La vostra fattura non ha potuto essere digitalizzata - Ma non c'è da preoccuparsi, nulla è perduto
Ogni tanto capita che non riusciamo a leggere una fattura che avete caricato su Avrios. Nel 100% dei casi lo facciamo per preservare la qualità dei vostri dati in Avrios. Di seguito potete vedere i motivi per cui le fatture sono state rifiutate e come gestire l'errore.
Nota: ogni giorno digitalizziamo fino a 1000 fatture e ogni fattura viene sottoposta a un controllo di qualità manuale da parte di un operatore. In un numero molto limitato di casi, ci capita di commettere piccoli errori durante il processo - se questo causa qualche inconveniente da parte vostra, ci scusiamo e vi assicuriamo che ci impegneremo per rimediare al meglio.
CARBURANTE
Le spese per il carburante sono uno dei maggiori fattori di costo della flotta. Per questo motivo, dedichiamo gran parte del nostro lavoro all'importazione dei costi del carburante in Avrios senza alcun lavoro manuale. Questo funziona già per oltre 30 fornitori di carte carburante.
Avete ricevuto un estratto conto delle transazioni delle vostre carta carburante? Vi chiediamo di non caricarli tra le altre fatture pdf. Nella digitalizzazione delle fatture, il sistema rifiuta gli estratti conto delle carte carburante, poiché esistono modi più efficienti per importare i dati sul carburante.
Contattate il supporto Avrios se desiderate importare fatture di fornitori carburante che non sono ancora stati inseriti nel sistema integrato. Saremo lieti di aiutarvi a crearle.
Basta fare clic sul punto interrogativo nell'angolo in basso a sinistra quando si accede al proprio account Avrios e aprire una chat di supporto.
CONRATTI DI NOLEGGIO/LEASING/ASSICURAZIONE
Le fatture per i contratti sono costi che si verificano regolarmente, ovvero costi fissi. L'elaborazione di questi costi è risolta in Avrios in modo diverso rispetto ai costi variabili. Ad eccezione dei costi di restituzione del leasing/noleggio, le fatture per i contratti non devono essere caricate tramite la sezione dedicata alle fatture. Queste verranno rifiutate dal sistema se riconosciute come tali.
Per i costi dei contratti, va creato il rispettivo contratto all'interno della scheda "contratti" di ogni veicolo. I costi qui memorizzati vengono considerati automaticamente da Avrios in base ai dettagli del canone.
Contattate il supporto Avrios se non avete mai creato un contratto o non siete sicuri di come funzioni. Basta fare clic sul punto interrogativo nell'angolo in basso a sinistra quando si accede al proprio account Avrios e aprire una chat di supporto.
DATI MANCANTI
Le fatture con il messaggio di errore "Dati mancanti" sono state rifiutate dal sistema per garantire la massima qualità dei dati nel sistema.
Se le fatture sono state rifiutate, è possibile verificare le seguenti cause di errore:
Sono presenti tutte le pagine di una fattura? Se una fattura mostra che dovrebbe avere, ad esempio, 11 pagine, ma ne abbiamo ricevute solo 7, questa fattura verrà scartata, poiché la probabilità di incompletezza dei dati letti è molto alta.
L'oggetto al quale imputare il costo (veicolo) è chiaramente identificabile per ogni voce della fattura?
È riconoscibile un numero di fattura? Questo è necessario per controllare eventuali duplicati.
La somma di tutte le singole voci della fattura corrisponde all'importo totale della fattura?
Se non sussiste nessuno dei problemi sopra descritti, è sufficiente caricare nuovamente la fattura o contattare il supporto in caso di dubbi. Saremo lieti di aiutarvi.
NON È UNA FATTURA
Questo messaggio di errore viene visualizzato se il documento caricato non è chiaramente una fattura. Il modo migliore per capire se si tratta di una fattura è che abbia un numero di fattura.
Per motivi di igiene dei dati, i seguenti documenti non verranno letti dal vostro account:
Preventivi di spesa
Bollettini di pagamento
Promemoria
Ordini di acquisto
Anche tutti gli altri documenti rilevanti per la flotta, come carte di circolazione, contratti di assicurazione, documentazione sui danni, ecc. non vengono presi in considerazione dalla digitalizzazione delle fatture. È possibile archiviarli direttamente all'interno del veicolo.
NON LEGGIBILE
Questo messaggio di errore indica che il sistema non è riuscito a leggere il documento. La scansione o il documento deve essere di qualità tale che i dati possano essere riconosciuti distintamente. Le voci della fattura non devono essere tagliate e la fattura deve essere completamente visibile.
Può accadere che il nostro sistema non legge determinate estensioni di file. Questo può accadere con modelli di scan datati. Se un documento e' chiaramente leggibile, ma il formato non viene supportato, potete contattare il nostro supporto.
FATTURA DOPPIA
Questo messaggio d'errore indica che la fattura caricata esiste già nel sistema, pertanto non verrà elaborata una seconda volta per non creare un costo duplicato.