Beim initialen Import Ihrer Daten, legen wir Kaufverträge und entsprechende Abschreibungspläne an. Somit sind diese Anschaffungskosten korrekt in Ihrer Gesamtkostenübersicht und wir können Sie auf einen anstehenden Fahrzeugersatz aufmerksam machen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie einen solchen Vertrag selbst anlegen können.
Kaufvertrag anlegen
Klicken Sie auf "Stammdaten" und "Fahrzeuge" in der Menüleiste links.
Klicken Sie auf das Kennzeichen des gewünschten Fahrzeuges.
Sie sind jetzt in der Fahrzeugakte.Klicken Sie auf dem Reiter "Verträge".
Klicken Sie auf "Vertrag Hinzufügen" und wählen Sie "Kaufvertrag" aus.
Vertragsdetails und Abschreibungskosten eingeben
Sie befinden sich in der Maske "Kaufvertrag hinzufügen" und können nun die detaillierten Vertragsdaten ausfüllen:
Wählen Sie"aktiv" oder "inaktiv" aus. Wählen Sie inaktiv nur dann, wenn das Fahrzeug bereits vollständig abgeschrieben wurde und Sie nur an einen Fahrzeugersatz erinnert werden möchten. Für diese Erinnerung geben Sie bitte das gewünscht Enddatum für die Nutzung dieses Fahrzeugs ein. Bei inaktiven Verträgen werden dann keine Abschreibungskosten in Ihrer Kostenübersicht übernommen.
Wählen Sie im Feld "Rahmenvertrag" den korrekten Anbieter bzw. den Verkäufer aus. Dieses Feld ist optional. Ist der gewünschte Anbieter nicht in der Liste?
Wie lege ich einen neuen Anbieter an?Geben Sie die Vertragsnummer in das vorgesehene Feld ein. Dieses Feld ist optional.
Wählen Sie auch die Währung sowie die Option Brutto/Netto aus. Diese Informationen sind obligatorisch.
Unter Abschreibung können Sie einerseits den Abschreibungs-Modus automatisch oder manuell wählen. Bei der automatischen Berechnung wird die Abschreibung anhand der angegebenen Informationen "Beginn der Abschreibung" sowie "Kaufpreis" für Sie berechnet. Wenn Sie die manuelle Eingabe wählen, können Sie die Abschreibung selbst festlegen.
Geben Sie das Kaufdatum in das Feld "Beginn der Abschreibung" ein. Dieses Feld ist ein Pflicht-Feld und notwendig für die automatisierte Erinnerung an den Fahrzeugersatz, da das Ersatzdatum aus dem Zeitraum des Abschreibungsplans berechnet wird.
Tragen Sie den Kaufpreis in das vorgesehene Feld ein und prüfen Sie die Währung und die passenden Brutto- oder Nettoeinstellungen (siehe Nr. 4 oben).
Wählen Sie einen bestehenden Abschreibungsplan aus oder geben Sie in die Felder "Nutzungsdauer" und/oder "Maximale Laufleistung" die Anzahl Jahre, bzw. die Anzahl Kilometer, die Sie das Fahrzeug voraussichtlich halten werden, ein. Anhand dieser Daten werden Sie automatisch an den Fahrzeugersatz erinnert. Mehr Informationen finden Sie dazu hier:
Wozu dient der Abschreibungsplan?Die monatlichen Abschreibungskosten werden anhand Ihrer Angaben automatisch berechnet.
Klicken Sie auf "Speichern", um den Kaufvertrag anzulegen.
Vertragsdokumente hochladen
Sobald Sie einen Kaufvertrag angelegt haben, können Sie die dazugehörigen Dateien wie z.B. die Kaufrechnung hochladen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
Klicken Sie unter dem angelegten Leasingvertrag bei "Dokumente" auf "+Hinzufügen" und suchen Sie die Datei auf Ihrem Computer aus.
Gehen Sie in den Reiter "Dokumente" und ziehen Sie das Dokument unter den Titel Dokumente, bis Sie einen blauen, gestrichelten Rahmen sehen.