrzeugbestellungen künftig an:
Falls möglich, geben Sie bitte auch die Avrios-Beschaffungs-ID mit an, die Sie in unseren Nachrichten finden.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung!
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Zusammenfassung
Nutzen Sie Ihre persönliche Avrios-E-Mail für alle beschaffungsbezogenen E-Mails.
E-Mails werden automatisch Beschaffungen zugewiesen – oder erscheinen in der Inbox.
Aus der Inbox heraus können Sie neue Vorgänge erstellen oder Nachrichten zuordnen.
Informieren Sie Ihre Partner, um die Umstellung reibungslos zu gestalten.